ビジネス文書作成について教えてください。

先日、仕入れ先の仕入れ価格の値下げの交渉をしました。
幸い快く受けて頂けました。そこで会社的に文章で残すようにしたいので、価格改定の承諾書として、こちらから署名と捺印を相手から頂くための文書を作成したいと考えています。ですが、私の知識不足の為うまく文書を作成することができず困っています・・・できれば文例で教えていただけると大変助かります・・よろしくお願いします。

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2015/02/16 17:32

知識不足などと甘ったれないで、必要な事実関係を文書にまとめればよいのでは。

価格交渉の経緯と結果に関する知識は、あなた以外は持ち合わせていません。
先輩が作ったひな形があれば、それを使う手もありますが、形にこだわらず、明確な相互事実確認、相手の会社・担当者に対する感謝の気持ち、そして、あなたとあなたの会社の誠意が伝わる内容にしましょう。役所の文書のような、抜け目のない完璧な冷たい文書よりも、もっさり下手くそでも血の通った文書の方が、誠意があって信用できますよ。

　ひな形がなければ、
（１）まえがき。（時候の挨拶など）
（２）価格合意に対するお礼。相手に無理をお願いしているなら、その点にも触れて。
（３）合意・決定した価格。
（４）条件や例外が付随するのであれば、それを列記。
（５）価格の有効期間や、次回の価格改定時期など。
（６）上記（３）～（５）を確認し、「価格改定の承諾書」の発行を依頼。
（７）結び。
というような内容でよろしいのでは。
　（３）（４）（５）あたりがビジネス的に最も重要なところですので、誤解を生じないように明記。文章で書きづらければ、別紙の「表」などにまとめて添付する方法もあります。
　（１）（２）（７）は社交辞令です。特に（２）では相手の会社、交渉担当者を立てましょう。

　（６）の相手から発行してもらう「価格改定の承諾書」については、自社を宛先に（社長宛か、購買部長宛か、希望する宛先を明記）、（３）（４）（５）を明記して、相手が署名・捺印すればよいものを作って渡せばよいと思います。作成を相手に任せて漏れや抜けがあると面倒なので。

　あとは、あなたの誠意と創意工夫と個性で。