仕事を貯めずに片付ける方法

30代半ばの会社員です。
仕事として1日に複数の作業を同時にこなしております。
例えば、顧客からの問い合わせに対する返答、技術的な仕事の報告書作成、計画書作成、社有の機材の整理、後輩の指導、ＩＳＯの書類作成、見積書作成など。
似たようなことをされている方も多いと思います。
気がつくと仕事が貯まってしまい、深夜まで残業をしたりしています。
私の仕事のやり方があまり効率的ではないのかもしれません。
仕事を貯めずに片付ける効率的な方法がありましたら、お教えいただけませんでしょうか？

No.5 回答者： itab 回答日時： 2006/05/10 21:31

＃３です。

＞ＰＣに取り込むというのは具体的にどんなものを・・

最近は社内、社外文書に限らず、ワープロソフトや表計算ソフトを使った書類がほとんどです。これを相手にお願いして、メールの添付ファイルやネットワークの共有フォルダを利用して、積極的に取り込んでいます。（私の場合はCADファイルも）
ペーパーでしかないものは、場合によってスキャナで取り込んだりもしています。
あと、カタログ・パンフレットのたぐいもネットやCDカタログなどに置き換えるようにしています。

どうしても、印刷して（紙で）確認したいこともありますが、これも目を通し次第、早めに処分するようにします。

必然的に紙の量は減っていきます。
ただし、PCのハードディスクは重要性を増しますので、外付けディスクなどでのバックアップは不可欠になります。

あと、電話VSメールですが。確かにメールは時間がかかるようにも思いますが、長電話の相手につかまるとかなりきついですし（笑）、メールですと相手がいる、いないに関係なく送れます。用件に関する証拠も残りますし、活用しない手はないと思っています。

No.4 回答者： abekkan 回答日時： 2006/05/09 00:32

私は主に３つの仕事をしています。

ある本で、縦軸・時間軸つきの手帳を使うといい、と書いてあったのでやっています。その日に提出すべきものなどを上に書いて、だいたい何時に何をするかを1日や週の初めに書いておきます。こんなふうに。

　　　　８(月）　｜　９（火）　｜　10（水）
　　　ISO,計画書　　見積り

9:00　　　
　　　ISO書類　　　会議　　　　　後輩指導
12:00　
　　　計画書作成 　見積り作成　　機材整理
15:00　
　　　問合せ対応　 問合せ対応 問合せ対応
18:00

No.3 回答者： itab 回答日時： 2006/05/08 18:15

おつかれさまです。

劇的な改善策でもなく、私の場合がすべての方にあてはまるとも思いませんが、ご参考までに。

以前は私も仕事をコントロールできず、ただひたすら目の前の仕事を片付けるのに四苦八苦していました。
その結果、机の上はもちろん、引き出しの中、周りのロッカーととにかく、書類、資料の山また山。
となると、今やってる必要な書類を探すだけでも時間を喰います。
いわゆる「段取りが悪い」です。仕事が捗りません。際限のない悪循環に陥っていました。

で、もう7～8年になるでしょうか、ある程度パソコンを使いこなせるようになって、一大決心をしました。
必要最小限の書類を除いて、すべて処分してしまったのです。
あとは、できるだけ紙を減らして、ＰＣ内に取り込むようにしました。
（これとて、フォルダの整理に気を遣いますが・・）

初めは心配していましたが、何とかなるものです。
仕事そのものに取り組めるようになって、今までいかにもったいない時間の使い方をしていたかに気がつきました。


電話かメールかについても、メールを優先するようにしました。
メールの方が時間がかかるとも思いましたが、電話ですと不要なことも話をしたり、証拠が残りませんので、記憶違いがあったり・・・。
慣れてくると、メールの方がよほど具合が良いことに気がつきます。

考えてみれば、パソコンほど頼もしくて便利な仕事の相棒はいません。
質問者さんも、少し時間のあるときに、仕事そのものではなく、机の上や引き出しの中など、ご自分の周辺を今一度見つめ直されればいかがでしょう。


ただ、私の場合もう一つやっかいなこと。
不要な会議をいかに減らすか・・・が残っているのですが。（汗）

この回答へのお礼

ＰＣに取り込むというのは具体的にどんなものを
取り込まれていますか？
メールは私もいいと思っています。
でもやはり文章を書くのに時間がかかりますね。

お礼日時：2006/05/08 22:19

No.2 回答者： noname#17648 回答日時： 2006/05/08 14:58

出来ない（こなし切れない）作業は、受けないか、振る。

結局出来なくて、会社や周りに迷惑かけるだけです。

自分の能力を知ることから始めましょう

この回答へのお礼

どこまでができてどこからが無理なのか。
見極めは大切ですね。

お礼日時：2006/05/08 22:15

No.1 ベストアンサー 回答者： Feb12 回答日時： 2006/05/08 05:08

仕事内容によっては当てはまらない部分があるかもしれません。

ビジネス書には普通は、「優先順位をつけて計画的に行う」という内容が書いてあります。
しかし、とある本には全く逆の事が書かれていました。

定石から外れますが、優先順位をつけないで目の前にあるものを一つずつ片付けていく方法。（もちろん、顧客対応など優先すべきことは優先しなければなりませんが。）
時間がかかると思って後回しにしている仕事が心理的負担になったり、そのまま放置されて溜まってしまうことがある。
それが効率低下に結びつく。
例えば、時間がかかると思っていた事に手をつけてみると、意外と短時間で終わることもある。
そうすると、他の事も効率良く処理できるようになる。
つまり、目の前にある事を優先順位を付けずに、一つずつ片付けていくのが最も効率的だと、その著者は言っていたわけです。

実際にそれを心がけてやってみると、ある程度納得させられる結果は得られました。完全に正しいとは思いませんが、方法論としては面白いと思いましたので、書いてみました。

この回答へのお礼

なるほど。
どうしようかと考えているよりも
目の前にある事一つずつ片付けていく
ほうがなにかと早いのかもしれませんね。

お礼日時：2006/05/08 22:14