Gmailで会社メールを受信したら、会社メールサーバーが容量オーバーに…

お世話になっております。

会社のメール（***@***.co.jp）を、会社のPC（Outlook）と自宅（Gmail）で受信しています。
Gmailは「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」を利用してしています。
すると、会社のメールサーバーにメールがたまり過ぎて容量オーバーになりそうになってしまいました。
解決方法を教えていただけないでしょうか？
よろしくお願いいたします。

現在の設定は次の通りです。
◇会社PC（Outlook）
　・「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェック有り
　・「サーバーから削除する」を5日後に設定
　・「［削除済みアイテム］から削除されたら、サーバーから削除」のチェックは無し
◇Gmail
　・「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェック有り

会社PCとGmailの受信トレイを同期させつつ、メールサーバーに負担をかけないように、会社PCで受信したら5日後に削除する設定にしてあります。
これが間違っているのでしょうか？

どうぞよろしくお願いいたします。

No.1 ベストアンサー 回答者： 銀鱗 回答日時： 2015/08/03 14:01

メールサーバー内でメールがどのような状況になっているのか確認して、原因と対策を考えるべきだ。

Outlookでメールを削除しているはずなのに「一部の」メールが削除されずサーバーに居座り続けると言うことか。
ならばGmailで受信したメールは未読のままにしておき、Outlookで受信後に削除するようにしてはどうか。

この回答へのお礼

ご回答いただき、ありがとうございます。

ご指摘いただいたように、メールサーバー内を調べてみました。
すると過去に削除したはずの「一部の」メールやフォルダーが、メールサーバーに大量に残っていることがわかりました。

さらに（レンタルサーバーのため）サポートに問い合わせてみると、IMAP形式で作成されたフォルダーであるとのことでした。
Outlook（POP形式）でずっと運用してきたはずなので、どうしてIMAP形式でフォルダーが作成されたのか、原因はわかりません。

ともあれ、Thunderbirdをインストールし、Outlookと同じ情報で、IMAP形式のアカウントを作成してみました。
すると過去のメールが大量に（ギガバイト単位で）入ってきました。

受信が全て完了した後、「メールを削除すると同時にサーバからも削除」にチェックを入れてからメールを削除すると、見る見るうちにメールサーバの容量が減り、1000分の1くらいになりました。

おかげ様でトラブルを回避できました。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2015/08/04 15:43