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今日で5日目の出勤です。
まだまだ仕事にも慣れていなく、緊張していました。
外線がかかってきたので、明るく電話に出ました。その方は外国名を名乗りました。よく聞こえなかったので、「もう一度お願いできますか?」と言い、再度名前を名乗ってもらいました。しかし、わたしの復唱が間違っていて、何回も言い直しをされましたが、やはり、わたしには違うようにしか聞こえなく、「かきくけこのかですか?」など、失礼のないように色々違う聞き方をしました。それでも、あたしは相手の名前が聞き取れなく、時間もかかり、最後は、相手の方は怒ってしまいました。今後、この方からの電話も多くあり、外国名の名前の方からの電話も多いとの事なので、これから先が不安です。今日のこの一件で、かなり落ち込んでしまいました。
どうしたらいいでしょうか?と聞きたいところですが、慣れるしかないと思っています。ただ、聞いてほしかっただけです。読んでくれてありがとうございました。

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A 回答 (3件)

先輩に取り次ぎの場合は、電話の相手を怒らせる前に先輩に回す方がいいと思います。


僕も始めは聞きなれない苗字の人が沢山いて戸惑っていたのですが、3回程度聞きなおしてもダメなら先輩に
「すいません、お客さんの名前何度も聞いたのですがよく聞き取れませんでした」
と謝って電話に出てもらいました。その後に先輩に名前確認させてもらいました。(電話だと判りにくいんですよね)
先輩が不在の場合は、社名と用件と電話番号を聞き伝言を残します。
5日目の出勤ということなので職種によりますが自分宛てには電話かかってこないと思いますのでこれで対応出来るかと思います。
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この回答へのお礼

お返事、ありがとうございます。
次回から、実行してみます。
自分で処理できる内容もあるので、その時はやはり名前をきちんと聞かないといけないので、怒らせないようにがんばります。ありがとうござました。

お礼日時:2005/04/10 00:16

取引先名簿や、いつも電話がかかってくる人の名簿はないのでしょうか。


有れば、その名簿を良く見て名前を覚えておくと良いでしょう。
名簿がない場合も、先輩にいつも電話がかかってくる人の名前を聞いて、ご自分で名簿を作って覚えると良いと思います。

いずれにしても、慣れるまでは失敗のあるものです、最初は大変ですが、ビクビクしないで落ち着いて電話に出ましょう。
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この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
自分で作成しました。
覚えるようにがんばります。

お礼日時:2005/04/10 17:25

その人がおこっていたのは、電話をして何度も名前を言わなければならないことが多いからです。

きっと。だから、次から大丈夫ならOKですよ。がんばってください。
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この回答へのお礼

さっそくのお返事、励まし、ありがとうございます。
また、明日からがんばります!
励ましてくれたら、やっぱり、うれしいです。

お礼日時:2005/04/10 00:10

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Q派遣初日のアドバイスをお願いします。

もうすぐ派遣初日です。

派遣初日に気をつけたほうがいいこと。
また、心がけたほうがいいことはどんなことですか?

態度、服装、心構え、なんでもいいですので
教えてください!

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

私も最近派遣で就業したので、お気持ちとっても分かります。


【気をつけたほうがいいこと】
★ゆとりを持って出社する
今の季節ちょっと歩いただけで汗かいて、顔真っ赤になっちゃいませんか?
第一印象はとっても大切なので汗のひく時間も+して、少し余裕を持って涼しい顔で出社されるといいと思います。
本当は時間通りに出社すればそれでいいんだけど、汗ダラダラ、顔真っ赤なのが印象に残ってしまいますから。

★飲み物と菓子パンは持参する
職場の環境によってお昼の過ごし方が違うと思います。
「誘い合って食べに行く」「PCを見ながら個人個人殺伐と食べる」「持参したものを食堂で食べる」等。
まだ環境が分からないので一応、簡単なものは持参したほうがいいかなって思います。
それで誘ってくれたら一緒に食べに行く。殺伐なら自分も殺伐と食べる。持参したものを食堂なら付いていって一緒に食べる。
初日以降はその環境にあった過ごされ方をすればいいと思います。

★(女性の場合)予備を持参する。
新しい職場だと「どこにお店があるのか」分からないと思います。
予備のストッキングやナプキン等は持参されたほうがいいかなって思います。


