総会前にきて、管理会社のフロントマンに振り回され役員一同が困っています。

タイトル通りです。
今期、初 副理事です。
理事長いわく、84歳で半分認知症を煩ってる為、ほとんど私が代行を務めています。※この1年で更に、認知障害が進み、お話になりません。

管理会社のフロントマンが、前期の途中から変更されましたが、まだ不慣れのようで、性格的にも、軽くてミスばかりで、一貫性がなく適当です。

追及すると自分本意な言い訳ばかりですが、何とかやり直しをさせて来ました。

よって、来期に伝達し、フロントマンを変えるか管理会社を変更するよう伝達するつもりです。

総会の議案書作成が、管理会社ですが、管理組合で、3回チェックを重ねてやっと配布が済みました。
それまでの間、

※誤字脱字。

※別マンションの内容が一部、我がマンションの議案書の修正版に数枚含まれる。

※歴代理事や幹事の、部屋番号や役職が、間違いだらけ(※私は、初ですが、初代から5回役員をした事になっている)

※第１号議案の、内訳番号が、１・２・３では無く、初めから5・6・7・

※ページ数の入力なし。※出欠通知票が含まれてない
※委任状も無し
等々、理事会でチェックにチェックを重ね、フロントマンに、メールのやり取りで、訂正させ、時間ギリギリでやっとまともに近い状態で組合員に配布できる状態になりました。

修正版を3回も出させ、約８０ページ数を役員のチェックように7人分のコピー×3回

集会室のコピー機が経年劣化起こしてる為、コンビニで印刷しざるおえませんでした。

役員メンバーの中で、協力的な方のみ、臨時役員会で集まり、これから、総会に向けてのリハーサルがあるのですが、かなりマシになった原本の議案書も、各役員で、不明点がある為、今週、管理会社を、土日のどちらかに急遽呼び出し、各理事事に不明点を、直接問い合わせようと思ってます。

そこで質問させて頂きます。

メール呼び出しだと、文章で口実を作り逃げられる可能性を考え、ダイレクトに電話にするつもりです。
⬆️携帯番号も保持してますが、先ずは管理会社に電話をし、フロントマンを私が窓口となり呼び出すつもりです。

フロントマンの日時に合わせざるおえませんが、△日の◯時となった際、役員の中で都合が悪く出席出来ずの場合は、私１人関わり合うのは、責任転換されそうで怖いです。

役員の中で、ずる賢い男性がいて、組合員には、自分の手柄とアピールはするものの、影で人にやらし、後は知らん顔というタイプがいます。(※世の中、そういうタイプもいますから、今は、任期終了まで、気がつかないふりをしてます)

① ⬆️このように、危ないタイプですが、イザ、私に管理会社を呼び出せと頼んだものの、★方向転換でドタキャンした場合★、ハメられた感がハンパじゃ有りませんし、何かあった際私の責任にされかね無い為、管理会社に◯さんがこれなくなったもので、、、と断った方が良いでしょうか？

②⬆️★～★の場合、『貴方が、私に根回しを頼んだんですよね！？』と、追及はしますが、よって、総会で、組合員からの質疑応答の際、『管理組合としては、各役員が寝不足まで、議案書チェックを頑張りましたが、総会前に、管理会社に来て頂く段取りを、致しましたが、役員の一名が突発的に、立ち会う事が出来なくなり、お役に立ちませんでしたが、コチラも不明確のままです。』

『大変申し訳ありませんが、よって、疑問点は管理会社に直接聞いて下されば』と、フロントマンに降る事は可能でしょうか？

とてもじゃ有りませんが、輪番性のボランティアで、これ以上真面目に抱え過ぎたら身が持ちませんので、フロントマン・ずる賢こい役員のありのままを、正直にお話しは、有りでしょうか？

③ もしも！？の場合の、私の上手い立ち回り方や切り返し方を教えて下さい。

※総会の議長は、毎回立候補者もいませんから、理事長が議長となってます。

※ 尚、我がマンションの総会の出席者は、今期・来期の役員メンバーのみです。
⬆️高齢化マンションですし、管理組合のレベルが低い為、管理会社にナメられてるとは思いますが、資金を払ってる為、そういう問題ではございません。


大変長くなりましたが、ご意見を頂ければ助かります。

ご回答宜しくお願い致します。

No.5 ベストアンサー 回答者： マンション管理士資格者 回答日時： 2023/05/17 10:27

なお、議案書の修正方法は)

