忙しくしている上司に声をかけるとき

いつも相談に乗っていただき、ありがとうございます！
もし、同じような質問をした方がいらっしゃいましたら、すみません。
忙しくしている上司に声をかけるとき、いつも遠慮してしまい、
なかなか声をかけられないことがあります。
というのも、前に「今、お時間よろしいですか？」と声をかけたときに
「何ですか？」と少しイラっとされながら言われたことがあるからです。
上司がパソコン入力を終わった頃や休憩でコーヒーを飲んだ後に、
タイミングを見計らって声を掛けますが、
上司が本当に忙しくて声もかけられない状態の場合、
どのようにして声をかけたら良いのでしょうか？
ぜひ皆さんの力をお貸しください。何卒よろしくお願いいたしますm(__)m

No.2 ベストアンサー 回答者： 静物 回答日時： 2022/01/10 05:25

多忙な人や、せっかちな性格の人と少し話したいときは、

「〇〇さん、いま私と3分ほど話せますか？Ａ企画の田中様の件です」

「部長、30分後に5分か10分ほどお時間いただけませんか？頼まれてた資料の最終チェックをお願いしたくて。それともメールにデータ添付する方がいいですか？」

例えばそのように声をかけます。

・何の用件でどのくらいの時間相手を拘束したいのかを最初にハッキリ告げる

・緊急性がそこまで高くない場合は、相手の体が空くのがいつ頃になりそうかを大体予測して「今から1時間後に」「10分後に」「午後イチで」「会議の後で」など、何かの後すぐに自分が割り込みたい、という形で呼び掛ける。

上のことを特に気配りしてみてください。

・その人以外の人に伝えておけば済む用件は他の人に伝える
・対面でなくても構わない用件の場合は、書置き、メール、電話等の手段から検討する
・前々から分かっている用件の場合は、早めにアポイントを取る
・複雑な内容、新規の案件、人間関係の相談、相手が長考しそうな案件など、明らかに時間がかかりそうなことは、あらましや関係資料を予め文面(データ)で相手に渡す。そのあとで改めて面談の日程を調整する

そもそも論としては上のことも大事です。

＞上司がパソコン入力を終わった頃や休憩でコーヒーを飲んだ後に、
＞タイミングを見計らって声を掛けますが、

相手の何かの作業が完全に完了するまでしっかり待つよりは、相手の作業が終わりかけのタイミングぐらいで「それもうすぐ終わりますか？それ終わった後で私と5分話せそうならお願いします」と、相手の作業の終わりに多少かぶせて尋ねる方が、いいこともありますよ。

完全に一つの作業が終わるのを見届けようとすると、多忙な人はそれが終わった途端、次の仕事にサッサと取り掛かるだけかもわからないからです。そうすると、ずーっと機を逃すでしょう。

コーヒーを飲んでいる時も同じです。飲み終わったら、ではなく、飲み始めたら声をかけましょう。今いいですか、ではなく、休憩が済んだら、とか、それ飲み終わったらでいいんですがあとで5分だけお時間…、という風に申し出ます。5分で済むんだったら今でもいいよ、とか相手が言ってくれたら相手にお礼を言ってそうしてもらえばいいし、そうは言わないなら、待てばいいだけです。

特に前日の仕事終わり、当日の朝イチで顔を合わせた段階で、自分が相手に話したい内容が確定している場合は、挨拶するついでに前振りしてアポを取りましょう。

「今月中に話したい」みたいに、ある程度は期間に余裕がある案件の場合は、相手が自分のスケジュール帳やスマホを手にしていたり、職場のスケジュールボードやカレンダーを確認しているようなタイミングで「課長、相変わらずお忙しいみたいですね。今月の予定はもうギュウギュウですか？」などと声をかけながら、自分のアポもどこかに入れてほしいという話につなげると、スムーズです。

多忙な人と日々頻繁にやり取りする業務であれば、今はやはりラインやメール、電話をメインにする方が合理的ですが、職場や相手によってはそういう方法を取れないことがあるので、そういう時は上のようなことを意識してみてください。

この回答へのお礼

回答していただき、ありがとうございます！
参考にさせていただきます。

お礼日時：2022/01/10 11:14

No.1 回答者： sunsowl 回答日時： 2022/01/08 15:32

>「何ですか？」と少しイラっとされながら言われた

この手のことでいちいち落ち込んでいたら仕事にならないので、割り切りましょう
質問者には落ち度はないので上司も怒る筋合いないですし、部下から話しかけられるタイミングを、物理的にコントロールすることなんて不可能です
ただ、上司は部下と話をするためにいるわけではないし、上司も神ではなく人間なので、忙しい時に話しかけられたら少しイラッとするのは心情的にも理解はできますよね

>上司が本当に忙しくて声もかけられない状態の場合、
どのようにして声をかけたら良いのでしょうか？

一刻を争う場合は、上司の状況に関係なく突っ込んでください
多少の余裕がある場合は、「今お忙しいようですので、後でお手隙の際に何分ほどお話しする時間をいただけますでしょうか」とでもメールすればいいんじゃないですかね
昔メールがなかった頃は、ポストイットなどにメモして上司の机に置いたりしてました

この回答へのお礼

回答していただき、ありがとうございます！
参考にさせていただきます。

お礼日時：2022/01/08 15:35