議決権行使書、委任状、アンケートの違いについて

Question

前質問でまだわからないことがあり、投稿させていただきました。

マンション理事会で
理事3人が反対、理事長1人が賛成の案件で本来否決なのですが
防犯の問題だから全員の意見を聞くべきとの理事長の発言で
うまく抵抗できず、意見聴取することがほぼ決まっております。
議題にした場合、おそらく白紙委任状分が全部理事長票になってしまいます。
（まだ完全な議題扱いにはなっていない状況。抵抗中）

ひとつ前に質問を挙げた際
回答者の方々から、アンケートにしては？とのご意見を頂きました。

その回答者様の書き込みを引用させて頂きます
「アンケートは規約の書面決議の規定により決議に代えることはできません」
「アンケートは理事会が議案を作る準備作業の一環で、
理事会での意見を列記してその反応を伺う、議案作成の瀬踏み」

以上のことから、アンケートとは
総会前に
いろんな例を列挙したアンケートを
（議題ではないから）白紙委任状も議決権行使書の同封無しで
全権利者に送り、返送されたアンケート結果をふまえ、
総会の議題にするかを、改めて理事会で決めるということでしょうか?

またアンケートの返送がなかった場合はどうなるのでしょう。
棄権とみなす、もしくは「必要なしの取り扱いにする」と明記などして
回収アンケート結果のみで議題にするかを、話し合えるということでしょうか。

マンション管理での、アンケートの決まりごとについて、お時間ありましたらご教授願います。

merciusako · Accepted Answer

まず、用語の問題で「議題」という言い方ですが、「議題」というと、何かテーマがあってそれについて話し合うことで、結果は問いません。
賛成か反対か決める必要はないのです。

総会の場合は、何かを決める場ですから、「議題」ではなく「議案」になります。
理事会の場合であれば、扱う問題によっては話し合って持ち越しもあるでしょうし、決めなければならないこともあるでしょうから、必ずしも理事会の議案とはならない場合もあるのですが。

議題と議案の違いを理解してください。

アンケートは、何かの問題について、区分所有者全員の考え方を広く知ることです。
アンケートに答える側は、全くの任意ですし、答えたからといって、その結果に何の拘束力も持ちません。
また、集計結果に何の決定力もありません。

例えば、「防犯カメラを設置したいと思うがどうですか」というアンケートに対して、100名の区分所有者の内、回答が40名で、その中の35名が賛成だとします。

この場合、アンケート結果をどのように見るかです。
35名しか賛成がいないと見るか、未回答の60名の内相当数は賛成と見るか、あるいは60名が未回答ということは、区分所有者としては切実な問題ではないと見るか、解釈は様々なのです。
未回答を棄権として除外する必要もないのです。

また、「防犯カメラを設置したいと思うがどうですか」という質問の他に、「設置費用は200万円かかりますがいかがですか」という質問を追加した場合はどうでしょうか。
「とても切実な問題だから、とにかく設置して欲しい」と思う人と、それほど設置費用が高いのならば設置はせず、他の方法はないのか、と考える人もいると思います。
こうなると、どのように見るかは更に複雑になってしまいます。

つまり、アンケートの設問の仕方で、どのような結果も引き出せる可能性があるということですね。
極端な言い方をすれば、理事長がアンケートの質問を作成して配布するのであれば、理事長の考えに誘導しやすいような質問が作れるということです。
アンケートを実施することは決まっているようですから、質問の作成には注意が必要です。

＞アンケートとは総会前にいろんな例を列挙したアンケートを（議題｟議案｠ではないから）白紙委任状も議決権行使書の同封無しで
全権利者に送り、返送されたアンケート結果をふまえ、総会の議題（議案）にするかを、改めて理事会で決めるということでしょうか?

アンケートそのものは、総会の議案に直結するものではありません。
例えば、「管理費や修繕積立金を値上げしてでも高級感のあるマンションにしたいのか、できるだけ値上げは押さえてギリギリの最低限の管理でよいのか」というような、マンション管理の方向性を問う質問でも良いわけです。
それが、今すぐ議案には直結しなくても。

議案に直結するようなアンケートであれば、指摘の通りです。
アンケート用紙を単独で配布し、その結果を理事会で判断することになります。

＞アンケートの返送がなかった場合はどうなるのでしょう。

アンケートの返送は任意ですから、返送されないものは賛成も反対も分かりません。
理事会がどう判断するか、ですね。

＞回収アンケート結果のみで議題（議案）にするかを、話し合えるということでしょうか。

アンケートはあくまで参考ですから、総会の議案とするかどうかは、理事会がアンケート結果をどう判断するかによります。
「アンケート結果のみで」というのも、それだけで判断しても良いし、他の要因との絡みでアンケート結果を採用しない場合もあります。

