プロが教えるわが家の防犯対策術!

今年の5月に中途入社した事務員です。

私の職場は大きな商品(長いものは4m近くあります)を輸入して、の2ヶ所の倉庫を借りて在庫しています。

2ヶ所の倉庫ににおいてある商品の合計は200種類あります。

その在庫を大変な事に帳簿一つで管理しています。

帳簿での在庫の管理は代々一番下の者がやる事になっています。

私も3ヶ月先に入社した先輩が7月いっぱいで辞めると言う事で8月から帳簿を引き継いだのですが…

正直帳簿と実在庫が合わない物がチラチラあります。

あまり出ない商品は合っていると思いますが…

そのせいで営業さん達から責められます。

倉庫に聞けば一つや二つなら実在庫を調べてくれますが、棚卸をして全ての実在庫を調べてもらう

いうのは「倉庫に迷惑がかかるから」との上司の考えなので、した事が無いそうです。

それではうちの会社が倉庫に出向いて棚卸してくるのは?と上司に言ってみたのですが

「うちの会社(支店ですが)は人数がギリギリだからそんな暇は無い」で切り捨てられました。

上司いわく「ちゃんと帳簿を正しくつけていれば帳簿在庫と実在庫が合わないなんて事は無い」と無茶な事をいいます。



私が退職した先輩から帳簿を引き継いで早速トラブルが発生しました。

帳簿上では50ケース残っている商品がありました。

早朝私より先に出社した営業さんが帳簿に50ケース残っているのをみて

すぐに50ケース全部お客さんから注文を取って、倉庫に手配書をFAX流しました。

営業さんは朝の10時に倉庫に手配のFAXを流したのですが、倉庫も連絡が遅く

午後になってから倉庫の人から「○○が50ケースという手配書が流れてきましたが、

今在庫は20ケースしかないです」と連絡が来て、営業の人は真っ青になり、私に「どうしてくれるんだよ!!

帳簿に50ケース残ってたからそれを信じてお客さんから50ケースの注文を取ったのに、

今頃になって20ケースしかないなんて言えないじゃん!!」とすごく怒られました。

最終的には私の方から在庫の管理を怠っていたということで、お客さんに謝りすごくなじられて辛かったです。

この手の事が更に3回位あって、もう精神的に耐えられなくなってきています。

こんな状況だったらもう退職したほうが良いのでしょうか?

私の会社は私を含めた皆がコンピュータに関してうとく、発注書も何もかも手で書いているので

在庫管理も帳簿一つなのです…。

A 回答 (13件中1~10件)

>上司いわく「ちゃんと帳簿を正しくつけていれば帳簿在庫と実在庫が合>わないなんて事は無い」と無茶な事をいいます。



残念ですが、現場から乖離した上司がいては不可能です(@_@;)
精神的に長く我慢しているとストレス性の病気になります。
辞めるのが一番か?
それとも考え方を変えて
「お説教、頭を下げれば通り越す」・・・の心境になるか?
発症する前の決断が必要。
頑張らないでください。
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在庫の帳尻というのはなかなか合わないものです。

これを一致させるのには在庫管理の基礎というかルールをつくり関係者に徹底させる必要があります。
まずは棚卸を定期的にやること。(業種にもよるでしょうが半年に1回は決算の関係で普通の企業はやるでしょうが--もっと頻繁にやる必要あるかもしれません、今あっていないならすぐにも棚卸すべきです)
そして棚卸は倉庫係りに任せるのでなく、あなたやその周りの方のような直接在庫品に常時タッチしていない責任ある部門の人が行うべきです。倉庫係りの協力は必要でしょうが。
あとは、営業の人が勝手に倉庫に出向いて持ち出したするケースはないですか---正式の出庫指示書によらない出庫は絶対認めないというルールは守られていますか?(たとえ社長が取りに来てもです---この辺がミスの原因となることが多々ありえます)
後は、コンピュータ化はないのですか? 在庫品種数、入手出庫頻度もあるでしょうが---
いずれにしてもルール化をしっかりしそれを遵守する形にもって行くことです。事務ミスはもちろん困りますが、原因はそれだけでないのでは?
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倉庫に聞けば一つや二つなら実在庫を調べてくれますが、棚卸をして全ての実在庫を調べてもらういうのは「倉庫に迷惑がかかるから」との上司の考えなので、した事が無いそうです。



↑実在庫の棚卸をしていないと言うのは、信じられません。本来最低でも年1回会社によっては年2回するのが普通です。面倒だからしない会社も多くありますが、その場合在庫が合わなくとも、だれも文句を言わず、さっさと対応します。帳簿から注文をとるようなことはしません。

