協賛を依頼する趣意書の書き方について

ネットで雛形をあさったのですが、どうにも見つからなくて…。

地元有志で集まった団体で行事を開催するために
地元にある企業に協賛を依頼することになりました。
地域振興が目的です。

他のビジネス雛形を真似て作ってはみたのですが
下記ポイントを抑えていれば間違っていないでしょうか？

上から
・右最上に日付
・左上に宛先※
・右上に差出人
・真ん中に趣意書
・拝啓
・開催趣意とお金がないので協賛して欲しい旨を伝える
・敬具
・記
・協賛方法の一覧表
・以上

ここで一番判らないのが、宛先です。
複数の企業に一斉に同じ書類を提出するので「各位」を使うのだと思っています。
「関係者各位」「○○市企業各位」「担当者各位」
この三つが思いついたのですが
そもそも関係者ではない
本社が他所にあってたまたま支店がこの市にあるだけ
この団体の担当者なんていない
等の理由から、全部適当ではない気がしてなりません。
なんと書けばよいのでしょうか？

また、この行事は実は48回目で、協賛してもらうお金は
49回目の開催に使う貯金です。
（団体の存続はあるので、お金は確実に使います。）
49回目の費用を集めるなら↓
48回目開催前に依頼して、パンフレットに広告を載せ、開催直後に回収

48回目の費用は↓
47回目開催前に依頼して、パンフレットに広告を載せ、開催直後に回収
といった具合で集めています。
これを趣意書に盛り込む必要があると思うのですが
なんと書いたら良いのか判りません。

以上、ビジネスや書類に詳しい方、御教授くださいませ。
宜しくお願いします。

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2015/04/04 11:04

回答が付かないようなので、参考までに一言。

＞宛先

　不特定多数の相手に同一文面で送るのであれば、単に「各位」でよろしいのでは。

＞お金の使い方

　単なる「寄付」かと思ったら、「パンフレットに広告を載せ、開催直後に回収」という、要するに「広告料」なのですね？　　だったら、趣意書に「開催趣意とお金がないので協賛して欲しい旨を伝える」と書くのと趣旨が違うと思います。

　もし「協賛」なら、そのお金を何回の催しに使うのかを明確にし、その回のパンフレットに「協賛いただい方々」としてリストを載せればよいでしょう。逆に、「今回48回」で協賛金を受領しながら、「そのお金は次回の49回で使います」といったら先方は混乱します。

　「広告料」なら、何回のパンフレットに広告を載せるのかを明確にして、広告の内容についてパンフレット発行の前に内容を確認すべきでしょう。「今回48回」のパンフレットに広告を載せるなら、「今回48回の広告料」です。一度「今回48回のパンフレットの広告」として「広告料」の役割を果たしてしまえば、そのお金を次回49回の費用として使おうが何の用途で使おうが、主催者の勝手で良いことになります。

　いずれにせよ、（１）お金をもらうときに「何回の何に使うか」という使途を明示することと、（２）「そのお金が何回の何に使われたかという使途が確認できる、エビデンスが示せる」という２つのことにきちんと対応していることが重要かと思います。
　（２）は、使途を限定しない協賛金・寄付金として受領した場合でも、きちんと「収支決算報告」で示すことが誠意かと思います。それが、翌年も協賛・寄付してもらえる信頼関係を築くことになると思います。