仮に、アンケートの結果、アンケートの質問に対して賛成が多かったとしても、だからといって総会の議案にしなければならない、というものではありません。
上述の通り、アンケートの質問の妥当性が問題になるからです。

理事会が総会議案を検討するとき、アンケートの質問によっては非常に有効となる場合もあるし、結果の解釈がバラバラになって意味のないものになってしまうこともあるということです。

＞アンケートの決まりごと

特に決まり事はありませんが、以下の点に留意することだと思います。
・アンケートの質問作成は十分検討すること。
・アンケートの結果に拘束されるものではないこと。

なお、ご質問のタイトルの「議決権行使書、委任状、アンケートの違い」は以下の通りです。

議決権行使書
総会の議案に対して、賛成か反対かを本人がハッキリ意思表示するもの。

委任状
総会の議案に対して、自分の意思表示を、特定の人の判断に委ねるもの。
特定の人が、理事長や総会議長の場合もあるし、議決権を行使できる他の区分所有者の場合もあります。

アンケート
総会の議案における意思表示とはまったく関係のないもの。
理事会における話し合いのための参考資料。

tsuyoshi2004 · Answer

総会というのは、原則として議論する場ではなく決議をする場です。
したがって、理事会から総会に提出する議案は、Ｙｅｓ／Ｎｏで決められるものでなくてはなりません。
（Ｙｅｓ／Ｎｏの前に質問その他が必要なことはありますが、あくまでも最後は議案に対してのＹｅｓ／Ｎｏを確認するという作業になるか、または理事会によって議案の取り下げや修正議案による決議となります。）

もちろん議案の審議に入る前や終わった後に、いわば雑談というか情報交換として、
「今後の懸念材料」や「組合員からの提案や苦情」を話すことはありますが、
あくまでもそれは情報交換などのレベルです。

組合員の希望を聞くためのアンケートというのもあくまでも単なる情報収集手段の一つに過ぎません。
他にもたとえば、総会ではなく組合員集会などと称して単なる井戸端会議をしても同じことです。
アンケートにしても集会にしても決議ではないので、白紙や欠席は分母にも分子にも入れる必要はないですし、あくまでも情報収集なのでその結果に理事会が必ずしも縛られる必要はありません。

ということで、議案が理事会で一本化できないのであれば議案の総会への提出は止めて、アンケートその他で理事会で議案の一本化をはかることが必要でしょう。

liar_story · Answer

全くと言っていいほど、理事としての職務権限を理解していない。
貴殿のマンションの管理規約がどのように定められているか存じませんが、標準管理規約を参考にお答えすれば、理事会と言えども理事会を開催するには総会と同じ手順を踏まなければならないことが規約に定められているはず、その手順を踏んで開催された理事会で総会に諮るために議論された議事、議題（議案）が理事会で否決されれば総会に諮ることができない。理事者で議論して判断がつかない場合一般の組合員の意見を聞くとしてアンケート調査をする場合がある。理事が誤った判断をすればクビ（解任）されるだけ。

kanrishi · Answer

前の管理会社をこき下ろして自主管理に切り替えた「功労者」の理事長が独走して手に負えない、という場面が目に浮かびます。

焦眉の課題のほかに、目前に(身の回りに)どんな課題が控えているか、それらの緊急度合いはどうか、管理組合の現状では何ができて何ができないか(できていないか)、などの現実を冷静に見極めてください。
出納経理、清掃、法定点検、緊急対応、クレーム対応などなど。セキュリティを後回しにして良いとは言いませんが、とりあえずやらなければならないことが山積しているのではありませんか。

素人集団が自力でできることはたかが知れています。過去の実績を過大評価し、その勢いで自己を過大評価して背伸びしていませんか。
似たような経験事例から連想した個人的な見解とお受け取りください。

議決権行使書、委任状、アンケートの違いについて

まず、用語の問題で「議題」という言い方ですが、「議題」というと、何かテーマがあってそれについて話し合うことで、結果は問いません。

この回答への補足

総会というのは、原則として議論する場ではなく決議をする場です。

全くと言っていいほど、理事としての職務権限を理解していない。

この回答への補足

前の管理会社をこき下ろして自主管理に切り替えた「功労者」の理事長が独走して手に負えない、という場面が目に浮かびます。

この回答への補足

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