電話応対についての質問

今年入社した新入社員で、職場では電話対応を行っています。

社内でセミナー受講中、講習会で勉強中等で、半日以上席外している場合は
電話で相手にどのように言えばいいのでしょうか。

社員研修の時に、正直に理由をお伝えすると、差し障りがある場合もあるとのことを聞いたので
今まで電話対応をするときは「〇〇は席を外しています」と言っていましたが、
すぐに席に戻ること無いので、良い応対ではないと思います。

社内でセミナー受講中なので、
「ただいま〇〇は会議中です」や「ただいま〇〇は外出しています」
とお答えするのも相手にウソを付くことになりますし、

「〇〇はただ今セミナーで勉強中です」
とお答えするのも電話対応としておかしい気がします。

何か良い答え方は無いでしょうか。

回答宜しくお願い致します。

No.1 回答者： mirukudesu 回答日時： 2015/10/29 17:43

外出中、出張中、でいいんじゃないの？「そう言っておいた」と本人に伝えておけば嘘にはなりませんよ。

No.2 回答者： takaokeiko 回答日時： 2015/10/29 18:15

自分が電話をしてくる方に立場を置き換えて、考えてみてください。

どういった対応をされれば、気分がいいか、納得するか。

ただ、席は外しているだけは、相手方は、短時間席にいないだけ、10分くらいした戻ってくると思いますよ。かけて又同じ事を言えば、いつまで席に帰ってこないの？どうなってんの？と思いますよ。

会議なら「会議中で○時頃まで席を外しております」、セミナーなどの研修中なら「研修中で○時頃まで席を外しております」で大丈夫ですよ。

私は、「○○は会議（研修）中なのですが、お急ぎのご用件でしょうか？お急ぎでしたら、すぐに連絡をとり、こちらからお電話いたしますが」っと、必ず相手に用件が急ぎかどうか確認します。急ぎの場合は、会議や研修やと言っている場合ではないからです。
外部の会議中でも、用件が急ぎだと判断すれば、電話をします。電話をもらった方も、会議中だと判ってかけてきているのだから、よほどの急ぎの用事だと思って、先方に断りをいれて電話にでてくれます。

No.3 回答者： 銀鱗 回答日時： 2015/10/29 22:59

「ただいま○○は電話に出ることができませんので、のちほどこちらからお電話いたします。

　念のためもう一度会社名とお名前、ご連絡先のお電話番号、お電話してよい時間、あと差し障りがなければご用件を教えていただけますか。」
で逃げ切ってたなあ。
その場合、電話を受けた時間はしっかり記録しておくこと。（メモではなくノートへ記録。メモは捨てたり紛れたりする）

電話してきた用件が分かっていれば、自分で対応したり、自分では無理と判断したら他の人に振るなどの対応もした。

No.4 回答者： sunsowl 回答日時： 2015/10/29 23:56

>正直に理由をお伝えすると、差し障りがある場合もある

ないって。
真っ当に仕事している社員なら、例え有休で休みを取っていても、休憩で外にランチに出ていても、「◯◯は本日お休みを頂戴しております」「××は休憩に出ております」って事実を言っていいんですよ。

セミナーや研修なら、以下のように。

(1)◯◯さんの場合…社内研修で日中は別場所におり、18時ごろデスクに戻る予定なら
「◯◯は本日、社内研修出席のため不在にしておりまして、18時ごろ戻る予定です」

(2)××さんの場合…社外セミナー出席のため外出して直帰予定。翌日は通常どおり出社なら
「××は本日、社外セミナー出席のため終日不在にしております。明日は通常どおり出社する予定です」

No.5 回答者： gouzig 回答日時： 2015/10/30 22:33

おじさんです。

「何か良い答え方は無いでしょうか」
→いい方法があるのに、ご自分で否定していますよ。
「ただいま〇〇は会議中です」
→それが正解です。
嘘ではありませんよ。