後から提出する場合の、受注書と契約書の書き方と注意点を教えてください。

「受注書と契約書がまだだよ～」というお客様からの電話に驚いて、入院中の上司に聞きに行ったら「出してなかったっけ？　じゃ、出しといて」と気軽に押し付けられてしまい、頭を抱えています。

注文を受けたのは、4月の終わり。入札での受注です。お客様からの発注書はその日にいただいていました。（ここまでは上司がしました）
品物は、チラシとパンフレット。パンフレットは6月末の納品ですが、チラシはゴールデンウィーク明けの5月8日に校了しないと納期に間に合わないというのが仕様書に書いてある予定だったので、私はこちらの作業にかかりきりになっていました。ところが、お客様のご都合で、最初の校正後、原稿の一部変更や画像の差し替えなどがあり（仕様書には書いてありません。が、見積もり依頼の時に口頭で説明したと言われました）、納期は延ばしていただけましたが、予定していなかった数度の校正が加わりました。

受注書も契約書も、作業前に出すものと思いますが、後から出す場合、どう書いたらいいでしょうか？
原稿の変更に伴ってかかった費用は、請求書には書き加えるつもりでいますが、もうわかっている費用なので、受注書や契約書にも書き加えるのでしょうか？

相談できる人もいないし、ミスすれば叱責されるし、私はこういう書類を書いたことはないし、どう書けばいいのかわからなくて頭を抱えています。
書き方と注意することを、どうか、教えてください。

No.3 回答者： gouzig 回答日時： 2015/06/17 22:12

「受注書も契約書も、作業前に出すものと思いますが、後から出す場合、どう書いたらいいでしょうか？」

→まず、幾つかの手順を整理してみましょう。
契約というのは約束事です。
ですから、口頭で約束したら、それが契約です。
ですから、「作業前に出すものと思いますが」は口頭での約束のことです。
次に、「受注書も契約書も」と書かれていますが、受注書も契約書です。
その場合は、発注書と受注書のセットで一つの契約書になります。
そして、契約書の内容は口頭で約束したことを書くのです。

この回答へのお礼

「頼むよ」「ありがとうございます」で受注することが殆どですので、「書類を出して」と言われると、それだけでまごついてしまいます。
こうして、理路整然と書いていただけて、書類の役割が分かりやすくて助かります。
「受注書と契約書がまだ出ていない」と言われて、「どう書いたら」と途方に暮れていましたが、流れが見えた気がします。
ありがとうございます。

お礼日時：2015/06/22 12:14

No.2 ベストアンサー 回答者： yhr2 回答日時： 2015/06/17 20:35

＞受注書も契約書も、作業前に出すものと思いますが、後から出す場合、どう書いたらいいでしょうか？

　仕様や内容は、作業前に何らかの合意があったはずですので、その内容で書きます。日付は、本当はいけないのですが、作業着手前の「合意した（はずの）日」にします。
　従って、その合意した（であろう）内容から逸脱する内容は、原則書いてはいけません。その内容で「受注書」「契約書」をいったん取り交わした上で、「今回こういう特殊事情があり、契約金額を変更したい」といった相談をするのが筋かと思います。

　文章や書く内容は、おそらくこれまでに何度も仕事をしてきた相手だと思いますので、これまでの「受注書」「契約書」の実績をひな形に、必要な部分だけ入れ替えればよいと思います。

＞書き方と注意することを、どうか、教えてください。

　上に書いたように、変な新規創作はせずに、「これまでと同じ」「従来通り」に書くのがよいでしょう。外してはいけないポイントは、「顧客名」「件名」「数量」「納期」「金額」でしょうか。

この回答へのお礼

日付についても書いていただけて、本当に助かります。
実際に書いた日なのか、提出すべき日付にするのかは、迷うところなので。

この度のお客様は、今までも、相見積もりという場合が多く、「頼むことになったよ」「ダメだった」が電話かFAXで来るだけで、「契約」に関する書類は特に書いたことがなかったようなので、先方からいただいた「発注書」をもとに「受注書」を下書きしました。

お礼日時：2015/06/22 12:26

No.1 回答者： Faye-15 回答日時： 2015/06/17 07:59

＞受注書も契約書も、作業前に出すものと思いますが、後から出す場合、どう書いたらいいでしょうか？

どうもこうもありません。作業前に出すものと同じ書き方で大丈夫です。
ただし、
＞原稿の変更に伴ってかかった費用は、請求書には書き加えるつもりでいますが、
これは危険です。普通は見積があって発注があり、それに基づいて契約を締結します。そのため、予定していなかった変更によって費用を追加した結果見積を超えてしまっていた場合問題になる可能性があります。
口頭で了解を取ったということですが、ある意味一番危険なパターンです。受注書及び契約書を作成して押印する前に、先方に改めてその分の費用を計上する旨を説明し、了解を取ったうえで書類を作成したほうがいいでしょう。
また、可能であればメールで数字を示して確認を取るなど、後に残るようにしたほうが安全です。

＞もうわかっている費用なので、受注書や契約書にも書き加えるのでしょうか？

繰り返しになりますが、「勝手に」発注書から変更を加えるとトラブルの元です。上司が説明したはずと思わず、自分で確認を取りながら進めてください。

この回答へのお礼

お客様側の都合で変更があった場合に、その分の費用を請求書に書き加えることは当たり前だと思っていたのですが、危険なことなんですか。認識していなかったことの危険性を教えて頂けて、助かります。

何かあるたびに相手の了承を得るのは大切ですね。
しかし、それをしていたら、こちらも相手もしょっちゅう仕事が止まってしまうので、悩ましいです。

お礼日時：2015/06/22 12:05