①(配布済みの議案書の差替え処理
②前年度･会計報告書の)一部議案書修正した→説明文書の1頁の追加配布(時間ないため)
の、どちらでもよろしい、のでは❗

この回答へのお礼

長文章読んで頂きご意見を有り難うございます。

教えて頂いた方向で検討するように、臨時理事会で役員と協議してみます。

兎に角、フロントマンに疑心暗鬼になってしまってるので、去年度の議案書と今期と見比べましたが、会計以外にも設備系の報告事項でも不信感が出ました。

先ず、毎年の共有部分に対する設備系の実施の日にちが、令和2年から令和4年(※今期)に至るまで、全て同じです。

和暦(令和)の数字だけ変えてます。適当にコピペしたとしか思えません。

消防設備・配水管清掃等々、2年前から全て同じ日にちです。

内訳の最後の【その他】だけは、毎年違うので キチンと書いてますが、近い日にちならまだしも、2年前から全く同じ日時ってあり得ないと思ってますが、いかがでしょうか？

ちなみに、私のスケジュール表を確認すると、議案書に記載してある日にちと数日違います。

総会で議長として、どれが正しくどれが間違いか分からない今期の議案書等読み上げる事は断固したく有りません。

設備担当も間違ってる設備内容を読み上げるのは、とても嫌がってます。

①よって、
※臨時役員会でフロントマンに設備系を追及
⬇️
総会開催日は、フロントマンに議案書の訂正と謝罪をさせながら、ほとんど全てを、読み上げて貰う形で構わないでしょうか？

②欠席等々の組合員の為に、謝罪文章も記載させ、全戸に責任持って管理会社に配布して貰うでも構わないでしょうか？

兎に角、酷すぎます。

お礼日時：2023/05/17 11:39

No.4 回答者： マンション管理士資格者 回答日時： 2023/05/17 10:19

【管理会社ﾐｽ⇔管理組合責任】

▼本来)管理業務の最終責任主体は=管理組合. が,管理委託契約書に基く会計業務を委託されているのは→管理会社です。(第一義責任者は)管理会社であり(管理組合からその契約不履行の損害賠償請求の義務を負い→
▼(他方)管理組合は,組合員への最終責任を負う(今回の会計問題ならば) 軽度の管理会社に係る,点検作業の過失だから→事実説明･陳謝で済む内容)
▼最大責任者は)委託契約条項(基幹事務)の契約不履行の責任が,第一義の責任者です。
⬛訂正総会議案書は)前日配布でも,(やむを得ない事情=管理会社の遅滞原因)の為→問題はありません。
▼(が)定期総会時には→▼ｷﾁﾝと,会計報告書の錯誤原因･¥20万円の適切な処置した内容等)について、
管理会社ﾌﾛﾝﾄﾏﾝ自身から→①事前の理事会への説明文書配布～説明～陳謝 ②総会での組合員への(上記対応)を→してもらう事になるのではないでしょうか.
▼管理会社ﾌﾛﾝﾄﾏﾝの)上司の管理責任者にも→今回の【管理委託条項(委託基幹事務)の重大義務違反】について、管理会社に対して
①基本的委託業務の不履行問題
②その後の)修正の遅滞行為
について→原因･今後の改善対応を→文書で,指摘して→上司管理者の来訪の上→説明責任を指示し→(放置ならば)次年度以降の管理会社ﾘﾌﾟﾚｰｽ(委託先の変更)を検討する旨，文書通知すべきかも❗

No.3 回答者： マンション管理士資格者 回答日時： 2023/05/16 18:49

①議案書の２人の署名･押印は,率直に

陳謝して→正規の会計書を修正すれば→済む話ですよ❗
▼本質的な問題は)ﾌﾟﾛである管理会社ﾌﾛﾝﾄﾏﾝが当初から適切に作成しておれば,良いだけの事.
②階下に『ﾏﾝｼｮﾝ管理士』が居住しておられるならば→理事会総意決議して→今後も大いに活用されれば良いのでは❗
▼因みに)総会上程議案として→有償報酬として(¥3000円程)支払可能な規約改正されれば,いかがでしょうか？
▼私は)他ﾏﾝｼｮﾝの管理組合から→理事会補助･協力金として,規約上の¥3000円を遠慮なく頂いております。
③私どものﾏﾝｼｮﾝでは)ミス過多な管理員,管理会社自身も誠実性が欠ける為→数年前に(事前に他管理会社の見積書収集して)管理会社変更しましたよ‼️
④どのﾏﾝｼｮﾝでも)輪番制の役員の拒否問題がアリ→貴方方のﾏﾝｼｮﾝに『ﾏﾝｼｮﾝ管理士』が居住組合員としておられるのなら→他薦or自薦の【理事会への補佐･協力組合員】として→問題発生時の【臨時の理事会補佐する組合員】の位置付けで→活用すれば.良いのではないでしょうか‼️

