旅館へのキャンセルメールについて

Question

昨日、旅館に宿泊の予約と問い合わせメールをしました。
その際に、両親の銀婚式のお祝いをしたい旨を伝え、要望(結構無理難題を書いてしまいました)をいくつかメールしました。

しかし、先ほど両親から「あの旅館じゃ嫌だ！他が良い」とメールが入ったため、旅館にキャンセルのメールを送ろうと考えています。
しかし、まだ、旅館からの返事は返ってきてない状況です。
この状況でキャンセルメールを送ってもいいものでしょうか？逆に、早めにキャンセルメールを送った方が、旅館側の負担が軽減するでしょうか？(多分、現在色々融通がきくか調べて下さっていると思うので……)
マナーとしてはどちらが正しいのでしょうか？

また、返信を待たずにメールを送る場合、どのような文章で送れば失礼がないでしょうか。

以下、自分が考えた文章です。
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●●旅館　宿泊担当者様

昨日問い合わせと宿泊予約のメールをしました。●●と申します。

問い合わせのメールをした直後で、貴館からの返信も待たずにこのようなメールを送るのは大変失礼だとは思うのですが、キャンセルをさせていただきたく連絡を差し上げました。
７月●日に両親の銀婚式祝いの為に宿泊の予定でしたが、家族の者に当日都合の合わない者がいるためキャンセルさせて頂きます。

ご迷惑おかけして本当に申し訳ございません。
また利用する機会があればよろしくお願いします。
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このようなメールで失礼になりませんでしょうか？
どなたかよろしくお願いします。

chiychiy · Accepted Answer

こんにちは

予約は成立しているのでしょうか？

予約が成立していれば、この文面でもいいと思いますが

成立していなく問い合わせ段階でしたら、

問い合わせの件も含めお詫びすればよろしいのではないでしょうか？

お相手の方のご返信がないという事は
まだメールをご覧になっていない可能性もあります。

1通も返信がないといことですよね？

メールをお送りして、必ず電話で同じことを確認し
電話に出た方の、名前を聞いておいた方がいいと思います。

=================================
●●旅館　宿泊担当者様

●月●日●ごろ、お問い合わせと宿泊予約のメールをしました。●●と申します。

実は、７月●日に両親の銀婚式祝いの為に宿泊の予定でしたが、
家族の者に当日都合の合わない者がいるため今回は宿泊を見合わせることに
なってしまいました。

問い合わせのメールをした直後で、
貴館からの返信も待たずにこのようなメールを送るのは
大変失礼だと存じますが、キャンセルのお願い申し上げます。

ご迷惑、お手数をおかけいたしまして、大変申し訳ございませんでした。

また機会がございましたら、その際は何とそよろしくお願い申し上げます。
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over_the_galaxy · Answer

キャンセル理由なんぞ何でもいいから、とにかく「早急に」送るべきです。
今回は特に、特別注文で相手に調べものをさせようとしてるのですから。

angkor_h · Answer

返事を待たずに即座に送るべきです。
これは、予約のキャンセルではなく、予約申し込みのキャンセルです。

文面は貴案どおりで充分です。
但し、「予約と問い合わせメール」の文面が添付されたほうが、より確実です。
手違いが起きた時に、相手が「申し込みと、その取り消し」の関連を容易に証明できるからです。

そのメール後に、更にお詫びの電話をすれれば、申し分ありません。
見てもらうのが遅れると、なんの役に立ちませんので。
　　そうすれば、次の機会でも快く対応してくれるはずです。

なお、その後の「やっぱり宿泊お願いします」は絶対避けるべきでしょう。

toshipee · Answer

メールと共に「メールもしたが」と電話が良いよ。キャンセルしたしないで、モメることがある。

旅館へのキャンセルメールについて

こんにちは

キャンセル理由なんぞ何でもいいから、とにかく「早急に」送るべきです。

返事を待たずに即座に送るべきです。

メールと共に「メールもしたが」と電話が良いよ。

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