はじめての親子ハイキングに挑戦!! >>

電話対応を最近頻度にするのですが、
毎回相手の会社名が聞き取れず、戸惑ってしまいます。

相手「株式会社AJTの山田と申します」
私「え・・A・・・???」
相手「A、J、Tです」
私「A。。。J・・・・? え、あ?」
相手「A、J、T です」
私「大変失礼致しました。AJTの山田様でいらっしゃいますね。」

とこんなやり取りを毎回しています。
会社名が聞き取れなかった場合、スマートな対応はどうすればよろしいでしょうか?

「失礼ですが、ご会社名をもう一度お聞かせ願えませんでしょうか?」

と聞くべきなのでしょうか?そもそもご会社名?

よろしくお願いいたします。

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A 回答 (6件)

こんにちは、kyanasakiさん。



よくある疑問点ですよね!

自分の場合は、
・相手の会社名
・相手の名前
・こちらの会社の誰宛か⇒(MUST項目)
を1回目で聞き取れる範囲で聞き取ります。
聞き取れない項目がある場合、「恐れ入りますが・・・」
ともう一度伺う。そこで聞き取れなかった場合は、
こちらの会社の担当者に「会社名が聞き取れなかったのですが・・・」
と引き継ぎます。たいていの場合、電話の担当者が変わった段階で
再度名乗ると思われるので、聞き返しは1回ぐらいがスマートかなと思います。
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ビジネスマナー講師です。


ご回答いたします。


1・電話で会社名が、ほとんど聞き取れなかったとき
例)恐れ入ります。会社名(御社名)をもう一度、お願いできますでしょうか。

2・会社名が最初の部分だけ、聞き取れたとき
例)恐れ入ります。御社名ですが「A」の次から、もう一度お願いできますでしょうか。

3・相手の話すスピードがはやすぎて、何度も聞き返してしまうとき
例)「誠におそれいります。もう一度、御社名をお願いできますでしょうか。」等のフレーズを、話してほしいスピードで、やさしく、ゆっくり、はっきりと伝えてみましょう
→ 多くの場合、「あ、ゆっくり話さないと、わからないのだな」と思ってくださって、スピードを落として、再度おっしゃってくれます。

いかがでしょうか。
ぜひ、職場でお試しになってみてくださいね。
応援しております。
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専門家紹介

中川裕美子

職業:研修講師

人材開発コンサルタント、研修講師、キャリアアドバイザー、ヒプノセラピスト、地域創生コンサルタント。有限会社SONORI 代表取締役。会社は東京都中央区銀座、自宅とHealingのSalonは、山梨県北杜市小淵沢の八ヶ岳エリア。都会と田舎の二地域活動を実践する移住・田舎暮らしアドバイザーとしても、活動をしています。

●有限会社SONORI HP
http://www.sonori.info

詳しくはこちら

専門家

こちらのサイトをお手本にされたらどうでしょうか。


電話は相手が見えないだけに大変ですね、がんばってください。
http://ビジネスマナー.biz/300tele/
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聞き取れない時ありますよね・・・


私は「失礼ですが、もう一度会社名(もしくは御社名)をお聞きしてよろしいですか?」と聞いてます。
でも正しいかどうかはわからないです・・・すみません。
あくまでも私の対応です。。
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こんにちは。

私が学んだ応対の講習から回答させて頂きますと、1.「相手に何回か聞き返す事は全然失礼にはなりません。むしろ聞こえた振りして応対する方が失礼です」2.相手の声が小さい、あるいははっきり言わない場合「申し訳ありません。お電話が少し遠いのですが..」
と機転を効かせて応対するとよい  以上 参考までに。 最近早口でしかもハッキリ言わない人増えて来てますネー
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私はそういう場合、『ごめんなさい、お電話遠いんですがどちら様でしょうか?』と言って、再度名乗っていただきます。


嘘も方便です。
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Q電話応対で、聞き取れなかったときの確認の仕方を教えてください

会社での電話の取次ぎで
相手の会社名が聞き取れなかったときはどういうふうに聞き直せばよいのでしょうか?
名前なら、「お名前をもう一度確認させていただいてよろしいでしょうか?」のように聞けますが、会社名は「会社名をもう一度・・」と言ってもいいのでしょうか?