【心がけたほうがいいこと】
★メモ帳持参でとにかく見て・聞いて・書いて・覚える
私自身引継ぎの方に初日に言われたことです。
「教えてもらおうとばかりしないで、自分の目で見て流れを確認して」
「分からないことをうやむやにしないで納得するまでちゃんと聞いて」
「忘れないように書いて家で復習して、それでも分からない時は遠慮なく聞いて」
教育担当や、引継ぎの方は自分の仕事をしながら教えてくれるので、できるだけ一回で全て覚えるようにしました。
それでも理解できなかったら(気まずいし、申し訳ないかもしれないけど)何度も何度も聞く。
うやむやにして失敗すると、よりその人の時間をとってしまいますからね。

★めんどくさい人にならない
既に就業している人にとって新しく入った人は正直どーでもいいんだと思います。
仲のいいグループができていて会話に参加しづらいとも思います。
ですから構って貰おうとしてはダメ、自分から積極的に会話に参加したほうがいいです。
会話に参加できなくても「おはようございます」「お疲れ様です」等の挨拶だけは明るくしっかりする。
あくまでも仕事をしに行ってるということは忘れずに。

★ネガティブな人にならない
既に就業してる人の「疲れた・眠い」等の愚痴と、初日の人の「疲れた・眠い」ではニュアンスが違うように取られてしまいます。
既に就業してる人が「疲れたー」と言っても同調して「私も疲れましたー」は言わないほうがいいかな、と。

★ほかの事でカバーする
初日だと既に就業してる人の半分も仕事が出来ないと思います。
ですから仕事以外のことでカバーするといいと思います。
使いそうな物をタイミングよく渡したり、思い荷物を持ったりの補佐程度でいいと思います。


長々と書きましたが、私も派遣は若葉マークで明確なお答えは出来なかったと思うので参考程度に^^
rubyredさんにとって良い職場になることを願ってます。
頑張ってください!!

私も最近派遣で就業したので、お気持ちとっても分かります。


【気をつけたほうがいいこと】
★ゆとりを持って出社する
今の季節ちょっと歩いただけで汗かいて、顔真っ赤になっちゃいませんか?
第一印象はとっても大切なので汗のひく時間も+して、少し余裕を持って涼しい顔で出社されるといいと思います。
本当は時間通りに出社すればそれでいいんだけど、汗ダラダラ、顔真っ赤なのが印象に残ってしまいますから。

★飲み物と菓子パンは持参する
職場の環境によってお昼の過ごし方が違うと思います。
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Q新人はいつから電話をとるものですか?

小さな事務所で働いています。社員は全員で3名。
最近、臨時で十数年ぶりに1人入ってきたのですが・・・。
(1人長期の休みなのでその代理です)

その臨時の人は20代後半で、入って1ヶ月経ちますが、
・電話に出ない・人が来ても出ない、といった感じです。
指示したことはやってくれますが、正直なところ新卒で初めて社会に出たならともかく
20代も後半でこの仕事振り!?といった感じです。

私も電話が苦手なので気持ちはわかりますが、電話なんて出ないと慣れても来ないし
そもそも仕事がまだ出来ないのだから電話くらい出ろよ!と思ってしまうのですが・・・。

上司も辞められては困ると思っているのか、「お茶当番はさせるな」「電話もまだ早い」「難しい仕事は徐々に」という考えです。
しかし、代理なのでそんな悠長なこと言っていたら勤務期間は終わってしまいます。
上司に「まだ電話に出てもらってはダメですか」と本人の前で言いましたら「本人しだい」とのこと。
その会話を聞いていたにも関わらず、新人はいまだに電話に出るそぶりはありません。
(本人の前で「電話くらい出てもらわないと、こちらの仕事が増えるばかりだ」とハッキリ言いました)

なにより男だからと言ってお茶当番は免除の挙句、電話も出ない、来客も対応しない、しかしこちらは自分の仕事も、代理の仕事フォローに仕事も教え・・・では、代理なんて来ない方がよっぽど仕事がはかどります。
私は勤めて16年(正社員)ですが、なんでこんな仕事も出来ない臨時の人間のお茶のコップを洗ってやらなければならないのか、とムカムカします。

話がそれてしまいましたが、
数年ぶりの新人なので、どんな感じかいまいちよくわからなくなっているのですが、
(自分の時はどうだったかも忘れてしまいました)
他社は新人が電話に出るまでどのくらいの期間を設けているのでしょうか?
ちなみに社員が少ないので元々研修等は行っていません。

