差額請求をお願いするお手紙の書き方を教えてください

習い事の教室を行っております。
お月謝は口座振替なのですが、システムエラーがあったことに気付いておらず、お月謝が正しい金額で振り替えられておりませんでした。

一部の方から差額を頂かなければならないので、そのお願いのお手紙を出さなければなりません。

システムエラーに気付いていなかったことへのお詫びと差額を請求することへのお願いを兼ねたお手紙の書き方を教えて頂けましたら幸いです。

どうかよろしくお願いいたします。

質問者からの補足コメント

• マニュアルの改善を業者に求めたとか、一時保存しても誤認しないようにシステムの再構築をしてくれと業者にお願いしたとか、そんな話まで生徒さんに聞かせる必要があるのでしょうか…
  
  もちろんお願いはしましたが、それは私と業者とのやり取りのことで、生徒さんには関係のない話かと思います。
  
  私が生徒さんに説明すべきことはシステムが誤認したことに私が気付かず、間違った金額を請求してしまったことへのお詫びと、差額を頂くためのお願いかと思うのですが…

  No.3の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2023/04/25 14:56

No.3 回答者： rexfan 回答日時： 2023/04/25 14:45

No2です。

マニュアルに「誤認することがある」なんて表記するのは
業者の責任逃れと言って良いでしょう。
誤認しないための手順こそが本当のマニュアルですけどね。

それはさておき、質問者さんのデータ管理ミスということであれば、
システムエラーとかシステム誤認識という漠然とした
言い方をしてはいけません。
①質問者さんの「振替依頼手順のミス」で誤振替が起きたこと、
この月だけなのか、他の月にもあるのかを明確に。
②差額の支払いのお願い
③最後に、代行業者からのマニュアルが不十分なのであれば
今後どう気を付けるのかを、付記
が必要です。

この回答へのお礼

私はデータの管理ミスなどしておりません。
一時保存すると誤認することがあるというは知らずに、今までずっと３つのデータを使い回してきました。

何故今回こんなことが起きたのと聞いたら、一時保存に他のデータも入っていると誤認することがある、と言われ、今後誤認しないようにするためには一時データを保存することは辞めてくれ、でした。

私が出来ることは一時保存せず、その都度新しいデータを作ることです。
それが再発防止です。

こんなことを生徒さんに説明する必要があるとは思えないですが…

お礼日時：2023/04/25 14:51

No.2 回答者： rexfan 回答日時： 2023/04/25 14:09

まずは、生徒さんへの説明が必要なので、と伝えて

代行業者から質問者さん宛て、
エラーの経緯と振替の正誤添えた謝罪と再発防止の
書類を貰う必要があります。
その書類を添付したうえで、代行業者の手違いにより
口座振替額に誤りが発生した為
差額の支払いをお願いするという文書を作成します。
支払いは、例えば次回の時に現金持参とか。

この回答へのお礼

データが一時保存に残っていると誤認することがある、とマニュアルには書いてある、と言われましたので、それを知らなかった私の責任です。

代行業者の手違いというわけではなく、WordやExcelのように上書き保存されることはないということ、名前を変えても一時保存のデータがいくつかあると誤認する、というシステムであるということを、私が知らなかったので、お詫びしなければならないと思っています。

生徒さんには細かなシステムの誤認識の説明まではする必要はないと思いますが、システム上の誤認があったことには間違いないのでそこを詫び、差額が生じた方にはお持ちいただくお願いをしたいと思っています。

お礼日時：2023/04/25 14:21

No.1 回答者： bernieUncle 回答日時： 2023/04/25 13:47

それは銀行に提示されたシステムエラーですか？

アプリのシステムエラーですか？

通帳書き込みして銀行口座を確認した行った方が良いと思いますが。。。

この回答へのお礼

代行業者のシステムエラーです。
データを一時保存すると金額を誤認することがあるそうで、金額を確定させるためには一時保存のデータは全て消さないといけないシステムになっているのだそうです。

月によって金額が違うことがあるので、いくつかデータを作って一時保存しておりました。
例えば４月は１のデータの金額、７月は２のデータと使い分けていて、今までそれで出来ていたので気にしていなかったのですが、４月５日に確定させたはずのデータ１の金額が、保存してあったどのデータにも該当しなかったので、驚いて代行業者に電話をしたら、一時保存データの所為でご認識することがあると言われました。

銀行は何の関係もありません。

お礼日時：2023/04/25 13:55