アレルギー対策、自宅でできる効果的な方法とは?

会社でLAN上の共有フォルダが使われています。部署ごとのアクセス管理はあるのですが、特に運用ルールがないため勝手にフォルダやファイルが置かれ、無管理状態になってしまっています。そのため、
・必要なファイルを探すことができない
・ファイルの要/不要の区別がわからなくなり、消去することができない。
ということが問題です。

同じような問題意識をもっておられる方もおられるようです。
http://www.geocities.jp/sys_memo/sharedfolder.html

このような問題について、妥当な運用方法のガイドラインはないでしょうか。ウェブサイト、書籍雑誌、検索キー、体験談、何でも結構です。気長にお待ちしますので、アドバイスお願いいたします。

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A 回答 (4件)

> そのファイルが要るか要らないか、ユーザにも容易には判断できない



ハイブリッドネットワークファイルサーバであれば一定期間アクセスが
ないファイル(要らないファイル)は自動的にテープに移動されます。
そのテープは保管期間を決めておけば良いと思います。

私はStorage Execを使い、人を対象にディスククォータを設定しています。
Storage Execは一定期間アクセスが無いファイルをリスト化・グラフ化
出来ます。そのリストとグラフはその人を対象に自動送付できます。
ですから容易に判断が付くはずですし、それでもファイルの整理を
しないならば、その人だけがファイルサーバを使用出来ないだけなので
管理者も他の利用者も全く困りません。
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この回答へのお礼

Storage Exec調べてみました。確かに問題対処のアプローチのひとつだと思います。有難うございました。

お礼日時:2007/07/23 07:53

わたしの職場では四半期に一度、共有フォルダの大掃除を行います。


ファイルアクセス日が指定期間内にないものを、バッチ処理で不要物フォルダに退避させてから、24時間後に問答無用で削除することになっています。

その旨を所属長サイン入りの書面で事前に通達しているので、仮に重要書類が消えてしまったとしても、それは本人の責任になりますね。古いサーバを延命しながら使い続けているので、仕方なくこのような手法をとりましたが今までのところ特に問題は出ていませんよ。

共有フォルダはあくまで一時的な置き場所という認識で利用しています。ローカルディスクに書類が溢れていることもあるようですが、それは各自の管理次第です。
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この回答へのお礼

ひとつの運用方法として参考になります。有難うございます。

こちらでは共有フォルダは一時的な置き場という場合もありますが、後日の参照のための保存所というような使われ方もされており(そこから結局使われないファイルが生じるわけですが)、その折り合いが難しいですね。

お礼日時:2007/07/28 01:44

> ・必要なファイルを探すことができない



企業内ファイル検索ソフトの出番ですね。

>・ファイルの要/不要の区別がわからなくなり、消去することができない。

世の中にはハイブリッドネットワークファイルサーバと呼ばれる製品が
あります。価格が500万くらいと高いのがネック。

安く済ませるならQuota ServerやStorage Execを使って部署や人毎に
ディスククォータを設定し、容量を超過しそうになったら
その部署のネットワーク管理者か本人に直接自動通知するよう設定したら
良いですよ。
こういったソフトには利用状況をグラフ化できる機能もあります。

参考URL:http://www.sony.jp/products/Professional/DataArc …
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この回答へのお礼

ご回答有難うございます。
「容量の上限を定めて、ユーザに対処させる」という以上の指針はないものでしょうか。そのファイルが要るか要らないか、ユーザにも容易には判断できないとしたらどうしましょう。

お礼日時:2007/07/21 11:04

なぜ管理する必要があるのでしょうか。



ファイルが探せないという事で問題視されているならgoogleデスクトップサーチなどを導入すれば良いのです。もともと自分が保管したモノではないファイルを探すの自体に無理があるのです。

容量の面で問題視されているならディスククオータで各共有フォルダに容量制限かけておけば、容量が足りなくなった部署が自分たちで解決していくはずです。

システム管理者がどーこー言う必要はないと思います。

アマチャンなファイルサーバー管理者より。
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この回答へのお礼

