労務・総務事務など詳しい方教えて下さい

新入職員などが入ってくると住民票を提出してもらっています。
本籍地やマイナンバーは一切載っていません。
そこで労務・総務・人事の事務の仕事をしている方にお聞きしたいです。

1.住民票の提出はしてもらっていますか？
2.その住民票は保管していますか？
3.保管方法を教えて下さい。（住民票だけを綴っている、職員ファイルなどにそれぞれ綴っている）
4.退職したあと従業員の住民票はどうしていますか？（退職後〇年で破棄しているなど）

No.3 回答者： satoumasaru 回答日時： 2022/04/26 07:09

No1,2です。

＞100人ぐらいなら全て1人で管理•給与計算等するのは普通でしょうか？

現在は給与計算ソフトがありますので、普通と言えば普通ですね。
ただ年末調整は一人で100名は大変だと思います。

一人で担当する場合はケアレスミスにご注意ください。
必要な場合は、その時だけ読み合わせをするなどされた方が良いですよ。

この回答へのお礼

介護施設なのですがワーカーの出勤してくる時間がバラバラなので出勤簿は全て手書きで時間や残業なども全て手計算となります。給与計算ソフトは一応ありますがかなりおそまつな…年末調整も全て一人ですが早めに始めてなんとかかんとかって感じです…労務事務だけでなく入居者の日常での生活費の管理や施設の物品全般の管理、ワーカーの人出が足りない時は入居者の散歩や皿洗い、送迎、簡単な食事介助などもしています…
確かにケアレスミスをちょこちょこしています。仕事の量が多いのか自分が捌ききれないだけなのか…あー・・・ありがとうございました。。

お礼日時：2022/05/07 13:39

No.2 回答者： satoumasaru 回答日時： 2022/04/24 17:19

＞社内書類の通勤届や扶養届、住居届などもそれぞれそれだけの専用のファイルではなく、全て退職した時に保管・処理しやすいように個々の職員ファイルに綴っていますか？

中小企業は、一般的には個々の職員ファイルを使用していますね。
といっても職員一人当たり１ファイルではなく、一つのファイルの透明フォルダーに履歴書などと同様にいれたりしています。

ただ大企業などは人事記録カードなりシステムに登録した後は種類別に綴じている会社もあるでしょう。個別の職員ファイルにすると嵩張りますので。

この回答へのお礼

ありがとうございます。従業員100人弱の労務事務をすることになったのですが、今までの保管方法がめちゃくちゃでどのようにするのが一番効率が良いか考えています。
ちなみに100人ぐらいなら全て1人で管理•給与計算等するのは普通でしょうか？

お礼日時：2022/04/26 00:26

No.1 回答者： satoumasaru 回答日時： 2022/04/24 16:55

＞1.住民票の提出はしてもらっていますか？

住民票ではなく住民票記載事項証明ですね。
住民税の関係がありますので必要です。

2.その住民票は保管していますか？

当然、保管しています。

3.保管方法を教えて下さい。（住民票だけを綴っている、職員ファイルなどにそれぞれ綴っている）

職員ファイルにつづっています。

4.退職したあと従業員の住民票はどうしていますか？（退職後〇年で破棄しているなど）

労働者名簿の保存期間が５年ですので、それにあわせています。

この回答へのお礼

例えば、社内書類の通勤届や扶養届、住居届などもそれぞれそれだけの専用のファイルではなく、全て退職した時に保管・処理しやすいように個々の職員ファイルに綴っていますか？

お礼日時：2022/04/24 17:05