そんなに慣れるまで新人って電話に出ないものでしたかね・・・?
電話なんて新人の1番最初の仕事の気がしますが・・・。

小さな事務所で働いています。社員は全員で3名。
最近、臨時で十数年ぶりに1人入ってきたのですが・・・。
(1人長期の休みなのでその代理です)

その臨時の人は20代後半で、入って1ヶ月経ちますが、
・電話に出ない・人が来ても出ない、といった感じです。
指示したことはやってくれますが、正直なところ新卒で初めて社会に出たならともかく
20代も後半でこの仕事振り!?といった感じです。

私も電話が苦手なので気持ちはわかりますが、電話なんて出ないと慣れても来ないし
そもそも仕事がまだ出来ないのだか...続きを読む

Aベストアンサー

上司の教育方針があるならそれに沿って行いますが、自分の会社では一番最初に学ぶことでした。

一様、自分の会社では自PCの環境設定、部内の人の名前を覚える、電話に出る、人事から言われている事をやらせる、数時間で出来る仕事を会社の仕組みと絡めてやらせる+教える。
こんな感じで1~2ヶ月は過ごさせます。

電話については即日からでもやらせますよ。
基本的には出て他の人に回すだけですが・・・。

例えばカスタマーサービスのようなエンドユーザから直接電話が来るような部署ならば、それ相応の教育を行ってからだと思いますが、質問文から本人しだいでやってもいいということですのでやらせましょう。

とりあえず、上司にやらせますということの了承を得て、電話の出方を教育させて出るようにさせましょう。

自分が新人に教えるときはA41枚くらいに
(1)受話器を取る
(2)「はい、○○株式会社です。」と言う
(3)相手が誰に用があるか聞く
(4)「少々お待ちください」と言い、保留を押す
(5)転送先の人に確認し、OKなら転送する
 →転送したら受話器を置き電話を切る

(6)転送先が出られない場合は相手に出れないことを説明する
(7)相手から伝言等ある場合はメモを取る。
 →最後に「失礼いたしました。」又は「よろしくお願いいたします」と言い
  相手が電話を切ってから受話器を置く。(切らない場合は本体のスイッチで切る)
(8)担当の人に電話があったことを伝える又はメモを置いておく

多少、省いていますが自社の対応を一連の流れで紙に書いて教え、1回自分自身で会社に電話を掛けて新人に取らせて流れを体で覚えさせます。

あとは、電話が来たら「ハイ出て」と出るように促すだけです。
それと、極力電話に出ているときの会話を聞いて上げて対応の不備がないか確認します。
10件ないしは1週間くらいやらせれば一般的な対応はまず出来るようになると思います。

また、新人君に直接質問をしてくる営業さんも稀にいるのでそのときは「なにも答えず」、「担当者に代わりますので、少々お待ちください」と言い、自分又は上司に回すように教えます。


>指示したことはやってくれますが、正直なところ新卒で初めて社会に出たならともかく
>20代も後半でこの仕事振り!?といった感じです。

会社によっては電話にでるのはこの人と決まっていたりと会社によって様々と思います。
電話・来客対応は部署全員の仕事と教えて上げて、仕事・責任を持たせましょう。

新人さん側からすれば、新しい会社のためどこまでやっていいか分からなく、自分の仕事範囲が分からないのではと思いますよ。もしかしたら過去に勝手に出て怒られた経験があり躊躇してるのかも。

上司の教育方針があるならそれに沿って行いますが、自分の会社では一番最初に学ぶことでした。

一様、自分の会社では自PCの環境設定、部内の人の名前を覚える、電話に出る、人事から言われている事をやらせる、数時間で出来る仕事を会社の仕組みと絡めてやらせる+教える。
こんな感じで1~2ヶ月は過ごさせます。

電話については即日からでもやらせますよ。
基本的には出て他の人に回すだけですが・・・。

例えばカスタマーサービスのようなエンドユーザから直接電話が来るような部署ならば、それ相応の教育...続きを読む

Q電話応対が嫌でたまりません。電話応対がない事務がもしくは、そんな私は正社員で就業できないでしょうか?

