社内の内線電話対応 どうしてますか？

AさんからＢさんあての内線があり、Ｂさんが席にいないため自分が代わりに電話をとった場合

Aさん「〇〇さんいますか？」
自分「今席外してます」
Ａさん「あ、じゃあ大丈夫で～す」or「あ、じゃあまたかけ直しま～す」

という場合、Ａさんに「電話がありました」とメモを残しますか？

私は、念のためと思い毎回残しているんですが、
周りを見渡すと結構メモを残さずに電話を切ってそのまま、という人が多いみたいです。
(恐らく、またかけ直すんなら大丈夫だろう、大丈夫って言ってるんだから放っておこう　という
感じだと思います)
１日に結構な数の他人の電話を取るので、伝言メモを書いて遠くの席の人に置きに行くのは積み重なると意外と時間を要します。
私もできることなら電話を切ってそのまま自分の作業に戻りたいと思うのですが・・
勇気が出ません。

みなさんどうされてますか？

No.3 回答者： hanzo2000 回答日時： 2021/12/09 18:37

どちらかといえばあなたのやり方の方が正しいですが、それ以上に私は「社内ルールが確立されていない」ということの方が問題であるように思います。

電話を受けた人によってはメモがある、人によってはメモがない、という状態ですと、あなたのメモの有効性も半減します。

できれば社内でルール作りをするように進言してみてはいかがですか。

伝言がなくても必ずメモを残すでもいいし、伝言がないならメモを残さないというならそれでもいいので、ともあれ業務が統一されるべきだと思います。

No.2 回答者： ひなたまる 回答日時： 2021/12/09 18:37

Aさんから、Bさんからの折り返しをお願いされない限り、電話がありましたという報告はしていないです。

相手にも都合がありますし、折り返しを希望していないという事はAさんはこれから席を外す予定があるのかもしれないし、また入れ違いになるのも面倒ですし…。改めて掛け直した方が早いと思っているのではないでしょうか？
あくまで私のやり方ですが、「あ、じゃあ大丈夫でーす！」と言われた後すぐBさんが戻ってきた場合のみ「Aさんから内線ありましたよ」と伝えます。

No.1 回答者： adw007 回答日時： 2021/12/09 17:56

社内端末で、メッセンジャーが使えるなら、メッセンジャーで連絡。