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自分だけが担当している仕事でミスを発見してしまいました。
完全に私の管理不足というか自業自得で、ミスも早く報告すべきだとはわかっているのですが、どう話すべきかわからないで止まっています。

私は工事部門で注文書の発行を担当しています。
今回発見したミスは、12月に送らなければいけなかった注文書を送付したと思い込み、実際は送っていなかった事です。気づいたのは今週の頭です。

注文書は物件担当者から10件20件ほどまとめて手渡しされ、毎週月曜日に送付する事と決まっています。この注文書類は実際の工事作業に影響するものではなく、取引の確証として履歴を残す為のものですが、あくまで受注日を基準に発行されるものであり、何週間か貯めておいて発送するような事はダメだなと自分でもわかっていました。

が、私はやってしまいました。2週間分貯め込んでしまった注文書を、金曜日に「週明けに送ろう」と机の脇において帰ったのですが、次の月曜日になってもそのまま忘れてしまいました。

金曜日、送付準備が整う前に台帳に送付日を記載し、注文書のコピーをクリアファイルに入れているのですが、実はそのコピーと一緒に原本も挟んで放置してしまっていたんです。気づきませんでした。本来はそのコピーをクリアファイルではなく、案件別のファイルに仕分けして綴じなくてはいけないのですが、これもずっと貯めていました。(クリアファイルに詰め込み送付日毎にクリップで止めて、付箋で「○月×日 送付」と書いただけの処理をしてました・・)
後日「台帳に送付日の記載もある、控えもある=送付している」と安心しきっていました。原本はすぐそこにあったのに・・
未送付かもしれないと確信したのは、2月になって、控えコピーと台帳との整合をしていた際に、宅急便の送付履歴を探してもその日付分だけ、どこにも記録がなかった事です。もしかしたら・・とクリアファイルを確認したことがきっかけでした。

すべては日頃の処理の仕方が悪かった事が原因です。来週でいいやと甘く思っていたことも原因です。その都度、その都度処理をしていたら、こんなミスはありえませんでした。

言い訳ですが、確認と処理が追いつかず、他の仕事もあってなかなか注文書発送に裂ける時間がありませんでした。
でもメモもしないで別の仕事に手を出したり、息抜きして忘れてしまったり、管理自体が甘かったと思います。

そういうもろもろの状況を、まわりはうすうす気づいていると思いますが、このミスをきっかけにおそらくいろんな事が露呈するかと思います。注文書を毎週送るどころかちょこちょこ貯め込んでいたことや、控えのファイリングを怠っていたこと、そして今回のミスで普段のチェック自体をサボっていたこと、考えただけでもう・・
普段からちょっとした確認ミスや本当に下らないような事で注意されたりしているので、今回の事は本当に言い出しにくいです。

調子いい事言うようですが、年明けからはそういう状況に反省して、頑張って追いつくように毎週処理をしていたのですが、その矢先にこんなミスが出てくるとは思いませんでした。

長くなりましたが、「じゃあこの後どう対策をとるべきか」のところで詰まっています。
すでに入金済みの案件もあり、「なぜ遡って送ってきたのだろう?」と先方が不審に思う事もあるかもしれません。

そしてこの期に及んでなのですが、、報告をしてすべて話して判断を委ねるべきか、まわりへ報告をせずに送付してしまうか、まだそんなことを考えています。
私はどうすればいいですか。解決策があれば教えて下さい。よろしく願いします。

gooドクター

A 回答 (4件)

>>言い訳ですが



質問文の8割以上が「言い訳」の部類かと思います。

・忙しかった。
・週明けやろうと思ってた。
・こうしておいたんだけど、気が付かなかった。

>>私はどうすればいいですか。解決策があれば教えて下さい。

コレにアドバイスするだけ。なら、冒頭の数行で話が終わるんですよ。
それ以外は、そのミスに対する言い訳をズラズラ書いているだけに過ぎません。
(まぁ、その内容から、今後の対策とかは出せますが。


「12月に送らなければいけなかった注文書を送付したと思い込み、実際は送っていなかった事です。」

コレが問題なだけなんですよね?

