データ入力のミスを無くすには…

短期派遣でデータ入力のような業務をしています。
詳しいことは書けませんが
その業務専任で、それ以外の業務はありません。

括弧やスペースなどの記号？（スペースを記号とは言わないと思いますが）を
多く含んだ文章の入力といった感じです。

ただ、大半の記号は短縮入力が可能です（一部入力で辞書登録されているため）。


1ファイルずつデータ入力して、アップロードしてという形で
1ファイル入力終了毎に必ず見直しをします。

仕事のスピードが早いとは褒めていただけたものの
もう少し細かいミスが減るといいですねとも言われました。

（その仕事の経験はあるものの、そこでの勤務は初めてのため、一からやり方、書き方等研修を受け、まだ3日間しか勤務していないため、自分がアップロードしたデータのフィードバックをされ、こういうところにミスがありました、と上司の方から報告があります）


で、そのミスの多さにショックを受けています。
大きなミスというのは無いのですが（書式自体間違っている等）
細かいミスばかりです。
スペースが抜けている、「、。」と句点が連続しているなど。

見直しは自分の中では十分なくらいしていたので
こんな間違いがあったんだ…という感じです。

実際に見直しでファイルにもよりますが数カ所訂正をすることがあります。
（データ入力とは言っても、一般的なものとは違うため、見直しでの訂正が多数あるのが普通といったようなものでもありますが）

で、質問なのですが、どうすればミスをなくせるでしょうか。
指摘を受けた点は、それ以降より気を付けて見てはいるのですが。（例えば「、。」と句読点が並んでしまっている箇所はないかとか）



昔から見直しが苦手です。
テストの時間に、全部解き終わったら、見直しをする方も多いと思いますが
私はしていませんでした。
しなかったというよりできないというのが正しいのですが
実際見直しをしても、同じ間違いをするんです。（一から計算し直しても（数学の場合ですが）
テストが終わって少し時間が経ち、頭が切り替われば間違いに気づけますが
テストの時間、1時間弱では、頭が切り替わらず、見直しをしても、同じ間違いをし、合ってるなと見逃すことばかりでした。

No.1 回答者： oignies 回答日時： 2014/04/12 12:55

性格的なものがかなり左右する仕事なのかなとおもいました。

。、が連続しているのにきづかないというのはお仕事で入力しているのだとするとかなり痛いレベルです。少し入力スピードをおとすことと、正確さが第一と考える必要があるかと思います。

一か所でもまちがったら動かなくなるプログラミングのようなものですが、一か所もまちがえることができないので、ゆっくりになっても正確に入力する以外ありません。

なにかできることといえば、一回の入力で入力する量をへらすくらいしかないのではとおもいます。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

私も「、。」を見逃したことを知ったときには
びっくりしました。
どこで見落としたのだろうという感じです。

お礼日時：2014/04/12 16:05

No.2 回答者： doraemonhimitu 回答日時： 2014/04/12 14:45

データーの入力ミスは当然あります。

現在、一人でデーターの入力をしていますか？二人以上でしている場合はお互いに入力済データーを交換して精査をする方式は銀行でも昔から取り入れられて成果を挙げています。
銀行の事務はミスは絶対に許されませんのでお互いに慎重に精査をすることが義務つけられています。
もし、一人の場合は他の部署の方の応援を受けられれば一番いいのですが、なければ、時間がかかりますが、逆に後ろから見直すことも入力ミスの発見につながることもありますのでお試ししてください。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

業務内容的にそういう業務ではありません（一人で完結）。

でも、最終的には全てのデータを別の方がチェックするのかもしれませんが
自分の仕事以外、上司の方がこのデータの最終チェックをするのかなどは
全く分かりません。

後ろからというのは試してみたいと思います。

お礼日時：2014/04/12 16:07

No.3 ベストアンサー 回答者： mink6137 回答日時： 2014/04/12 18:40

＞見直しは自分の中では十分なくらいしていたので

＞こんな間違いがあったんだ…という感じです。

どんな仕事でも最後の検査はとても大切ですね！
学校のテストなどは90点以上では上位になりますが、
会社の仕事では100点が要求されますので…。

＞で、質問なのですが、どうすればミスをなくせるでしょうか。

＞指摘を受けた点は、それ以降より気を付けて見てはいるのですが。
＞（例えば「、。」と句読点が並んでしまっている箇所はないかとか）

良い心掛けだと思います。この姿勢を持ち続け、
二度と同じ間違をしないようにしていけば
必ず100点取れるようになりますよ…。

次の方法を提案します。
１）失敗（ミス）リストをエクセル、ワード、テキストファイルなどで作る。
　　これに新しいミスが出るたびに追加していく。（これはあなたの財産になる）
２）入力終了後、ひととおり目視で検査する。
３）次に、リストに書かれた順に、「検索機能」を使って同じミスが無いかを検査する。
　　例えばリストに５個のミスがあれば、５回の検索。

これを続けていけばミスを劇的に減らすことができ、あなたの評価も一段と上がると思います。
”がんばって下さい”

No.4 回答者： sunsowl 回答日時： 2014/04/12 21:54

「どうせあとで見直しするから、入力の時はちょっとくらい気を抜いてもいいよね」

などという意識でいては、絶対に入力ミスはなくなりません。
入力後、見直すことでミスを防ぐのではなく、最初から打ち間違えなければ万事OKなのですが。


見直しも大切ですが、見直しに頼り過ぎて、そもそもの入力スキルが上達しないのではあまり意味がありません。
タイピングスキルを向上させることも必要ではないかと思います。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

タイピングスキルに関しては自分で言うのもなんですが
速いほうで、もう最近は上達の兆しもないので、これ以上にはならないかなと思っています。
速くなるにこしたことはないんですが、やはり努力でどうにかなるレベルには限界があるかなと。

見直しがあるから、入力の時に気を抜いているということはありません。
今回の業務は音声の聞き起こしなのですが
どうしても記憶違いというのが起こってしまいます。
できるだけそれが無くなるよう勤めてはいますが、どうしても無くなりません。
この仕事の性質上しょうがないところでもあるのですが…
（例えばですが、聞き起こしの業務では「あのー」とか「えー」とか起こさないことが多いので
そういう音声が聞こえても、気づかぬ間に頭の中で削除してしまうことが多いんですよね。
見直しという見方をする際には、その部分もきちんと聞こえるのですが）

お礼日時：2014/04/12 23:39