マンションの議事録の月次報告に、所有者と賃借人の変更について記載されていますが、必要なのでしょうか？

最近、マンションの月次の議事録に、なぜか所有者と賃借人の変更について記載されるようになりました。出入りの把握をしたいのだと思いますが、議事録に記載までして、皆に知らしめる意味はあるのでしょうか？　部屋番号や名前を記載するわけでないのだと思いますが、プライバシ-の問題にはならないのでしょうか？

実は、我が家で所有して住んでいたのですが引っ越ししたので、賃貸に出そうと思っています。このマンションは、49戸しかなく、他に賃貸している居室がないので、我が家が賃貸すると、このままだと議事録に記載されることになり何となく抵抗があるのです。

No.7 回答者： 3stepforget 回答日時： 2022/03/18 23:39

こんばんは。

議事録の記載ですか。
微妙な問題ですね。
管理規約に従うことになりますので、少なくとも所有者変更は管理組合に届け出義務が発生します。
標準管理規約では組合員は賃貸に出して入居者が決まったら、入居者に管理規約を順守する旨の誓約書とともに届け出をする義務があります。
そのことについて、理事会の議題にして議事録に載せるかどうかは標準管理規約に定めはありません。
プライバシーのこともあるので、届け出はするものの、議事録への記載はしないように依頼することは、してもいいのではないでしょうか。
転居先を知られたくない賃借人もいるでしょうから。

No.6 回答者： histrie22 回答日時： 2022/03/14 21:48

議事録にまで記載して知らしめる意味はありませんね

既に書かれていますが、過去の理事会で「こうすべき」という意見があり、それを慣習として引き継いでいるだけだと思います

「プライバシー」と「非常時の協力体制」というのは相反する面もありますから、どちらが良いというものではありません

ただ自主性の強い管理組合（理事会）だと、「これが正しい」という正解があり、それ以外の意見を排除する傾向があります
「色々やってくれているし、細かいことを言って目を付けられても困る」と、我慢しているだけの人もいる事を理解してくれれば良いのですが

No.5 回答者： suzuki0013 回答日時： 2022/03/13 08:51

これは興味深いね。

おそらく、所有者や賃貸入居者の入れ替えに関連したトラブルが過去にあったんだろうね。
あるいは当時の理事の一人が頑固者で独自の解釈で議事録に記載すべしとなったとか。
そういった出来事をきっかけとして、議事録に名前までしっかり記録することになったのでは。

トラブルの記憶や記録がないということから推測して、トラブル自体はきっと軽微な事案。
その当時の理事が嫌な思いをしたから、議事録に『とりあえず書いとけ』となった。
そんなところじゃないかな。

ということで、入れ替わりの名前を議事録に記録するのは、つまりは質問者のマンション管理組合の慣習やオリジナルルールということ。

規約で特段の決まりがなければ、法律上は入れ替わりの氏名などを議事録で記録する必要はない。
また、プライバシーの侵害にもあたらないので、氏名の議事録登載を禁止する法律もない。

他の管理組合では、理事会や総会の時点では実名で扱うが、議事録にする際には「○号室賃借人」という権利者名や「賃借人A」というイニシャルで登載することもある。

居住者が組合員なのか賃借人なのかについては、他の組合員も知っておいたほうが色々スムースなこともある。
議事録に記録する必要はないけど、情報共有の場として理事会や総会は手頃とも言える。

質問者が自宅を賃貸に出すにあたり、議事録に記載されることに抵抗があるとのことなので、その旨は理事会に伝えてみてはどうかな？
管理組合への転出と転入の届出はきちんとするとして、議事録への賃借人の実名記載は組合員ではないからとして控えてもらうとか。

No.4 回答者： トムジョーンズ虎吠 回答日時： 2022/03/12 23:45

個人の意見で)不要と決めつける事は,できませんね。

▼そもそも,管理組合･組合員に対して,居住者名を秘匿すべきではありません。
▼特別に議事録に秘匿する理由は,なく
組合員名も,登記簿で公開されており、又当該所有者(組合員)による賃借者も,郵便ポストにも氏名明記されており,氏名秘匿すべき(DV等の特殊事情がない限り)頭から秘匿すべきものではありません(公開が,原則です)
郵便も,ﾎﾟｽﾄ･表札に氏名なければ(室番だけでは)→当ﾏﾝｼｮﾝでは,投函できません。
つまり)非公開の真にやむを得ない理由ない限り、当ﾏﾝｼｮﾝでも,議事録記載は,個人情報保護法の行政庁でも,名誉棄損･賃借人の利得喪失理由がない,との見解です。
さらに)新たな居住者は,管理組合理事長へ居住者届出して→組合員へ周知する事がﾏﾝｼｮﾝ竣工時から,実施し→(入居者からの特殊事情ない限り別)現実に何も問題なく、所有者の賃貸組合員からも,何の苦情もこれ迄ありません。
▼議事録への記載で)どういう不具合･問題が発生するのか？→秘匿の理由を相談すれば良いと思いますね。
▼当該ﾏﾝｼｮﾝでは)DV等の被害発生あるならば、理事会で議事録未記載は可能ですが→▼(特殊事情ない限り)公開制が,原則です。

No.3 回答者： merciusako 回答日時： 2022/03/12 21:06

議事録に、所有者と賃借人の変更についての記載は不要です。

所有者、賃貸居住者の把握は、管理会社と理事会だけで十分です。

いちいち議事録に記載する必要はありません。

ただ、管理組合の総会でそのように決まったのなら、従うしかないですが。

No.2 回答者： トムジョーンズ虎吠 回答日時： 2022/03/12 19:03

(追記)

もちろん、理事会や総会の議事録にも→記載しなければなりません。

No.1 回答者： トムジョーンズ虎吠 回答日時： 2022/03/12 19:01

転貸者は(組合員ではないですが)▼管理組合としては)居住者でも→居住者であり,居住上の規約･使用細則等々の生活上の決まりは,遵守義務を負い、(他方)ﾏﾝｼｮﾝの使用上の事では→総会や理事会での,発言や出席する場合もあり、(さらには)

地震･火災等の災害時の対応,又上下左右との騒音問題時にも→(非組合員の)賃貸者も、ﾏﾝｼｮﾝの居住者名簿が必要であり→管理組合の理事会としては→誰が住んでいるのか？居住者名簿の作成は→(国交省の指摘どおり)標準管理規約･標準管理契約書にも→賃貸者等の居住者名簿の作成は、必要です。
▼以上の事から)誰が住んでいるのか→管理組合の理事会が知らないのは,ﾏﾝｼｮﾝ管理義務からも、重要です．
▼賃貸者だから、組合員でないから→ﾏﾝｼｮﾝ管理組合とは,無関係とは,いえません。ﾏﾝｼｮﾝ居住者は→所有者(組合員)だけではなく、賃貸者や組合員の家族も、全員が居住者であり、ﾏﾝｼｮﾝ使用に利害得失があり、賃貸者とともに、互いに、快適なﾏﾝｼｮﾝ生活を維持する責任があります。
◼️賃貸者も、組合員の家族も、組合員の全員の,ﾏﾝｼｮﾝ居住に相互に協力義務を負い事が,ﾏﾝｼｮﾝ管理規約にも,使用細則の両方に、賃貸者の責任義務も規定されています。