現在は取引先に紙を送っています。

現物を送っている時点で、その情報をストックされたり、複数コピーして使われたりする可能性は当然ありますが、電子データで保存されるよりはいくつか障壁があるという理由で紙を送っています。

ただ、かなりの件数になりますので輸送コスト(ヤマトやレターパックを利用)もバカになりませんし、何より封入やあて名書きがけっこう手間なのです。
繁忙期ですと課内で一か月に100回は超えます。

どうせ今も現物の紙を送っているのですから、PDFを印刷したものをコピーされたり、もう一度スキャンされたりというリスクは考えません。(契約でも一回限りの使用となっておりますし、あとは相手との信頼関係という感じです)

PDFに印刷枚数や閲覧期間の制限をつけらてEメール等で送ることができればと考えているのですが、良い方法が見つかりません。

ネットで調べて
http://www.keyring.net/free_document/
このようなサービスや
http://sw.sb-selection.jp/products/SBSGI30010.html
このようなソフトを見つけましたが、
はたして自分のニーズに合っているのか、もっと良い方法がないかと思い質問しました。

現段階ではソフトの購入が第一候補です。

ソフトは高くありませんし「じゃあ買えばいいじゃない」とおっしゃる方もいらっしゃるでしょうが、私個人の問題ではなく、社内の人間を説得してその方法を標準化し、業務改善をするというのが目標ですので、より手軽で分かり易く、説得力のある方法を模索しています。

会社の人間はPCの知識やスキルが私以上になく、非常に保守的でもあります。
スキャナーの導入も、上司を説得してやっと私一台分を購入し、私のクライアント分をテストベットとして効果を見るという形でなんとか、というところです。

決して利益が上がっていない部署ではないので、予算の問題ではありまっせん。
「紙でバインダーに閉じる方法をずっとやってきたから」
「PDFとかのよくわからない」
「電子データは検索性や閲覧の容易性が低い(全くの事実誤認だと思います)」
と言った理由で、今でも大量の紙資料をロッカー二つ使って管理しています。

時間やコストカットになるという説明はしたのですが、理屈ではなく感情で電子媒体を拒否している状態ですので、よほどの驚きがない限り、うんと言ってくれそうにありません。
(自分のプレゼン下手も一因でしょうが・・・)

なんとか、そういう方々を説得できるよい道具をお示しください。

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A 回答 (3件)

あまり触れたくなかった、大手のソリューションを手本にすればいいわけです。



http://japan.zdnet.com/pickup/kofax_201102/20426 …
http://japan.zdnet.com/paper/20172785/10478171/
http://www.ricoh.co.jp/solution/object/cost/

http://www.fujixerox.co.jp/solution/management/
http://www.fujixerox.co.jp/solution/jirei/ncp01. …
http://www.fujixerox.co.jp/
(この会社は金がかかる。大手は、みなそうだが。まあ、実績は確かだが。うちにも入っているもんで。彼ら独自のフォーマットだが、PDFもちゃんと扱っているので話をきくだけでも、ためになるかも)

どうも投稿内容が、これらにマッチしているので、宣伝のような、営業のような投稿に対して、やはり現場では異論がたくさんあり、売り文句に潜む、嘘を最初に提示しないと、回答自体が宣伝になってしまう。

前回の検索リンクそうですが、リンクをたどると、結局コンサルか、本の宣伝になります。しかし、彼らのスキルを利用しない手はありませんよ。他の方の回答にもありますが、リスクとコストをしっかり試算することがプレゼンの厚みをますことになります。

上層部では、わかっている方多いですよ。なにせ、それしか仕事ないんですから(本業だから)。

成功の鍵は、自分の立場でなく、経営陣側の立場で立案することです。そこに自分の思いを、うまく盛り込むと、君の未来は、明るい。

導入例をみて、あとは「もしドラ」を読んで、ドラッカーの本を2、3冊買って、それから立案しよう。
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一見、簡単そうに見える話ですが、かなり難しし話だと思います。


詳細な業務のフローや環境がわかりませんが、電子化すると言う事には
メリットも存在しますが、デメリットも存在すると思います。

・紙を電子化する事で物理的空間が減る
・検索容易性が上がり業務効率の向上が図れる
・複製も容易なため手作業による無駄が省け業務効率の改善が見込める

などのメリットがあると思います。
それに対し、

・電子化に伴い、インフラ環境及び、システム構築が必要
・上記のインフラやシステムの運用が必要
・電子化業務になれていない人的リソースの教育が必要

上記のシステムの中には、電子承認の仕組みも作らないといけないと思います。
などのデメリットがあると思います。

これら以外にも沢山のメリット、デメリットが存在する事でしょう。

メリット、デメリットと書きましたが、会社は営利目的の団体ですので、
具体的なコストの見積もりが必要です。
コストとは大きく分けて、お金、労働力、時間の3つです。
労働力は、お金ないしは、時間に分けて考える事ができます。
時間は、場合によってはお金に換算する事ができます。

これらを踏まえた上で、具体的数値でコスト削減が出来る事を言えなければ
上司を納得させられないでしょう。

導入当初は、イニシャルコストがかかりますから、その赤字分をどのくらいの
期間をかけて黒字化できるかと言う事を具体的な数値で言えないといけないと
言う事です。当然、インフラ、システム構築、教育にはそれぞれ結果が得られる
までのプロセスがありますから、その具体的プロセスも提示できないといけない
でしょう。

まだまだ、メリット、デメリットはまだまだ存在するでしょうから、
限りなく多くの可能性を網羅しないといけないと思います。
そして、公平な観点でこれらのメリット、デメリットを見据え、
上記のコスト換算をしないといけないと思います。