ご回答有難うございます。
ファイル探しについては、デスクトップサーチの利用が確かに有効なソリューションだと思います。
要/不要のわからないファイルの整理(あるいは、そうならないためのルール)についてはどうでしょうか。
>容量が足りなくなった部署が自分たちで解決していくはずです。
という部分の解決方法のヒントを知りたいと思います。なおこれはシステム管理者の立場からではなく、ユーザとしての問題意識です。

お礼日時:2007/07/21 10:53

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というかそんな「ベストな整理方法」なんてものがあるんだったら私が知りたいです。ほんと。

ポイントとしては
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よろしくお願い致します

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情報の共有をする際のポイントは、ずばり共有したい単位は何かということです。
大まかにいえば、次のような観点になると思います。

1)組織単位
2)案件(プロジェクト)単位
3)階級単位

1)は文字通りの意味ですが、部署や係りといった何らかの組織単位での共有です。また、全員というのも、あるいはここに分類されるでしょう。

2)は、より動的な分け方です。案件が発生するごとに、フォルダが増えていきます。職種などにもよりますが、顧客単位等も、ここに分類されるかと思います。

3)は、職位などにより、共有する情報がある場合に適用されます。ある職位以上とか、社長のみなど、特に人事情報などは、このような単位で管理されることが多いですね。

複合的な場合や、まったく違う観点ももちろんあるかと思いますが、一般的には大抵これらの分け方の組み合わせや応用になっていると思われます。

そして、もう一つ大事な点があります。
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定型業務を除いて、そこに新しくファイルを置く際には、担当者は責任者に一報いれるようなルールがあれば尚可です。

後は、細かいことですが、フォルダやファイル名についても、ある程度命名規約を事前にルール化しておいた方がいいでしょう。
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私は、情報化があまり進んでいなかった中小企業へのファイルサーバ導入時などは、こういった情報管理の基礎的な考え方や、アクセス権の考え方等の教育も合わせて行うようにしています。これは、このような環境は、結局きちんと使えなければ何の役にも立たないからです。

質問者さんの立場は今ひとつ明確ではありませんが、担当者であるならば、上記のようなルールをきちんと整備し、文書化した上で上司を通して利用者全員に周知しなければなりません。そのような準備を怠った場合、せっかくのファイルサーバは間違いなく役に立たないデータのごみ駄目になります。

何しろ、最初が肝心です。
そして、関係者全員が、電子情報を利用するに当たっては、素人であるという認識の下に、ある程度のルールを遵守させることを徹底しておく必要があるでしょう。
あまり厳しすぎても、利用が促進されないので、バランスは難しいのですが・・・。

以上 ご参考までに。

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Qエクセルで、条件に一致した行を別のセルに抜き出す方法

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たとえば、

<A列> <B列> <C列>
7/1 りんご 100円
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7/1 りんご 100円
7/3 みかん 100円

抽出するだけならオートフィルターでもできますが、
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初歩的な質問だと思いますが、検索しても分からなかったので、よろしくお願いします。

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同じ質問が結構よく出てますが、そんなに初歩的でもありません
別シートのA1セルに「100円」と入力し、そのシートの任意のセルに以下の式を貼り付けて下さい。後は、下方向、右方向にコピー。
日付のセル書式は「日付」形式に再設定してください

=IF(COUNTIF(Sheet1!$C:$C,$A$1)>=ROW(A1),INDEX(Sheet1!A:A,LARGE(INDEX((Sheet1!$C$1:$C$500=$A$1)*ROW(Sheet1!$C$1:$C$500),),COUNTIF(Sheet1!$C:$C,$A$1)-ROW(A1)+1)),"")

データ範囲は500行までとしていますが、必要に応じて変更して下さい

Q「該当」と「当該」の違い

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わかりやすく両者の違いや使い方を解説していただけませんか?宜しくお願いします。

Aベストアンサー

よく似た意味の言葉(名詞)ですが、

○該当…「する」をつけて「当てはまる」という意味の動詞として用いることができる

○当該…主に他の名詞の前につけて「今議論の対象になっている、まさにそのもの」という意味で内容を限定する形容詞的な形で用いる

といった違いがあります。逆の用法はありません。

・この条件に当該する人は申し出てください。

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Q前年比の%の計算式を教えてください

例えば前年比115%とかよくいいますよね?

