効率的な作業方法

下記のフローで仕事があるとします。

もっとも効率的な仕事方法を教えてください。

(1)店舗等から経理へあがってくる納品書の集計

　※店舗と仕入先は複数あり集計単位は店舗別仕入先別で行なう。
　※集計の際に勘定科目に分ける。
　※店舗の中には他の店舗に比べて取引先の多いものがある。

(2)仕入先から請求書が届く
　※１店舗ごとの請求書
　※複数の店舗分の請求書
　※仕入先によっては多くの店舗と取引のあるものがある。

(3)集計した納品書と請求書の照合を行なう。
　
この照合作業を行なう前に集計した納品書と請求書の並び替えが必要ですが最も効率的な方法はありますでしょうか。
※数ヶ月後に監査等で店舗別で両者を探すことも考慮しなければならない。


私が考えた方法は、

請求書は到着と同時に

多くの店舗と取引のある仕入先は別に束ねておく。
その他の仕入先はアカサタナ順に並び替えておく。
それらを１つのボックスに入れて備える。

集計した納品書は

店舗名のアカサタナ順で束ねておく
複数の店舗と取引のある仕入先の分は別に抜き取って束ねておく。

こうすれば両者ともアカサタナ順になっているので１つ１つ探さずにすむ。

ただ集計した納品書をアカサタナ順にすると店舗ごとにファイリグするのに時間を後日要する。

その他
※照合されないで担当部門に調査依頼をする場合別途管理が必要。
※集計が完了していない店舗は納品書と請求書ともに別途保管が必要。

上記の条件で、最も効率よく正確な作業をアドバイスお願いできますでしょうか。


また、これらは手作業で行なっているため非常に時間もかかります。
そこで例えばエクセルやアクセス等を利用してもっと効率よくする方法はありますでしょうか。
データの場合なら例えば並び替えに要する時間減少や手作業の減少を期待しています。

お手数ですが宜しくお願いします。
　

No.1 ベストアンサー 回答者： tsukasa-ms 回答日時： 2007/07/06 17:05

仕入帳の記帳を経理で行っている前提で考えてみました。

１．納品書と請求書には、個別取引毎の共通番号を記載してもらう。
　貴社の注文番号を記載してもらえればベストですね。
２．仕入帳に、照合実施マークの記入欄を設ける。
３．証憑は、全て共通番号の順に保管する。
但し、照合前と照合後は分別保管する。
と、ここまでは基本以前の問題。

次に、仕入帳をエクセルで作成します。
貴社の商売の大きさによって、１月毎のブックとするか、１年毎のブックとするかを決めましょう。
店舗別も、仕入先別も関係なく、ベタのデータシートをベースにします。
look up 関数や、オートフィルターを組み合わせると、照合作業は簡略化できそうですね。
店舗別とか、月別の仕入帳も、同様に関数や、オートフィルターを活用して、簡単に作成できそうですよ。

以上、一読しただけなので、正確に回答できていないかもしれません。
いずれにしても、証憑の保管方法は、後々取り出しやすい方法にしておくことを最優先として、
次には、照合前と照合後の分別保管を考えましょう。
照合作業そのものは、エクセルの台帳に証拠が残るようにしておけば良いでしょう。