法人へのアポイントメントメールについて アドバイスを頂けたらと思い質問させて頂きました。 私は大学一

法人へのアポイントメントメールについて
アドバイスを頂けたらと思い質問させて頂きました。

私は大学一年生で、学校の授業でフードロスについて研究しています。自分たちにできることを考えるといったような発表をしなくてはならないのですが、そこで３日ほど前にフードロス削減に貢献している法人へ取材の依頼を申し込みました。そこでお話を聞いて、それを元に成果発表をしようと考えていたのですが、班でまた内容の再確認をした際に発表の方向性が変わってしまい、その法人への取材が不必要になってしまいました。
アポイントメントはまだ確実な日程は決まってはいないのですが、急に取材をお断りするといったことは許されるのでしょうか。急に方向性が変わってしまい、私もどうしたらいいのか分からずと言った状況です。また、私の不勉強さのせいで法人側も少し怒り気味のメールで度々返信されています。法人側にとっても取材しない方がありがたいのかもしれないと思います。

そこで、取材を急にお断りさせて頂くメールの書き方を教えて頂きたいです。また、取材のお断りはどういうイメージになるのかも教えて頂きたいです。
よろしくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： hanzo2000 回答日時： 2020/11/26 18:21

＞その日以外に突然お電話を突然しても大丈夫なのでしょうか…？

社会人にとっては電話は通常のコミュニケーションツールですし、
学生の皆さんと違って電話にアレルギーもないですし、
電話というのは突然かかってくるものなので、営業時間内なら何の心配もなくかけていいです。

もちろん、「お忙しいところに急なお電話で失礼いたします」といった通常の挨拶は必要です。

不在の場合は、あなたから電話があったことだけは伝えてもらって、あくまであなたからまたかけ直すというカタチにしてください。

ご自身の肉声で伝えるということが必要です。

また、メールは一方的な連絡です。
通達と言ってもいいでしょう。
お詫びの連絡に通達のような手段を使うのはNGです。

いくら丁寧な言葉を尽くそうが、「中止になったんでよろしく。異論・反論は聞くつもりありません」という一方的なニュアンスを含みます。

相手の意思や気持ちもその場で伝えられるような、双方向のツールで謝罪するのが最低限の誠意です。

この回答へのお礼

教えて頂いたことを参考に先方に謝罪することにしました。回答頂きありがとうございました。

お礼日時：2020/11/26 18:53

No.1 回答者： hanzo2000 回答日時： 2020/11/26 18:06

メールで済まそうとするからドツボにはまるのです。

ベストは面会、それが無理なら電話、電話で連絡が付かないときにようやくメールを使うことを検討するのです。

面会か電話なら、取材依頼を受けてくださったことに改めてお礼を言い、取材が不要になったという結論からまず伝え、そこに至る経緯を丁寧に説明し、あなたの落ち度については素直に謝り、そのうえで改めて感謝の意を伝える、という順番で話すといいでしょう。

面会できるなら菓子折を持って行くと完璧です。

この回答へのお礼

返信して頂きありがとうございます。

本来は電話での取材をお願いしたく、その日程や取材目的をお伝えする為にメールという手段をはじめに用いました。また、一応先方から「この日程はどうですか」というような提案がされているのですが、その日以外に突然お電話を突然しても大丈夫なのでしょうか…？
面会については距離がとても離れているという点で難しいです。
申し訳ありませんがご教授いただけると幸いです。

お礼日時：2020/11/26 18:13