「すみません。12月に送らなければならなかった注文書を送ったと思い込み、送っていませんでした。」

それだけのことですよね?(まぁ、簡単に言いますが。


どうすればいいか。

影響が出るところに謝る。しかないでしょ?(という事になるかとは思いますが)
まぁ、それを判断するのが「上司」であり、部下がミスったことをどうすべきか、どうしていくべきかを考えたり、指導したりのために、「上下関係」を持たせて、金を余分に払ってるわけで。

「自分だけが担当している仕事」と言っても、「誰かから任されている」んですよね?その仕事。
なら、それが上司かと思いますし、報告は入れるべきでしょ。


>>まわりへ報告をせずに送付してしまうか

で、そうしたらとりあえず鎮火できるかな。。。で、実際治まって「よし」とするのかもしれませんが。。。

多分、同じ事を繰り返して、二度と報告する機会が作れないと思いますよ?
(立場とか、自分の心とかいろいろとありますし。

また、同じようにごまかしごまかし処理して、周りに不信感抱かれて(?)何とか回避する。のを、またやらなくてはならなくなる。と。


>>「じゃあこの後どう対策をとるべきか」

文脈から察するに、「報告を回避するために、どう対策を(どう動くか)考えている最中」と思います。
まぁ、怒られるのイヤですからね。。。


ただ、上でもいった通り、二度と謝れなくなりますよね。

本来、「どう対策をとるべきか」というのは、「このようなことが起こらないように、どう対策を取るか」だと思うんですが、
現状、逃げたい気持ちが強く、「どう回避対策を取るべきか」になってますよね。。。


怖いかもしんないですけど、「報告」して、「どう対策を取るか」ってのを、「再度同じことが起こらないための対策」を考える。
事の方が、今の気持ちをすっきりさせる&今後二度と同じことが起こらない。ことのタメになると思いますよ。

「再度同じことが起こらないための対策」は比較的簡単ですよね。
質問文で書いてる、おいらが「言い訳ですよね。」って指摘した内容を全部まとめなおして、「コレをしないようにする」
事をすればいいわけですし。
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この回答へのお礼

かなり的を得たご回答でしたので、ベストアンサー差し上げます。
確かにほとんど言い訳・・上司に報告したのは、まさしく「それだけ」の事だけでした。あとは改善策として自分でどうにか工夫していきます。

逃げ道がないか必死になってて、情けないですね。仕事に真摯になれるようにがんばりたいです。
ありがとうございました。

お礼日時:2012/02/10 14:16

ミスは小さいうちに自分から、「報告連絡相談」じゃないですか?


周りからミスが発覚して、上司に告げ口されるより、よっぽどましですよ。
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この回答へのお礼

本当にすぐに報告するべきですね。報告しようか迷ってる間にも、いろいろと事が進んでしまうし、自分の気持ち的にもそわそわしてヘンになりそうでした。
こういう事はもうないようにしたいです。ありがとうございました。

お礼日時:2012/02/10 14:14

まず、上司に報告。

黙っていたとしても、いずれわかることです。そして、後になればなるほど、やっかいなことになります。報告し、上司と今後の処理について相談してください。また、客先への連絡もする必要がありますね。何の連絡も無く、客先にそんなものを送ればそりゃ、不審に思われるでしょうが、まず連絡し、その上で送れば良いでしょう。もちろん、そんなミスをしてしまったことを謝る必要もあるでしょうね。
こういったことは、言い出しにくいからと言って、後に回せば回すほど、事態はこじれていくものです。そして、最後は、あなた一人だけの責任では済まなくなります。
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この回答へのお礼

確かに日に日に言いづらい気持ちになり、「なぜ昨日言わなかったんだ」と自己嫌悪になっていました。
後でバレるほうが怖いですね。。

でも気づいてから貯めていた事は気づかれたくなくて、昨日気づいたフリをして、報告しました。。大事には至りませんでしたが、かなり反省しました。
ご意見ありがとうございました。

お礼日時:2012/02/10 14:12

詳しい事情は分かりませんが、会社として一番良い方法を取れば良いのでは?もし、お客さんに迷惑が掛かるような状況なら、勿論その方が優先ですけど。


自分で判断出来ない状況のようですし、上司に相談する方が間違いないとは思います。その時に、丸投げするのではなく、自分でも幾つか案を考えておきどうするのが良いかの指示を仰ぐ方が評価的にはまだ良いでしょうか。

誰にでもミスはあるのですから、自分の中だけであまり考え過ぎずに周りと共有しましょう。自分だけでは気付かない解決法や周りへの影響なんかもあるかもしれませんので。
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この回答へのお礼

報告を怠ってあとで事が大きくなる方がまずいとよくわかったので、とりあえず報告をしました。大事には至りませんでしたが、二度とこの気持ちは味わいたくないです・・

>周りと共有しましょう
私は貯め込んでしまうほうなので、ある程度まわりの人を巻き込むつもりで仕事をしないとダメですね。。
ご意見、ありがとうございました。

お礼日時:2012/02/10 14:10

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