貿易事務経験者の方からアドバイスがほしいです

昨日より派遣から貿易事務の輸出のお仕事をする事になりました。事務もほぼ未経験なのに採用していただけたのですがパソコン自体が苦手で入力作業ですら手こずりました。これまではサービス業に長い間、従事していたので今後、努力で仕事をこなせるようになるのか凄く不安です。
貿易事務を事務未経験で務めるのは、相当大変なのでしょうか?
メールやエクセルもあまり理解できていません。
引き継ぎの方が12月の頭で退職してしまうので、全ての仕事は引き継げないようです。
会社の雰囲気はとても良くて、頑張りたいとおもっているのですが、自分のスキル不足を呆れられるのではとすでに恐いです。
実際に経験のある方にアドバイスをいただきたいです。

No.2 ベストアンサー 回答者： リサガス 回答日時： 2021/11/23 11:37

就職おめでとうございます。

貿易会社なら、決まったフォーマットに入力するだけかと思いますので、問題ないでしょうね。

例えばそういうフォーマットを白紙から新人さんに作らせるとも考えにくいですから、取り越し苦労なのではないかと。

私は、よく以前の同じパターンのものを上書き保存で作りましたね。

小さな会社ですと、銀行からもらう書類や船会社の書類に直接英文タイプライターでタイプすることも有りましたが、最近は特に大手は、そういった書類もコンピューターでうまく取り込んで、パソコン入力で印刷するみたいな所もあります。

信用上決済に伴う(ネゴ書類)は特にLC通りに打つが基本で、とにかく正確に、そして銀行に持ち込める時間内に持ち込まないと、買い取ってくれない(入金してもらえない)というプレッシャーがあって、早く書類を作らないとと、本当に焦りましたが。

でも、実際は、外為担当者かんが、間違いを見つけてくれて電話くれるので、ちょっとしたミスは、訂正印を持って行けば、(銀行さんがタイプで訂正してくれるので)いいだけでしたね。

銀行さんと仲良くなって、3時少し過ぎてもその日に受け付けてくれるよう交渉して、例外的に裏の扉を開けてもらって、受け取ってもらったことも何度も有りますね

あと、船積書類も、乙仲さんが、通関通るのに支障があれば、電話して教えてくれるので、上司と相談して、言われる通りにしとけばいい。

海外の相手先とのコレポンも、英語の上手な先輩のやりとりを勉強されてもらい、真似するところから始めるのがいいと思います。

教えてもらったことは全てノートに取って、しっかり覚えるで大丈夫と思います。

海外の営業も担うとなると、もっとアドバイスするべきことがあるのですが、貿易事務だけなら、以上でいいかと。

応援します。頑張って下さいね。

この回答へのお礼

細かく説明していただきありがとうございます。
初日は請求書の作成から教えていただき、フォーマットに入力していくだけだったのですが、専門用語に混乱しながらもその日の入力は終え、翌日は1人でやるように言われ, ファイルをダウンロードがうまくできなかったり保存がうまくいかなかったりでクビになりました。
貿易以前の問題だと判断されたようです。
生まれて初めてクビになったのでショックすぎて次に行くのが怖いです。

お礼日時：2021/11/26 15:23

No.3 回答者： リサガス 回答日時： 2021/11/25 08:40

追記です。

誰しも、初めての時代が有ります。初めてを経験者しないと、経験者にはなれません。

初めのうちの方が、質問しやすいので、なるべく早めにわからないことをつぶしていくのがいいと思います。

そもそも、派遣元も派遣先もあなたが適任と判断したから、この仕事を紹介したんですよ、そうでなければ買い手市場なのに、あなたを紹介するわけありません。

あなたは優秀なのです。自信持って、張り切っていきましょう。

この回答へのお礼

優しいお言葉ありがとうございます。
一生懸命覚えようと頑張ってはいたのですが2日間でクビになりました。
こんなに早く切られる事があるのかとショックでしたが、1から教えている時間もないほど忙しい会社のようで受け入れるしかありませんでした。

お礼日時：2021/11/26 15:16

No.1 回答者： Corvett1954 回答日時： 2021/11/23 11:11

おはようございます。

私は産休の社員さんの代替で船舶関係のアシスタント業務(原油船）を1年半したことがあります。貿易関係とも違う部分があるので、参考にならないかもしれませんが・・・

パソコンに関しては、よく使う物(例;書類のひな型、データ入力等）はデスクトップに貼っておき、すぐに使えるようにする、ショートカット（ツールバーからの操作も可能ですが、少しでも時間を節約するためにもショートカットでの操作が可能です。）


よく使うショートカットを紹介しますので、習うより慣れろで何度か練習して使えるようにしましょう。英語も同様です。

１）上書き保存→Ctrl＋S
２）元に戻す→Ctrl＋Z
３）削除する→Ctrl＋D（またはX）
４）選択する→Ctrl＋A

この4つだけ覚えると同時に、派遣会社が主催するパソコン研修(無料と有料のコースがあり、費用に関しては派遣会社ごとに異なります。申し込みの際、派遣会社のホームページで確認しましょう。）を受講するようにしましょう。（また、オンデマンドでの受講も可能なところもあります。）

支払に関する債務伝票、入金に関する債権伝票の作成に関しては、専用端末での作成になるので、立ち上げ方、操作の仕方などを常にメモを取ったり、一度作ったものをサンプルにして、何処を編集するかなどをメモし、次に作る時は、それを見ながら真似をすることで身につきます。(私の場合は、円と海外通貨（米ドル、シンガポールドル、アラブ首長国連邦のディルハムを扱っていて、まるで堀ちえみさんの「スチュワーデス物語」さながらでした。それと並行して、英語での電話対応とメール(メールは社員さん）もありました。(笑））

毎月、月末頃になると経理部から翌月の社内レートがPDFで送られてきて、自分が使うものだけ、毎月メモしていました。原油船の場合、戦争保険（主に中東）、運賃保険、港費（こうひと読みます）が日本円と海外通貨でそれぞれあったので。）

英語での専門用語も出てくるので、辞書は手放せませんでした。

英語での電話対応の流れは、基本的に日本語の電話対応と同じです。ネットでもよく出てくる表現は載っていますが、全体的にざっくりしています。ネットで「英語　電話対応　参考書」とキーワードを検索して探し、紀伊国屋書店などの大型書店で試し読みし、合うものを選んで購入してください。

長々と書きましたが、参考にしていただければ幸いです。

この回答へのお礼

ご丁寧にアドバイスしていただきありがとうございます。自分なりにメモをとったり質問をして覚えようとしていたのですが
残念ながら2日間でクビになってしまいました。
やる気があっても能力がなく早々に見切りをつけられたようです。

お礼日時：2021/11/26 15:13