また、
取次ぎ相手が不在で、
相手に
折り返しお電話をいただけますか?
と言われたとき、
かしこまりました。
のあとはどういえばいいのでしょうか?
教えてください
お願いします。

Aベストアンサー

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
-------------------------------------------------
最終手段は、

「大変申し訳ありません、私の方でお名前を聞き取る事ができませんでした。お手数ですがもう一度お名前をおっしゃっていただけますか?」
と正直に言う。これで怒る人はあんまり居ません。
最初っから怒っていなければ↑


あたりが無難です。

-------------------------------------------------
相手が「違うよ!●●だ!」と怒っちゃったら、

「●●様ですか。かしこまりました、大変失礼しました。ありがとうございます。」

っと最後にお礼の言葉を言えば相手も何か満足します。
謝罪の言葉だけだと、怒っちゃったまんまの事が多いです。
クレーム対応の時も結構使ってます。
礼を言われると人間「まぁ、いいよ」って気になるもんなのかな・・。

-------------------------------------------------
相手が名前を言いたくない人っぽかったら、

「私、●●と申しますが、お客様のお名前は?」

と先手必勝で自分の名前を明かすと相手もすんなり言う場合が多いです。
急いでいるっぽい人相手でもこの方法だと直ぐに名前言ってくれます。

-------------------------------------------------

折り返しを頼まれた時。


「かしこまりました。
 では●●へ●●様に折り返し電話するよう私から申し伝えます。
 失礼ですが、念のため、●●様のお電話番号をおっしゃって
 頂けますか?」





「かしこまりました。では、●●が戻り次第、お電話するよう申し上げます。私、●●と申します。よろしくお願いいたいます。」

※自分の名前言うと相手が安心します。



以上が私が使っている言葉まわしです。

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
----------------------------...続きを読む

Q「御社名」の読み方を教えてください

電話口で先方の会社名を尋ねる場合、「御社名」は「ごしゃめい」「おんしゃめい」どちらの読み方が正しいのでしょうか。
細かいことなんですが、とちらで尋ねるべきか社内で論争になっています・・。
「おんしゃ」は書き言葉なので口頭ではあまり使わない・・というのを聞いたことがあります。しかし「ごしゃめい」では「神社名」という意味になってしまう・・という意見も聞きます。両方とも正しいのでしょうか??
どなたか教えてください・・

Aベストアンサー

はじめまして。
OL歴10数年の♀です(^-^)

「御社」は「おんしゃ」と読みます。「ごしゃ」とは読みません。
>「おんしゃ」は書き言葉なので口頭ではあまり使わない・・
これも違いますネ(^^)
文字にする場合は「貴社」、声に出す場合は「御社」となります。
貴社を言葉にして「きしゃ」とすると、「貴社」「帰社」「記者?」「汽車??」と他の単語との区別がつかなくなるからです。

また余談になるかもしれませんが
>電話口で先方の会社名を尋ねる場合、「御社名」
とは尋ねないのではないでしょうか?
#2様の回答にもありますように
「失礼ですが御社(おんしゃ)のお名前頂戴出来ますでしょうか?」と聞くのが一般的だと思われます。

参考になれば幸いです。

Q口語で「ご社名をお伺い」するのはおかしいのでしょうか?

 仕事での電話応対で、先輩社員から注意を受けましたが、
相手の用件を聞いた上で、確認のため
「ご社名と担当者様のお名前、念のために電話番号をもう一度
お伺いしたいのですが」と問うのはおかしいのでしょうか?

 文語では、資料請求や契約書を書いてもらうため、
FAX送付状などでご社名と担当者名、ご捺印を…と書いたりしますが、
口語で「ご社名」と言うと、御社名(おんしゃめい)
を読み間違えてるみたいで、先方よりおかしいと思われる
との指摘を受けたのですが、そう感じるものですかね?

 たしかに口語で「とか」は使いますが、文語では「など」に
しないとおかしいですよね?

 少なくとも、ボクの応対を聞いていた先輩はそう思ったので、
そう感じる人はいるのだろうと思うのですが、
正しい区別が知りたいと思い質問しました。

 そもそも、丁寧に表現するためにつける「ご」と「お」の
違いって、どう区別したら良いのでしょう?
 日本人ですが、日本語は区分が曖昧でよく分かりません。

 分かりやすいご回答をよろしくお願いします。

 仕事での電話応対で、先輩社員から注意を受けましたが、
相手の用件を聞いた上で、確認のため
「ご社名と担当者様のお名前、念のために電話番号をもう一度
お伺いしたいのですが」と問うのはおかしいのでしょうか?