この回答へのお礼

ご返信頂き有り難うございます。

先ず、管理会社フロントマン交代もしくは、管理会社変更の事は、承知しております。

階下の参加して頂くマンション管理士の方は、頭の回転はご年齢に思え無いくらい早いですが、残念な事に足のご病気を煩い管理組合関連の活躍は無理だと思います。

今回、参加して頂きフロントマンに追求して頂けるだけでも、大変有難い気持ちでいます。


>議案書の２人の署名･押印は,率直に陳謝して→正規の会計書を修正すれば→済む話ですよ
⬇️
①フロントマンに追及し、修正させ1週間以内に別紙で郵送させるで良いでしょうか？※封筒に入れ部屋番号と名前シールつきで。

②ヤハリ、議案書配布と統一させ、区分所有者全戸のドアポストにて、配布するべきでしょうか？
※ただ、今期役員7名は、老人が3名と他理事は平日は勤務。
結果、律儀にしたら、私１人が120戸以内の配布になりそうです。
我がマンションのエレベーターは2階飛ばしで、全階止まりませんから、フロントマンのせいで、何から何まで振り回され貴重な時間を奪われて、腹が立って仕方が無いです。

今回の議案書のドアポス配布は、7名の役員のうち、3名が80歳越えの為、配布は辞めさせ、60歳越え2名と、若手(※１人私)の2名で配布しました。

120戸以内のうち、60代は3階分ずつ・私達若手は4階分配布しました。

③急遽という事で、総会の前日に、会計訂正版配布は差し支え無いでしょうか？

総会の前日なら、60代2名と私で合計3名はいます。(※13時から、総会のリハーサルをやる為)律儀に全戸私が配布せず、議案書のように振り分け、自身の担当階だけにし配布出来ない役員は自身の責任で良いでしょうか？

本来なら、管理会社に配布させたいくらいですが、会計と監査(83)が署名捺印してしまいましたからね。

今更、誰が悪いのどうの管理組合で揉めても仕方無いですが、議案書配布の修正版、3回のチェックの際、本来会計も協力しチェックをするべきでは無いでしょうか？

私も、うかつでした。まさか会計は管理会社に任せ大丈夫と思って、クソ細かい計算までのチェック時間は、仕事と併用で寝不足続きで体力が持ちませんでした。

お粗末なフロントマンのせいで、責任として、管理会社に配布を任せるべきでしょうか？

また管理会社がヘマしたら、管理組合の責任となるでしょうか？

お礼日時：2023/05/17 03:34

No.2 回答者： merciusako 回答日時： 2023/05/15 10:58

管理会社のフロントマンの業務として、総会の議案書案の作成がありますが、この質問に書かれている内容では、完全にフロントマン失格です。

管理業務主任者の有資格者でしょうが、お粗末すぎます。
理事会の補助になっていません

まず、管理会社にフロントマンの交代を求めるべきです。
で、果たされなければ管理会社の変更を考えることになります。

質問に記載の議案書で、「各役員で、不明点がある」とのことですが、まとめて文書にしてフロントマンに提出して、文書で回答をもらえば良いのです。

文書ですから「言った言わない」はありません。

これなら、「土日のどちらかに急遽呼び出し」ということは避けられますし、理事の出席調整も不要です。

また、このフロントマンは総会に出席するでしょうから、問題によっては当人に説明させれば良いのです。

この回答へのお礼

ご回答頂き有り難うございます。

>>完全にフロントマン失格です。
⬇️
NO1回答者さまの返信欄に記載しましたが、議案書配布してから会計系がメチャクチャでもあり得る事ですが、本日発覚しました。

普通に考え、質問文面に記載した内容を行うくらいな為、一番大事な収支計算書がメチャクチャなんてお金の管理はどうなってるのかが不明。

3回の修正版の際、コチラの理事会も夜中までチェックし会計の事は会計にチェックを任せてましたが、“非”は管理会社にあると思います。

物理的に、毎回、毎回 理事会が約８０ページ近いチェック等夜通し連続で出来ません。

よって、階下のマンション管理士と行政書士をお持ちの方に、管理会社を呼び出した日時に参加して貰い追及して頂く形となりました。

おそらくですが、フロントマンは我がマンションの他に、2、3件掛け持ちしてる為、我がマンションは高齢者が多く、イチイチ議案書の細かい会計チェックなど面倒だし理解できないだろうと、軽く考えたんだとしか思えません。

議案書の収支計算書の20万の行方が消える等、管理会社の非の影響で管理組合も横領扱いされたら、たまったものじゃ有りません。

総会まで、フロントマンに理由を記載させ追加として再配布するしか無く、時間が無いようなら、総会でフロントマンに打ち明けさせるしか無いと思ってます。

兎に角、去年のもののままだったり、メチャクチャで辻褄があいません。

監査と会計が署名捺印してしまった為、法的にはどうなんでしょうか？

フロントマンのせいで、副理事長の私も、会計も何か罰せられるのでしょうか？

兎に角、理事長は認知症だし管理会社はこうだし、任期終了まで残10日ですが人生変えられ無いでしょうか？

ちょっと、疲れから考えすぎでしょうか？

勿論、来期に伝達しフロントマンの状況はお伝えします。

ご返信頂けたら助かります。

お礼日時：2023/05/16 02:49

No.1 回答者： マンション管理士資格者 回答日時： 2023/05/15 09:34

まず(1)現･管理会社の非誠実な業務(委任状ﾅｼ･誤字脱字等への)理事会の対応)→★『議決権行使書』の添付は?

