業務ルール・統制の不在

親会社から、今の子会社に出向しているのですが、
その無法ぶりに悩んでいます。

私はシステム関連で支援に入ったのですが、
特にIT関連の問題が特に目に付きます。

例えば、IT資産に関して方針や規則が無く、プログラムの得意な社員が
勝手にシステムを作り、それがその社員の部署の業務として稼動しています。

またその作った社員は、その後知らぬ存ぜぬ、で
「あとは情報システム部門（情シス）に管理は任せた」、と
相手に合意無く押し付ける、ということがまかり通っています。

※プログラムの設計書は今も無く、情シスに引継ぎもされてません

情シスとしては一方的な話で、大抵揉め事となります。
（部長や役員も介入しようとしません・・・）

各社員のPCには、Officeの2003や2010やら色々なバージョンがあり、それぞれに
マクロが含まれ展開されてしまっています。
日々「2010だと動かない」などのクレームも多いです。

こうした事を防ぐには、どういった点から考慮し、統制をしていくべきでしょうか？。

自分らが考えているのは、以下の点です。

・先ずは各社員が（個人が勝手に作ったシステムを含む）使用しているプログラムをリスト化
・情シスがどこまで保守をするか議論を持って線引き
・情シスを無視して勝手にシステムやプログラミングをしない、ルール作り

など・・

かなり情けない状況で、私も始めての経験ケースなのですが、

「こうしてみてはどうか」、などご意見を頂けると助かります。

No.2 ベストアンサー 回答者： AR159 回答日時： 2013/11/17 07:54

非常に危ない状況です。

内部統制やＢＣＰ、セキュリティ管理面から見ても、現状が経営に打撃を与えかねない状況であることを知らしめる必要があります。
そして一部門だけの問題でなく、経営そのものの問題として議論するよう、経営者に直接働きかける必要があります。

その際、現状の体制の弱点や問題点を明らかにし、万一障害が発生した場合どのような悪影響が予想されるか、システムに疎い経営者にも分かりやすいように具体的に提示することが効果的です。

親会社のルールを参考にしながら、社内で方向性を決めるプロジェクトチーム的なものを組成してはどうですか？

この回答へのお礼

有難うございます。

私も全く同意見です。
内部統制やセキュリティ管理面からもガバナンスが無く、
役職者も危機感が無いことで、社内全体にだらしなさを感じます。

社内に好き勝手にマクロやシステムが出来上がり、それが業務に
どれほど業務に組み込まれているのか、全く全貌が見えていません。

しかし経営や役員層については、危機感が全く無く、
勝手にやってくれ、という感じです。

親会社のルールを錦の御旗にし、長期的なスパンで
考えたほうが良さそうですね・・。

お礼日時：2013/11/17 14:26

No.3 回答者： tachin 回答日時： 2013/11/17 08:00

　元ベンダＳＥで、現在社内ＳＥをしてますが、ＳＥというより雑用です。

　うちは中小で、一族経営であるためか、一族の公私混同振りや社員は一族のご機嫌取りをせざるを得ない雰囲気があります。また、これほどまでに社員の質が悪いのか、とご質問者様のような憤りとやりきれなさを感じてます。
　
　そもそも組織がはっきりしてません事に加え、いい加減なのです。
　統制なんて、トップが意識して始めるものと、私も過去ここで質問させて頂き、回答を貰いました。
　自身でやっても、周りにしてみれば、吼えているだけです。
　
　管理職が、年の目標として、統制に関して何かして欲しいなんて言われましたが、当の管理職（上司）が、社内で金集めての賭けゴルフを開催したり（新たに入ってきた中途オヤジの意向もあり数10年ぶりに開催し、今は恒例行事）、ＯＦＦＩＣＥのバージョンもバラバラであるため、業務に支障が来たしている事をわかっているようでも買ってくれない。50代以上のＰＣの使い方が無茶苦茶。そもそも情報担当の管理職オヤジが、社員に言われるままベンダに確認相談することなく、勝手に改造しては、「元が悪いから動かない」と言う有様で、勘定が合わない事10数年という状態であり、実質先に挙げた経理の代々の部長がシステムの管理を取り纏めているという有様でもあります。
　
　あれこれ書いてしまいましたが、情報担当重役クラスでもない限り、無理です。
　まして、そういう企業では、社員も粗悪なので、無理です。ＰＣ取上げるしかありません。コンプライアンスにおいても、捉まらない限り無理です。
　また、そういう企業で、吼えていれば孤立化します。
　同時に悩みすぎて、うつっぽくなりますよ。
　
　私は、早くに辞めたい。
　是正も常々上司に言ってますが、その度に喧嘩です。一部の社員とは口聞いておらずです。
　
　組織体制の確立と外部から重役クラスを入れる、ペナルティを作成して査定に反映するといった仕組みを作らない限り無理です。

この回答へのお礼

有難うございます。

同業の方の、貴重なご意見を頂き、大変参考になります。

弊社でも統制やルールが無いことよりも、
以下の社員の質が粗悪さが要因にあると分析しています。

・自分の独断で実施しても責任を取らず、自分の都合の良い方向に考える（相手のせいにする）
・年齢相応のビジネスマナーの欠如（相談や交渉ができない、見下した態度や挑発の行動）
・問題のある言動を指導できない組織体制（役員や役職者は見て見ぬふり）

これらが要因として、ツールや資産がマトモに管理できない、という結果になってそうです。

実は私も孤立気味で、にも関わらず「情シスが悪いから何とかしろ」など一方的に
言われる日々です。各社員が勝手に改造したマクロですが（笑）。

駄目な組織は見切りを付けるのも、考えないと駄目かもしれませんね。

いかに作成する方針に威厳や権限を持たせられるか、検討してみます。

お礼日時：2013/11/17 14:48

No.1 回答者： deltalon 回答日時： 2013/11/17 04:25

　責任者がいないと無理。

　つまり親会社から権限を委託されるカタチで、任命された責任者が指示・命令をするようにしないと、下の奴は言うことをきかない。
　なので、キミの立場では難しいと思うが、とりあえず上司に相談すべし。
　親会社にまともなしくみがあるのなら、それを参考にして組み立てなおす。

この回答へのお礼

有難うございます。

概ね、ご指摘の通りだと思います。

私は役職は無いですし、あれこれ提言や啓蒙をしても
相手にされないですし、「私じゃ判断できないのであの人に聞いて」など
逃げられることも多々あります。

彼らにとっては「情シスが何も決めてないのが悪いんだ」という他責で
やりたい放題で、統制の問題の認識や、当事者感が無いのです・・。
（何より自分の業務が第一、という感覚なのでしょうか？）

出向先の部署の部署長や上級課長は、幸い味方ですので、
彼らと展開の仕方は検討したいと思います。
（親会社にも相談したほうが良さそうですね）

お礼日時：2013/11/17 14:16