 文語では、資料請求や契約書を書いてもらうため、
FAX送付状などでご社名と担当者名、ご捺印を…と書いたりしますが、
口語で「ご社名」と言うと、御社名(おんしゃめい)
を読み間違えてるみたいで、先方よりおかしいと思われる
との指摘を受けたのですが、そう感じるものですかね?
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Aベストアンサー

 電話での受け答えはとかく難しいですね。

 本来は「おそれいりますが、社名と、担当者のお名前、それに、電話番号をもう一度お聞きしてもよろしいでしょうか」と言っても、これで失礼にもあたらず、必要にして十分だったはずです。

 ところが今日、次のような言い方もよく耳にします。

 「おそれいりますが、ご社名と、ご担当者様のお名前、それに、お電話番号をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか(よろしゅうございますか)」

 こんな風に口にしてしまったとしても、これもまた、けっしておかしい言い方とは言えません。
 なぜなら、それが本来の敬語・謙譲語の使い方からみたら多少はオーバーであっても、こうした言い回しは今日の企業の窓口としての表現習慣として既に広く使われてしまっているからです。
 むしろ、あえて正しくと考えてしまうと、かえって相手さんに不自然に聞こえてしまうこともあります。

 まして、この程度に丁寧に言おうとして、これ以外の言い方を考えても、御社の社名、お宅様の会社名、そちらさまの会社のお名前、ご担当の方のお名前、などとなってしまい、適当にして簡潔な言い回しはなかなか思いつかないものです。
 
 むしろ、ここまで丁寧に言うなら、ご社名と社名に「ご」をつける以上、「ご」担当者様、「お」電話番号とまで言ったほうがいいでしょう。


 また、文書の場合は「貴社」と書けても、口ではキシャとは言い難いものです。それゆえだろうと思いますが、いつしか「オンシャ」といった表現が生まれたように思います。
 この「オンシャ」という表現はそんなに古くからあったものでなく、広く使われだしたのはここ10年ぐらいではないかと思います。
 しかし、この「御社」もまたけっして最善の表現であるわけでもなく、これもまた今の社会での慣用句にすぎないものです。

 もっと困るのが、相手さんが病院、省庁、団体、ホテルなど一般企業ではない場合。
 ......おそれいりますが、そちら様の病院名、お役所名、団体名、ホテルのお名前.......等々、「お」をつけた方がいい場合と、つけない方が響きがいい場合があって、これらもまた難しいものです。このあたり、あとは臨機応変としか言いようがないですね。

 電話での受け答えはとかく難しいですね。

 本来は「おそれいりますが、社名と、担当者のお名前、それに、電話番号をもう一度お聞きしてもよろしいでしょうか」と言っても、これで失礼にもあたらず、必要にして十分だったはずです。

 ところが今日、次のような言い方もよく耳にします。

 「おそれいりますが、ご社名と、ご担当者様のお名前、それに、お電話番号をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか(よろしゅうございますか)」

 こんな風に口にしてしまったとしても、これもまた、けっして...続きを読む

Q電話対応で、相手が名前しか名乗らなかった場合は、所属や社名を何と言って聞き返せばいいのでしょうか?

電話対応で、相手が名前しか名乗らなかった場合は、所属や社名を何と言って聞き返せばいいのでしょうか?

社名のみ名乗って名前を名乗らない場合は「恐れ入りますが、お名前を教えていただけますか?」で済むと思うんですが、社名やどこの人かを聞く場合は何と質問すればいいのでしょうか?

Aベストアンサー

「申し訳ございません。御社名を頂戴してよろしいでしょうか?」


ってか、それぐらい、社内で先輩に聞けばいいのでは?
最初は分かんなくったって当たり前だから、怒られはしませんよ。

で、「恐れ入りますが、お名前を教えていただけますか?」は、丁寧なようで丁寧ではないですね。敬語もしっかり学びましょう。さー、勉強することいっぱいあるぞー。

Q電話応対のとき、聞き取れない…怖いです

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋ぎます」といったところ、実はお客様が言っていたのは「××店」だった)、それ以来電話に出るのが怖くてたまらなくなっています。