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話応対の研修でイントネーションがどうとか、
声がもっと柔らかくとか・・・色々言われたこと。などなど、職場の女性の方から
言われた事(内容とか、言葉とか)がトラウマとなっています。(女性社員が怖いのもあります。)
ちなみに私も同じ女性です。

また、女性が多い職場だったのもあり、私が受けた電話を耳を大きくして聞いていて
あとで何か言われるのではないか?と思うとビクビクしてしまうのです。

これは人間関係にも繋がっており、職場の雰囲気やそこで働く人間(特に女性)と
うまくやっていけるか?溶け込めるか?の馴染めるかどうか?が原因だと思います。
(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)

今まで非正規雇用が多く、年齢的なこともあり
就業探しも疲れ、嫌になってきましたので
正社員として就業したいと思っており、転職活動をしていたところです。

昨年も、雇用条件や勤務地など良好な会社に正社員採用されました。
でも、いざ正社員として就業するとなると、電話対応が避けられません。
しかも、私は事務員として就業するのですから、尚更です。
結局、入社1日目で辞めてしまいました。

今年に入っても、派遣社員としてですが大手の会社の求人に採用されました。
でもやっぱり、電話応対があるため辞退をしてしまいました。
そこは、向こうの企業の方も気になさる程、残業時間が多いところでしたが。

30代も半ばなので今更、「電話が怖くて電話対応ができません」なんて言えません。
しかも、雇用側は事務員として長く就業してきたのだから、電話対応ができると
思っているのですから、尚更です。

私の場合、相手の声(話)を聞き取れるか?っていう心配(悩み)もありますが
社内の人間に聞かれて、後で何か言われないか?って思うと余計に電話が怖いのです。

仮に転職できたとしても、職場の人に「いい年して電話もまともにできないの?」と
言われないか?とか、陰で言われているんじゃないか?とか
「電話対応ができない=仕事ができない人」と思われて、私に対する扱いが
高圧的だったり、職場いじめなどされないか?などと色々思ってしまうと
怖くて仕方がありません。(そう思うと、その人との付き合いも気まずくなってしまい
人間関係がうまくいかず、悪循環になってしまいます。)

そして、残業も。仕事をするのはいいのです。残業も構いません。
ただ、夜遅くまで残るのが嫌なのです。(たとえば、9時や10時まで残るとか)

できれば、定時で帰りたいですが、無理なのもわかっています。
でも毎日、定時(18時として)+2時間とか3時間とか残って仕事をするのが嫌なのです。

そんな私は、正社員として就業するのは向いてないのでしょうか?
別に非正規社員でも構いませんが、ずっと雇用をしてもらえるのでしたら。

電話対応がない長期事務なんてものがあるでしょうか?

皆様、この様に電話や残業はどのように思われているのですか?
(正直、考えが甘いことはわかっています。でもどうしても、この2点の問題・・・
特に電話応対に関しては、一番越えられないのです。電話も職場の人間の反応も怖い)

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話...続きを読む

Aベストアンサー

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会社、社内の現場職員が主な相手で、相手によって対応方法が全く違うのですが、当然ながら新人さんには名乗られただけでは分かりません。
なので、先輩社員は新人の受け答えを耳をダンボにして聞きながら仕事をし、相手が誰かを推測して、必要に応じて対応を指示していきます。
ときには苦情などで、電話を取った瞬間に怒鳴られるなんてこともありますから、新人には無理と判断すれば即座に電話を代わることも必要で、新人さんの電話対応を常に気にかけるのは先輩社員の務めです。
言葉遣いや言い回しなども、入社して半年も経ってからではいまさら~なことになりますから、初めの頃、癖になる前に教えないといけませんしね。
何か言われないかとビクビクする気持ちはとてもよく分かりますが(自分もそうでしたから)、本当に怖いのは、何も気にかけてもらえず、取り返しのつかないミスをすることなんです。

>(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)
一般事務なら、質問者様に限らず、皆そうでしょうね。

電話対応が初めてなら慣れてなくて当たり前。
転職して最初の挨拶のときに今まで電話対応がない職場だったことを正直に伝えて、教えてもらいながら覚えればいいと思います。
最初は苦労しますが何事も慣れです。
転職前ならハローワークでもそういった講習会もあると思います。
まだ若いのですし、やったことがない仕事でもこれから覚えるという姿勢が必要だと思いますよ。

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会...続きを読む


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