業務委託契約書類の保存義務は何年間ですか？

いつもお世話になっています。
勤め先で書類の作成・管理に携わっているのですが、書庫が手狭になってきたこともあり、３年前から契約書類や提出書類等をデータ化して残そうという話になりました。

現在、過去の契約書をスキャニング（但し約款はスキャニングしていません。鏡の部分のみです）し、ＰＤＦ化しているところですが、業務委託契約書や着手・完了の際に提出した書類の保存義務は何年間・・・と法律に定めがあるのでしょうか？
勤め先は測量・設計を生業としていて、公共事業の受託が殆どです。
契約約款を読みますと「業務完了の日が属する年度から５年」と書いてあるものがわずかにありますが、何も書いていないものの方が多いです。

「こうだと思う」でも結構ですので、教えてください。
よろしくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： ok2007 回答日時： 2007/10/09 01:25

一般論としては、税法を除く法律面で考えたときの契約書の保存期間は少なくとも、その契約書に表されている取引の消滅時効と対応させておくと良いものとされているようです。

（なお、会社法４３２条２項の書類に契約書は含まれないとするのが、一般的な解釈のようです。）

他方、税法では、法人税法施行規則５９条１項３号にて、契約書の保存期間を７年と定めています。

以上より、商取引上の時効が最大でも５年であることを考え合わせると、契約書については少なくとも７年間保存するのが良いといえそうです。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
会社法で定める書類には契約書は含まれないのですか？
となると、少なくとも１０年よりは短いということですね。
商取引上の時効は５年で、税法上は７年ですか。
法律によって色々なのですね・・・。
本当は原本をずっと残しておけば間違いないのでしょうが、保存スペースの都合上、なかなかそうも行かず困っています。
いずれにせよ、もう平成１２年度分まではシュレッダーにかけてしまった後なので、平成１３年度分からは契約書だけ残しておくようにします。

お礼日時：2007/10/09 08:38

No.1 回答者： tk-kubota 回答日時： 2007/10/08 16:39

手元の六法の会社法432条2項で「株式会社は、会計帳簿の閉鎖のときから10年間、その帳簿及び事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

」となっています。
従って、契約書は重要なので10年間保存の必要があると思います。
なお、5年と云うのは税関係の時効が5年だから、そうなっているのでしよう。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
てっきり５年なのだと思い込んでいましたが、１０年ですか！
既に平成１２年までのものはスキャニング後シュレッダーにかけてしまったので、平成１３年分からはきちんと残すようにします。

お礼日時：2007/10/08 16:58