自分の電話応対の言葉遣い等に自信がないというのももちろんありますが、
一番ネックに思っているのが「聞き取れない」ことです。(電話だけでなく、日常会話でも「え?」ということがよくあります)

あまりに不安だったので、耳鼻科に2件かかって聴力検査をしましたが、どちらも異常なしでした。
でも、聞き取れません…
能力の問題でしょうか。
努力次第できちんと聞こえるようになるでしょうか。
きちんと聞き取れるようになるトレーニングなどあれば教えていただければ幸いです。

聞き取り能力が上がるかなと思い、テレビ音源を1,5倍速で聞いてみたりしていますが、今のところ効果は出ていません・・・

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋...続きを読む

Aベストアンサー

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚える。
 担当部署、担当者に電話をつなぐのであれば、
 自分自身が意味不明な質問をされるわけでもなければ、答えなければならないわけでもない。
 
 ここで自分を楽にするために、まず担当部署や業務を触りでもいいから覚える。
 できるなら担当者まで覚える。
 そうすると自然と体は楽になるはずです。
 聴力に問題がないのであれば、聞き取りにくいのは聞き取れないと思ってしまう自分が
 無意識に聞こえないようにしてしまっていると思うからです。

 要は自信がつけばいいわけです。
 自分の会社の部署名、仕事内容などで、聞いたことのない単語を減らしていけば、
 そのうち楽に電話が聞けるとおもいます。


2、相手にあわせない話し方。
 聞き取りを失敗したときなど、ついついあわてがち。
 ここであえてゆっくりとした話し方をしてみてはいかがでしょうか?
 
 聞き取りを何度もするとクレームになったりしますよね。
 焦る自分がさらに早口にさせてしまったり、自分の言葉が相手に聞き取れないくらいに
 小さい声になってしまったり。。。
 
 ここで自分が過剰反応をしてしまうとさらにしんどいと思います。
 
 聞き手がゆっくり質問を返すと、意外と相手もゆっくり答えてくれます。
 あまりゆっくりすぎるのも問題ですが、間違えてもオドオドしないようになれば、
 少なくとも2度3度聞き直すことは少なくなるはずです。

 相手にあわせないというと語弊があるかもしれませんが、
 聞き直す場合はどうしても相手が早口になることが多いと思うので、
 お詫びをしてから、あえてゆっくり聞いてみる。
 これも一つの方法だと思っています。


自分が聞き取れない、聞き取る能力がないと思うのではなく、
心の準備だけでもできれば意外と聞き取れるものですよ。


初歩的なことかもしれませんが、少しでも参考になればとうれしいです。

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚...続きを読む

Q電話で相手の名前が聞き取れない

会社で電話応対をしています。
クレーム処理などが仕事なのですが、まだ新米なので、
会社名(部署名)と名前を聞き、指名があればその人に取りつぐ。
指名がなければ、(用件は聞ければ)折り返しこちらから電話をするという対応をしています。

電話対応を始めてから1週間ぐらい経ちましたが、
会社名、部署名、名前が未だに聞き取れません。
いつも2回、名前が難しいと3回以上聞きなおしてしまいます。
名前が分からないより、失礼だとは承知で何回も聞く方がいいと思って、いつも最後に確認&聞きなおしています。

ですが、何回か確認&聞きなおしの前に電話を切られてしまって、誰からの電話だか分からない。更に、こちらから電話しますと言っておきながら連絡先も分からない、ということがありました。
先輩は苦笑いしたり、少し怒ったような態度でした。

教育して下さっている方に部署名など聞き取りにくいという旨を伝えたところ、
自分で関連会社や部署名のリストを作って近くに置いておいたりしたら?とアドバイスを受けました。

しかし、同じ部署の方からの電話を何回かとったのですが、(名前は全員覚えているのに)名前が聞き取れません。
やはり、同じ部署なので、(よほど親切な人以外は)いきなり名前を仰っているので、聞き取りにくいのだと思うのですが…。

何か上の点で対処法などありますでしょうか?
解決策があれば教えてください。

会社で電話応対をしています。
クレーム処理などが仕事なのですが、まだ新米なので、
会社名(部署名)と名前を聞き、指名があればその人に取りつぐ。
指名がなければ、(用件は聞ければ)折り返しこちらから電話をするという対応をしています。

