先月退職した会社へ，書類記入のお願いする為の挨拶文？

こんにちわ。
タイトル通りなんですが，主人が先月退職した会社へ書類記入（子供の児童手当について必要になりました）のお願いをしたいのですが・・・私は常識がないので，どのような文書でお願いしたら良いか全くわかりません！（拝啓，敬具？の使い方からわかりません）

まず，送る前に電話でご連絡するのが常識なんでしょうか？
電話をするにしても，書類を送付する以上，送付状？何らかの文書が必要かと思います。どのように書いたらいいか教えて下さい。

条件？
1.書類は，市役所からの書類で，6月1日現在の厚生年金加入の証明をしてもらいたいのです。
2.8月中に市役所に提出しないといけないので，できるだけ早い返送をお願いしたいです。

何を書けばいいのかさえ分からないので，条件？はひとまずこれくらいなんですが，文書を書くのに必要な事項？があれば補足いたします。

送付前に電話をいれるべきかどうかも教えて下さい。

今日中に速達で送りたいと思っておりますので，宜しくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： noname#13997 回答日時： 2005/08/22 12:00

こんにちは。

私も昨年退職した会社に書類を頼む事があったのですが
事前に連絡してから郵送しました。またすごく急ぎの用事の
時は会社に出向いて書いて貰いました。

「○月に退職した○○ですが、そのせつは
お世話になりました、ところでお願いしたいことがあり
電話したのですが○○の書類を証明して欲しいと
言われたので、これから速達で郵送しますので、
証明して再度返送していただきたいのですが
宜しいでしょうか、またお手数掛けますが今月中に提出しなければ
ならないので今月中に記入して返送していただきたいので
お願いします」

と言う感じは如何でしょう。
そして文章には

「○○会社　○○課御中（電話した時に名前を聞いておけば、
その人に送ったほうが確実なので聞けたならその人の名前を
書いたほうが良いかも）

先日電話で連絡をした○○○○と申します。
お電話でもお話したのですが○○の書類に○○を証明して
いただきたいのです。
お手数では御座いますが８月中に提出しなくてはならない為
早めにご返送していただけたらと思います。どうか宜しくお願いします。
○○○○より」

簡単ですがこんな感じはどうですか？

この回答へのお礼

電話での話し方まで教えて頂きまして，ありがとうございます☆

早速，今から電話・速達してしまいたいと思います！！！

本当に助かりました！

お礼日時：2005/08/22 12:05

No.1 回答者： tsurumiki 回答日時： 2005/08/22 10:29

担当部署が分かるのであれば（大抵は総務か給与か人事だと思いますが）、そちらに電話を掛けて退職者である旨と書類に証明をお願いしたいと言う事を伝えて、郵送すれば特に挨拶文も必要ないですよ。

メモ書き程度に「宜しくお願い致します」位書いておけば充分です。
向こうはそれが職務なのですから遠慮する事はありません。
取り敢えずまずお電話を。

この回答へのお礼

早速のアドバイス　ありがとうございます！！！
電話とメモ程度でよかったのですか・・・市役所からの書類が先週届き,どんな文章で出せばよいのかずっと調べたりしましたがいい例文が見付らず，早く記入していただきたいのですが送付することができませんでした。
退職したとはいえ，失礼のないようにしたかったので（見栄もあるのかな？）・・・悩んだあげく時間もないので質問しました☆

ありがとうございました。

お礼日時：2005/08/22 10:36