わざわざ、新人の責任にして、それでも在庫合わせをしない事の、答えは一つしかありません。「横流し」です。相当数のものが無くなっているでしょう。実際知り合いの会社で同じ事がありました。社員のほとんどが横流しをして、坊ちゃん社長はそれを知らず、ついには倒産してしまいました。

貴方の責任にされてはたまったものではありません。はっきりと言うべき事は言ってからやめましょう。
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毎日、時間を決めて、やることです。

全ての出荷が終わった後、時間もかけてきっちりやるのです。それで解決すると思いますが。。

 商品棚はきちんと整理されていますか?
現場と事務員は別なのでしょうか。
 営業マンが勝手に持ち出ししてませんか?

ルールづくりも必要です。
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今の時点で帳簿と在庫が合っていないことは確実ですから、とにかく実地棚卸を一度きっちりやって、帳簿とモノを同期させることです。

すべてはそこからのスタートで、それ以外にありません。

在庫が合わなくなる原因は、単なる間違い、入出庫を帳簿につけない、から、意図的に横流し・横領までいろいろ考えられます。

上司の人が実地棚卸を渋るのは、もしかするとかなりのモノが行方不明になっていて、責任を取らされるのをおそれている、というのも考えられます。自分を守るためには、少なくとも、あなたが引き継いだ時点ですでに合っていなかったということを明確にしておく必要があるでしょう。
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不思議に思ったのは実地棚卸せずに


どうやって在庫を確定し決算しているんだろう、
という事ですね。
業種が違えばやり方もかなり違うでしょうが、
決算はどこも似たようなものだろうと思っていました。
理論上の推定金額で計算されてるんでしょうか?
このままでは挙句の果てに質問者様が詰め腹を切らされるんじゃないかと、
なんかすごく怖いんですが。
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> ちゃんと帳簿を正しくつけていれば帳簿在庫と実在庫が合わないなんて事は無い


確かにその通りなのですが、人が手で行う事ですから、ミスがあって当然ですよね。(^-^;

という事で、
今後もこういった事は必ず起こるでしょうから、
在庫を管理するためのソリューションを、上司の方に提案されては如何でしょうか?
ミスが減る(インパクトの要因となるものが減る)、人件費が浮く等の充分なメリットがあると思います。

というか、その規模で使われていないってのも珍しいかも?(^-^;
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この程度のことで辞めていたら転職だらけの人生になってしまうと思いますよ。



まずは、今まで起きた全てのトラブルを
・トラブルの内容
・考えられる原因
としてまとめ、
・数日、棚卸しをして在庫を全て再確認することが今後のトラブルを無くすための絶対条件
・定期的な棚卸しの実施
を上司に強くお願いするしかないと思います。

>「うちの会社(支店ですが)は人数がギリギリだからそんな暇は無い」で切り捨てられました。

「在庫確認を実施しない限り、トラブルは起き続けます」、と訴えるしかないです。


在庫管理をコンピュータでやるか、帳簿でやるかはこの際、関係ないと思います。
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あなたの責任というよりは、前任の方の責任のような気がしますし、営業の方も自分のミスをあなたに押し付けてきて、怒りのやり場がなく、あなたを怒鳴りつけているというような気がしますね。



他にもっとよい仕事があるのなら、辞めてしまってもいいかなぁと思います。
いいことなさそうですものね。

そもそも、現段階で帳簿と在庫があっていないのですから、今机の上だけで帳簿をつけてもし方がありませんよね。
時間がかかっても、一度帳簿と倉庫の現物を付き合わせて見る必要があります。
それを提案しても却下されて、怒るだけなんでしょ?
どうしようもないですよ。

もう一度、その旨を伝えて、自分のミスではないことと、それをしない限りは今後も同様の失敗は続き、会社の信用にも傷がつくと話してみてはどうでしょう。
その上で、辞めるかどうか判断します。私でしたら。

くじけず、頑張って下さいね。
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棚卸しや在庫の確認をしない会社に問題があります。


在庫確認の上で受注や発注を行うのが普通でしょう。
それを帳簿の上だけでするのは危険がともないます。
(帳簿上では、お金があるのに実際は違う?)・・・銀行だったら、倒産でしょう。
給料明細と実際の給料振込み額が違う。(これが当たり前と思っている人達が多い会社なんでしょう。)

会社経営にうとい放漫経営の会社なんでしょう。

貴方は、開き直るしかないでしょう。(貴方の責任ではない、会社の体質なので、それを貴方が改めようとする必要はない。)
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