電話対応を始めてから1週間ぐらい経ちましたが、
会社名、部署名、名前が未だに聞き取れません。
いつも2回、名前が難しいと3回以上聞きなおしてしまいます。
名前が分からないより、失礼だとは承知で何回も聞く方がいいと思って、いつも最後に確認&聞きなおして...続きを読む

Aベストアンサー

私も同じような仕事をしたことがあり
はじめは本当に情けないくらい体たらくでした
今も決して電話対応は得意とはいえません。
まずメモはもちろんとりながら聞いてますよね?
それと最近では音声を録音できるのとかイロイロ
あるのでそういうのを探すのもいいかも。
あとはおちついて、必ず聞かなくてはならないことは
マニュアルのように聞くリズムを身につけることだと思います。

Q誰宛ですか?←敬語にすると?

こんなことも知らないのか?と言われそうで恥ずかしいですが
おしえてください。

客先から電話
「○○さんお願いします」
○○が聞こえなかった場合、どう聞き返したらいいですか?

職場の女性の対応は
「どちらと変わりましょうか?}
「どの者ですか?」
「誰ですか?」
こんな具合です。

正しい聞き返し方をおしえてください。

Aベストアンサー

電話で聞き取りづらい時の常套文句は「少々お電話が遠いようです」というフレーズです。相手のせいにしないというのが原則で、自分が聞き取れなかったと言うと相手の言い方が悪いのか?という風にも取られかねないので気を付けましょう。また「電話が遠い」と言われた方も、何か電話の不具合でもあるのかと思って、大きな声でわかりやすく話そうとする可能性が高いですし。

で、相手の言葉がよく聞き取れなかったのであれば、
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようです。申し訳ありませんが、もう一度お願いできますか」
と言うのが一番無難です。
また「誰宛てか」というのを明確にしたいのであれば、
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようです。…
担当者はどちらでしょうか」
どの者と変わればよろしいですか」
どちら宛てにお電話いただいきましたか」
などでしょう。
間違っても「誰ですか?」なんて聞かないでください。

Q電話対応が出来ない。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

一言一句漏らさず聞きとれるようになる方法、トレーニングなどありませんか?
また、上手なメモの取り方のコツなどありませんか?メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

最近では、耳が悪いのか、もしくは頭に何か欠陥があるのではないかと疑っています。
それも含めて何かアドバイスがあれば教えて頂きたいです。

自分でもこの仕事は向いていないと思います。ですが、せっかく入って、仕事も丁寧に教えてもらっているので、まだこの仕事で頑張りたいです。

どうかお願いします。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応の...続きを読む

Aベストアンサー

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、自信を持って社外の人間に説明できますか?

入社後3日そこそこで、上に書いたことが全て完璧にこなせるのなら、あなたはきっと宇宙人です(笑)。

入社されたばかりのあなたは、まだ右も左も判らない状態のはず。
先方から電話口でサササッと説明を受けたところで、「解らないところが解らないよ~」と、パニックになるのが「いたって普通のリアクション」ではないでしょうか。

>相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。

話す相手や話の中身が、自分の中でうまくイメージできない内は、先方から同じ説明を繰り返されたところで、正確な情報を記録や記憶に刻むことは難しいはずです。
耳や頭が情報を消化し切れないのは、そのせいでしょう。耳が遠いわけでも頭がおかしいわけでもありません。

>メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

>メモを取りきれない場合に、話の内容が理解できず、他の方に連絡出来ないということもあります。

情報の消化不良が起こる理由は、あなたのその「聞き漏らせまいとする情報」の分量が、入社したてで仕事の中身を把握し切れていない今のあなたのレベルを上回り過ぎているためでしょう。
入社したての新人さんの電話対応に必要なスキルは、「電話交換手」としての役目を果たすことです。
先方の用件までも一言一句把握しようと緊張する必要は、今のあなたにはありません。
かかってきた電話を、先方が求める相手へと素早く繋いであげる役回りこそが、今のあなたに求められるポジションです。
あなたが聞き取るべきは、「誰から」かかってきた「誰あて」の電話なのかという情報だけで充分です。

先方は、電話に出てくれた相手が入社したての新人だろうが誰だろうが、いち早く自分の用件を語ろうとするのが常です。
あなたが無理をして、それを引き受けてしまうことで、誤った情報が生まれると、職場には、かえって迷惑をかけてしまうことになります。
不安を感じる伝言メモは、下手に残さない方が、周囲の人間にとっては有り難い場合もあります。