当然、これらの事を質問者様の変わりに見積もってくれるコンサルタントの
会社もあると思いますが、上記の業務を依頼すれば数千万のコストは
かかると思います。

人を説得するとはこういう事だと思います。
どうしてもされたいのでしたら、まずコストの見積もりができるような
材料集めから始められてはいかがでしょうか?
申し訳ありませんが、ソフトを見つけられたという事は説得材料の
ほんの一握りの事にしかならないと個人的には感じます。

腑に落ちないかもしれませんが、
ある意味、上司の方が、質問者様をテストヘッドとされた事は賢明な判断かと
思います。上司の方はあまり理解が無いと感じられているかもしれませんが、
上司の方もある程度わかっている事と思います。
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リストされた物で十分できますよ。



>時間やコストカットになるという説明はしたのですが、理屈ではなく感情で電子媒体を拒否している状態ですので

SOX法て、しっていますよね。

http://search.yahoo.co.jp/search?p=SOX%E6%B3%95% …

この話がでてきていいようなものですが?

この手ソフトなどを作っている所で働いていますが、上記の電子化による効率化なんて、まっかな

眉唾ものです。

簡単に言えば、電子化による文書化とは、紙フォーマットを、そのまま電子ファイルにしただけなので、業務改善をしないと、まったく手間がかかるだけで、実はコンピューター化していないんですよ。

どこが、どうしてそうなのか? そうきかれるでしょう。例えば、そのPDF化するといっている物のフォーマットを見てください。たぶんA4で縦で裏印刷なし、2Upなし、4Upなしでで、紙の物をそのま間のフォーマットで(名前とか項目名とか書き込み用のセルも)、ただ、紙ベースでやっていることを、電子にしただけなので、その紙が回ってゆくチャートがそのままで、印鑑を押して認証の仕方もそのまま、印鑑押す人数もそのまま。

それだと、ただ紙を電子化しただけなので、電子化した分だけ金と時間がかかります。

これは90年代までの電子化です。しかたないんです。なんていっても政府じだいた、そうなのだから。たとえばテレビでよくやっているハローワーク。パソコンを入れて検索する所まではいいが、いざ手続きをしようと思ったり、例えば、派遣切り難民のための手続きは、すべて紙ベース。テレビ見てました?

紙に書いて、提出して、さらに管理も紙ベース、つまり電子化したのは、検索できるところまで、これだと管理のための入力の業務が拡大するだけで、結局時間がなくなります。

昔、年金の問題で、公務員の労働組合との約束で、1日1時間だっけ、それしかコンピューターを操作させない。なんて国民を馬鹿にした提携がありましたね。しかし上記をみれば、入力だけ工数が増え、実は、90%、コンピューター化されていなかったので、入力時間だけ余分に工数が増えただけになった。

コンピューター化とは、いろんな定義があるかともいますが、ようは、

組織による運営の基本である、承認配布管理を電子化することから始まるわけです。

これはチャート図を引き、どこで、だれが、どのようにして、何のためにチェックするか、まさに

事業仕分け

してから、そのチャートをコンピューターの中だけで行うことをコンピューター化です。

そのようなソフトを、ワークフローやグループウェアーになるわけです。

それと、CRMなどのDBとリンクさせ、組織での承認などを全部一つのワークフローのソフトで承認配布をしないと、まったくもって、入力だけが増えることになります。しかも、それに対する資産運用がまた時間とお金がかかる。どうやって散在しているデーター(契約書とか伝票とか稟議書とか)を集めて、資料として提出するかなんて、昔に見たいに、人に尋ねていって、そこでパソコンから資料出してもらって自分で再構成ですか。紙ベースでやっているときと何か変わりましたか?

これらがワークフローで承認配布になっていて、グループウェアーとしてDBになっていれば、権限の委譲か偽装(だますのではなく、一時的に特権を与える事)で、自席にいて、経理、倉庫、工場、営業店、現場監督、などのデーターが取り出せるわけです。

それをしないと、効率化ははかれません。その一環として、まず入り口が、伝票の電子化ですが、いまだにそこでとまっている会社がおおく、SOX法の施行で、ようやく大手企業が全面コンピューター化に乗り出したところです。

政府の役所はいまだに、伝票の電子化だけで止まっています。ハローワークなんて、一番迷惑しているのは、仕事探している人でなくて、窓口業務に追われている人ではないでしょうか。

http://search.yahoo.co.jp/search?b=1&n=10&ei=UTF …

いかかでしょう。彼らの売り文句を、横目で見てやってください。一見の価値はありますよ。
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.pdx という拡張子がありますが、単なるXMLファイル(テキストファイル)なので、メモ帳なり秀丸なりで開けば、ああなるほどとわかると思います。

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参考URL:http://www.pxdoc.com/sample/index.htm

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Aベストアンサー

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
Xの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,2,FALSE)
Yの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,3,FALSE)
Zの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,4,FALSE)

---
結果

送り状

住所山田 三郎
氏名東京都江東区

品物かばん

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
ここで
VBE画面で標準モジュールに
Sub test01()
For i = 1 To 2 '人数分
Range("H1") = i
Range("A1:G20").PrintOut '印刷範囲は各人同じとする
Next i
End Sub
を張り付け、実行する。
山田、植田分の紙が2枚印刷されました。
これは質問者はVBAの経験も無いでしょうと、最低限にしてあります。
VBAを勉強してください。
別ブックにある名簿を対象などは複雑になるので避けています。

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

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