任意団体総会の審議内容の一任取り付けについて

任意団体運営の事務局の者です。

コロナ禍で私が所属する任意団体の総会の議決を
集会形式ではなく、議案を各会員にお送りして、
書面でご審議頂き、書面で賛否の回答をお願い
することにしました。書面回答が全て期限内に
集まるとは限らないので、「回答期限内に回答が
無い場合は、ご審議内容について、事務局に
一任頂いたものとします」の一文を加えて、
事務局から議案を送付することにしました。

こういったやり方は総会の意思決定として
法律的に問題ありますか？
ご回答宜しくお願い致します。

No.5 ベストアンサー 回答者： yumeiroyamaneko 回答日時： 2021/04/24 20:39

問題がないとは言えないと思います。

「回答がなければ事務局一任とみなす」ためには，それを許容する，またはそれが妥当であるという根拠が必要です。
そもそもそのみなし規定自体に反対であるという意見の主張の機会すら認めていない（その反対主張も，たとえば郵便事故で届かなかったものまで賛成したものとみなすという暴挙になりえる）段階で，議決権すらない事務局がそれを一方的に決めることができるという根拠がありません。まずはそれ自体（議決権の行使の制限に当たる事項になるので，団体の規約の変更に準じた議決権の賛成をえる必要があるものと考えます）を総会に諮り（もしくはそれに準じた同意書を取り付け），その結果を，総会の議決権を有する人に告知して初めてそれが可能になると考えるべきだと思います。

任意団体なんだから自由だという意見もあるようです。ですが規約というルールの上で運営をするとされた団体であれば，そのルールに従わない行為は，少なくとも団体内では無効です。議決権すら持たない事務局の決定ひとつによって，団体の最高機関であるはずの総会の運営が決められるだなんて，常識では考えられないことだと思います。

ましてや株式会社の，しかも上場会社の総会でそんなことが行われるなんてことはありません。たぶん上場会社の株主総会議事録なんて見たことがないのでしょう（僕の職場では上場会社の依頼を受けて登記手続きを代理するので見たことがありますし，登記所から問い合わせがあったときに備えて，理論的におかしいなと感じられるであろう部分についても会社に確認を取ります）。というか議事録の形式すら知らないのかもしれませんけど。
株主総会の議事録には，出席（みなし出席を含む）した株主の数およびその議決権数が記載されます（特に上場会社では厳格です）。これがわからないと定足数を満たしているかどうか，決議が有効に成立したかどうかが判断できないからです。議決権行使書面が所定の期日時刻までに会社に到達しなかったら会社一任とするなんてことになっていたら，みなし出席していない株主が議決権行使をしているなんてとんでもないことが起こります。出席も議決権行使書面の提出もせず，また電磁的記録による議決権行使もしていない株主は欠席したものとして扱い，当然議決権行使もしていない扱いになるだけです。上場会社で定足数を満たさないために決議ができないなんてことが起きないのは，主要株主（株主総会招集通知を見れば，持株数上位10名までの株主名が分かります）等に事前に根回しをして同意（委任状の取得）を取り付けておくからでしょう。

まあ任意団体ですから，法律に明るい人がいるとは限りませんので，それがそのまま通用してしまうかもしれません。だからといってそれで正しいと考えるのは間違いだと思います。

No.4 回答者： trajaa 回答日時： 2021/04/23 16:49

その猶予期間にかんして合理的に説明が付く期間が設定されているなら問題無いでしょう

今日の明日に回答を求めるとか
七面倒な手続き踏ませるなら
会員・構成員の意思反映を妨げていると
後で揉めたときに反論するのが困難でしょうけど

充分な日数が確保されているなら、その意思表明の機会を確保したと言えるのですから

No.3 回答者： satoumasaru 回答日時： 2021/04/23 16:24

町会の役員をやっています。

いわゆる任意団体です。

年一度に総会をして、活動報告と方針、会計報告と予算を決定すると規約には書かれています。しかしこのコロナ禍ですので、役員だけで決定して、町会員に文書で配布しました。

みなさんがおっしゃっておられるように、任意団体はどうきめようとも全く問題はありません。

No.2 回答者： りお406 回答日時： 2021/04/23 16:07

任意団体はなんでもいいです。

総会の義務すらありません。収益事業したら税金払うくらい。総会や、書面評決や議事録の提出も法人なら義務になります。大体定款も無いなら何分の一の可決で評決、もできないし。全く自由ですよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2021/04/23 16:11

No.1 回答者： mukaiyam 回答日時： 2021/04/23 15:47

何も問題ないですよ。

というか、任意団体などでなく東証一部上場企業の株主総会がそれですよ。

株主総会が近づくと議案書が届きますが、同封された議決権行使用はがきを送り返さなかったとしても、“出席者”数不足で総会不成立・・・なんてことは聞いたことがないでしょう。

この回答へのお礼

ご回答有難うございました。

お礼日時：2021/04/23 16:12