まず、あなたは先方が、どこのどなたなのか、相手の情報を聞き取ることに専念しましょう。
先方が名乗ったら、「○○様ですね、いつもお世話になっております」という風に、必ず先方の名を復唱する。
その時点で聞き取りに不安を感じたら、「○○様、少しお電話が遠いようですので、もう一度、お名前をお願い致します」と、遠慮せずお願いさせて頂く。
最近は、携帯電話からの着信も多いため、わりと通用しやすい口実です。
あるいは、「失礼ですが、○○様、漢字(またはアルファベット)では、どのように書きますか」などと、掘り下げて確認する。
こうした工夫で聞き取りミスは防げます。

次に、先方が用件を切り出そうとした時の対処方法。
あなたにとって耳慣れない用件と気付いた時点で、「申し訳ありませんが、担当者にお繋ぎしますので、今のご説明を、再度、担当者へお伝え願います」と、通話をいったん保留して、周りの先輩方に、「○○様からお電話ですが、どなたにお回しすればいいですか」と、助けを求める。
あなたに理解できそうな用件であれば、先方の名を確認した際と同様、用件の内容を復唱しながらメモを取る。
返答が必要な用件の場合は、その場であわてて返事をせず、先方が「いつまでに」連絡してほしいかをよく確かめた上で、先方の連絡先を確認しておく。
先方とのやり取りで、メモが追い付かないなら、取り敢えず先方の話が途切れるのを待って、メモの内容を復唱し、先方にご確認頂く。
抜け落ちた情報は、その段階で補充できます。
そして、先方からOKが出た時点で、受話器を置くようにすれば、完璧です。

「会社の顔」でもある電話対応職務は重要。
私は、電話対応業務に20年近く携わる今でも、こうした手間を惜しみません。

共に頑張りましょう。

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、...続きを読む

Q「○○はすでに帰りました」を敬語で言うと?(電話応対)

電話応対で、しっくりした敬語の言い回しが見つからないので、教えてください。

(1)得意先からある社員宛てに電話があった。
(2)その社員は既に仕事を終え、帰ってしまっていた。
(3)すでに家に帰ってしまったことを相手に伝えたい。

その時の敬語の使い方を教えてください。

Aベストアンサー

「本日○○は○時で退社致しましたので、恐れ入りますが明日○時以降にお電話頂けますでしょうか。」と言うと丁寧かつ親切だと思います。

Q電話のとき相手の声が聞き取れない。辞めたい。

仕事を辞めようか悩んでいます。
まだ初めて数ヶ月しか経っていませんが電話対応が苦手です。
電話対応では緊張してしまうのか私の耳が悪いのかわかりませんが相手の名前が全く聞き取れません。聞き直しても何を言ってるのかわからないんですだからいつも『ちゃんと聞かないとだめでしょ』と怒られます
ほかにも注意されますが電話だけはどうしても聞き取れません。
電話にでるのがすごく怖いです
仕事に行くまで不安で落ち着かないし前日も眠れないし、絶対思ってはだめとわかってますが事故にあって自分の足折れないかなとか考えてしまいます。
ほかにも自分消えろとか。
もう少し頑張ってみたほうがいいですか?

Aベストアンサー

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそうな取引先の社名と担当者名を覚えるのも一つの方法です。

あと、名前を聞き取れなかったら、電話を代わった同僚の方に「今のお電話の方のお名前を教えて頂けますか?」と聞いて何と言う名前だったのかを確認しておくと、次回電話を受けた時に、誰だか判別しやすいですよ。

人間、全く聞いたことのない名前は聞き取り辛いですが、一旦、名前を覚えてしまえば、案外楽に聞き取れるようになるものです。

それから、聞き取りづらいもう一つの原因としては、職場がうるさいという事もあります。
常に周りで同僚が打ち合わせをしていたり、コピー機が近くにあったりすると、その音で電話が聞き取りづらい事があります。
なので、電話の受話音量を上げてみるのも効果があると思います。
私は、聴力に障害がある訳ではありませんが、普通の人よりは少し耳が遠いの、常に受話音量を上げていますが、そうするとかなり聞き取りやすくなります。

とにかく、電話は「慣れ」なので、もう少し頑張ってお仕事続けてみてはどうかと思いますよ。

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそ...続きを読む


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