▼私どもの管理組合の理事長ならば→(貴方のとおり)管理会社への直接電話で指示しますが)今後も誠実な対応が.とても見込めないと判断して→(規約に基づき)委託契約解約の3ヶ月前に→(次年度等に向けての)①現管理会社の解約 ②事前に)新たな新･管理会社からの管理委託見積書を→(新･理事会による)管理会社変更を視野に入れますね。
(2)臨時･理事会開催(留意点)
臨時理事会でも(規約のとおり)全理事(監事を除く)半数以上の理事の出席なければ→(規約上の正規の)理事会は不成立した状態で実施となる為→貴方1人出席の理事会は→とても問題があり→やめるべきですね。
▼総会迄の臨時理事会で)半数以上の理事出席困難が見込まれる為→
(貴方がおっしゃったとおり)
▼本番の総会時では)
ありのままに,①議案書のミス記載を→管理会社ﾌﾛﾝﾄﾏﾝに)事実関係を説明させ→(そのあとに)議長から,説明する形(理事長説明不十分ならば→あくまで捕捉説明の形で,副理事長の貴方が追加説明を)←(しかし)それでも副理事長が理事長を差し置いて→説明するのは→副理事長の職務超え(権限逸脱行為)と他理事･一般組合員からの感想も考えられるならば→【貴方の積極的行動･発言する行為が】→他の皆さんの評価が,逆効果となる事も考えられる為→あまり正義感責任感を出すのは→少し控えた方が良いのかもしれません。
▼高齢理事長とはいえ)誠実な副理事長の言動が,(正当な評価なく)逆に→他理事からの足の引っ張りになるのであれば→(私ならば)静観します。
⬛①臨時理事会の開催 ②総会時での対応(貴方の言動は)他の理事の言動を見てから→発言するのも、良いのではないでしょうか！

この回答へのお礼

ご回答頂き有り難うございます。

コチラの質問にもご意見を頂けた事に感謝致します。

『議決権行使書』の添付は?
⬇️

通常は、総会の議案書に含まれ切り取り線ですが、今回は、時間が無い為、議案書の入った封筒の中に、 議決権行使書・出欠通知書・委任状と別紙とし入ってました。

本日、管理会社のフロントマンに電話をしたところ、コチラで設定した日時に集会室に来る事となりました。

役員メンバーは、私、１人では無く、私入れて5名となります。(※１人監査)

そして、議案書配布が終了した矢先に またアクシデントがあり、組合員の方から会計にちなんだ計算が、合わないという事を教えて頂きました。

収支計算表ですが、差額が20万ですが、2022年～2023年まで0円

つまり、20万が消えてる形となってる事を教えて頂きました。

そして、駐車場料金が前年度と全く同じ金額です。動きがあった為、計算するとあり得ません。

議案書の修正版チェックの際、とてもじゃ有りませんが、私１人で3回も約、80ページもチェック出来ない為、ページ分けをしていました。

お金の事は、会計に任せていましたが、“振り”だけだったようです。

よって、監査も会計も【会計監査報告】に署名捺印した為、管理会社のフロントマンに足を引っ張られた形になっております。

ほとんどの方は、細かい会計系等面倒でチェックしてませんが、数字に強い人やチェックしてる人も少なからずいます。

今回、教えてくれた方は私の階下のマンション管理士と行政書士の資格をお持ちの方です。
年齢は80歳ですが、かなり回転の早い方です。

よって、議案書を持ち階下へ訪問しました。議論しあってるうちに、『管理組合が良ければ、臨時役員会に参加しようか？』と言って頂き、役員一同にその状況を知らせ、急遽きて頂く事になりました。

20万の行方が分からない状況で、総会を開催したら管理組合一同(※特に理事会)が、横領したと思われかねなく嫌な気持ちになる為、マンション管理士の階下のご主人に管理会社と対話し、総会前に出来る限り手を打とうと思いました。

副理事長の私が理事長を差し置いての件ですが、理事長は全く口も回らなく結果、議長は理事長補佐の副理事の私になる可能性が今のところ高いです。

設備系・業務報告は各担当理事の応答となる段取りです。

お礼日時：2023/05/16 02:20