会社の共有フォルダを綺麗に整理したいです。良いお知恵を！

会社の共有フォルダを綺麗に整理したいのですが、ルールやフォルダ名称、片付け方が思い浮かびません。一例でも良いので何か良い方法はありますでしょうか？また、そういう整理の仕方を書いた書
籍があればご紹介ください。

上記の悩みですが、会社の庶務や契約関係の仕事をしている者ですが、会社組織が変わったり、会社の共有フォルダが滅茶苦茶な状態で、一つのファイルを探すのにも苦労する状態です。
何とか良い知恵をお貸しください。

No.4 ベストアンサー 回答者： ane180 回答日時： 2017/09/14 22:53

わかります。

知らないうちに膨大になって、必要なものが探せないし
整理がしにくくなるんですよ。

書式なんかはタイトルも付けやすいし、結構分類しやすかと思いますが
業務関連、連絡情報、が乱雑になりやすいと思います。

フォルダーの中にフォルダーってあると思いますが
１層目2層目には個別ファイルは置かないようにするだけでずいぶんとスッキリ見やすいです。
１層目2層目エクセル等で目次管理の一覧があるといいですよ。
要するにインデックス代わりで、下の階層まで探さなくても大体見当がつけばいいのです。
そこに書き込まずファイルが追加されていれば
作成者に催促します。
階層は勝手に増やさないことを、最終層に明記するといいですよ。
月一ぐらいでチェックした方がいいです。

もう不要と思っても削除が躊躇してしまいがち
そこでファイルを入れる”不要かも？”フォルダーを設置すると入れやすいです。

手順書など、情報が更新されるものは2～4桁の連番を振る
それで最新が見つけやすく、古いものとも比較しやすい。

●検索するためのワードをつける
●保管期間を決め、過ぎたものは過去フォルダーへいどうさせる。
これはわかっていても、なかなか続きません。
せめてファイル名に統一したルールを設けて、見やすくしたいところです。
ファイル名のルールをフォルダー内に明記しましょう。

これだけでずいぶんと探しやすくなりますが
やはり定期的なチェックを怠ると・・・
適当な人も必ず居ますからね。

自分がやってみて有効だったことを思い出してみました
参考迄・・・長文ごめんなさい。

No.3 回答者： て2くん 回答日時： 2017/09/14 22:35

大きな分類。

部署毎に。課やプロジェクト毎に

No.2 回答者： LRうす 回答日時： 2017/09/14 22:19

大分類、中分類、小分類をまず作ったら！

大分類、部署で分ける
中分類、部署内の仕事で分ける(予算、課題、顧客関連、企画関連など)
小分類は、顧客毎、プロジェクト毎ら議事録、計画、なと)
小分類のフォルダの中は、とこを見ても同じがいい。しかも並びをわかりやすくするために、フォルダを並べたい順に、頭に数字を00.01.02とつけるといいです。
各フォルダに管理担当者を決めて、定期的にルールが守られているかちゅ尽くしてもらう。

No.1 回答者： 放浪者 回答日時： 2017/09/14 22:02

フォルダーを大分類、中分類に分けます。

大分類の中に中分類を入れます。中分類に、今あるフォルダーを入れればいいのです。もう少しあれば、小分類を作ってもいいです。
まずは紙に描いてみましょう。系統図です。大で分けた所へ、中分類を入れますから、そうすれば、仕事別に開けていけば、探すのが簡単になります。
使わないのは、中分類の過去用フォルダーを作って、入れておきます。これはメモリーなどへ転記して、削除して別に保存すればいいのです。