その計算の仕方が分かりません・・・
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よろしくお願いします。

Aベストアンサー

 
(今年の売上÷前年の売上×100)-100=19.8%の売上増加

 

Qエクセルにフォルダー内のファイル名を取り込みたい。

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Aベストアンサー

名前の定義と関数だけでも可能です。

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1.名前を定義します。
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  例)C:\_MyFiles\Office_Misc\1_Excel
3.セルA2に =FL と入力して下方にコピーします。

これはExcelファイルだけ対象にした場合ですが、「参照範囲」の数式内の
拡張子を変えれば、どの種類でも扱えます。(\*.* も可)

Qビジネスメールでの御礼の書き方

相手先へお願いしていた書類を
受け取ったのですが、
受け取った事(御礼)とこれからもお願いしますという
感じのメールを書こうと思うのですが、
少々分からない事があるので、教えてください。

・受け取りましたという報告の文章
 「受け取りましたありがとうございます。」で大丈夫でしょうか?

Aベストアンサー

#1の追加です。

失礼しました、手紙ではなくメールでしたね。

こんな感じでしょうか。


いつもお世話様です。
先日依頼いたしました***の書類は、本日確かに受領いたしました。
早速に配慮いただきまして、誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

Qフォルダにパスワードをかける方法

Windows XP を使用しています。フォルダにパスワードをかけて、他に見えないようにしたいと思っております。何かいい方法は、ないでしょうか。

Aベストアンサー

はじめましてこんにちは。
簡易な方法ですので、意に沿った方法でないかもしれませんが参考にしていただければうれしいです。

Windows XPをお使いですので、新規にソフトをインストールすることなく、フォルダにパスワードをかけて、他に見えないようにできます。

1、フォルダをzipフォルダにする
2、zipフォルダ内のファイルにパスワードをかける。
3、そのzipフォルダを隠しファイルにする。


具体的に↓
◎zipフォルダにしてパスワードをかける

1、パスワードをかけたいフォルダ上で右クリックします。
2、「送る」→「圧縮(zip形式)フォルダ」を選択します。
3、zipフォルダが作成されます。
4、作成されたzipフォルダをクリックしてフォルダを開きます。フォルダが1つあるはずですが、手は触れないで下さい。そのウィンドウで「ファイル」→「パスワードの追加」をクリックします。
5、パスワードを設定するよう求められますので、パスワードにしたい文字を入力して「OK」をクリックします。
6、これで、フォルダ内のすべてのファイルにパスワードが追加されましたので、パスワードを入力しないとファイルは開けません。(フォルダにパスワードはかけられないのでファイル名はばれますが…)

◎隠しファイルにする。
1、さっき作成したzipフォルダ上で右クリックし「プロパティ」をクリックします。
2、「属性」のところの「隠しファイル」にチェックをいれ、「OK」をクリックします。
3、これで、フォルダが見えなくなったはずです。


このままでは自分でもファイルが見れないので、
1、どのフォルダでもいいので開きます。
2、「ツール」→「フォルダオプション」をクリック
3、「表示」タブをクリック
4、「詳細設定」という項目の中に、「ファイルとフォルダの表示」という項目があるので「すべてのファイルとフォルダの表示」にチェックを入れて「OK」をクリックします。
5、これで隠しファイル(さっきのzipフォルダも)表示されるはずです。

隠しファイルを表示したくない場合は、さっきの4、の項目で「隠しファイルを表示する」にチェックを入れると隠しファイルが消えます。


こんな回答でよろしいでしょうか?長々と申し訳ないですが。

はじめましてこんにちは。
簡易な方法ですので、意に沿った方法でないかもしれませんが参考にしていただければうれしいです。

Windows XPをお使いですので、新規にソフトをインストールすることなく、フォルダにパスワードをかけて、他に見えないようにできます。

1、フォルダをzipフォルダにする
2、zipフォルダ内のファイルにパスワードをかける。
3、そのzipフォルダを隠しファイルにする。


具体的に↓
◎zipフォルダにしてパスワードをかける

1、パスワードをかけたいフォルダ上で右クリ...続きを読む


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