No.4ベストアンサー
- 回答日時:
ANo.3 です。
それはかなり前の話ですが、ある装置の部品表の集計の話です。
仕事は、装置の制御系の設計で、当然 CAD で電気回路図を書いて、それに使う電気部品をユニットごとにまとめた部品表を作成します。
各電気部品表には、同じ部品も沢山あり、異なる部品も存在していますので、全体が完成した後は、それらの部品表をまとめなければなりません。
また、部品の単価が発注先から来ていますので、それを転記してコストを出していました。それを装置ごとに行っていましたが、如何せん繰り返しの多い作業で、面倒でした。
単価表を作成して、VLOOKUP 関数を駆使して部品の単価を参照するようにし、それを各ユニット毎にまとめることはできました。全部品表を集めて総計を出すことはできるようになりましたが、その後が大変です。
各部品を仕分けて発注先ごとに集計しなくてはなりません。また、ユーザーごとに異なる仕様になるため、共通の部品表にはなりませんから、全て一から集計をしなくてはなりませんでした。
それを、部品表を作成する段階で発注先を決めておき、それに応じた単価を入れて計算し、振り分けを行って集計します。手計算で行っていた時には、印刷した部品表を色分けして、発注先ごとに集計していましたので、延々とその作業が続いていました。間違いがあると、最初から見直す必要があったりで、朝始めて気が付くと夕方になっていました(笑)。
マクロでは到底できない処理でしたので、VBA の本を買ってきて、それを参考にシステムを組み上げて行き、完成した結果が 15 分くらいの処理です。その後、細かい修正、エラー処理や印刷フォーム機能を追加して、リリースとなりました。取扱説明書も作成しましたね。
いやー、あまりに手間がかかるので、頭に来ていたのが正直なところです。こんな作業に時間を取られているのが馬鹿みたいで、その思いからそれらの処理を作成しました。必要だから作ったと言うのが本音です。本職は制御系の設計ですが、やればできるものです。
No.3
- 回答日時:
Mac もキーボードの扱いは同じだと思いますが、一応 Windows をお使いと言う全体で話を進めさせていただきます。
Microsoft Office の Excel は、表計算の代表的なアプリケーションです。そのショートカットは、Excel を使うにあたり、効率よく操作するために必要なものですが、それ以上でもそれ以下でもありません。マウスで操作もできますが、効率を考えたら使った方が良いのは当然ですね。
何が Excel で重要かと言えば、関数の使い方でしょう。表示帯の中にも、関数で様々な処理を行い、自動で計算をさせますし、表をまたいで相互参照なども、一寸高度な表を作成すると当たり前に出てきます。
処理の自動化はマクロを活用し、繰り返し処理を挿せます。
更に大きな処理を一括でしたければ、VBA を使うことになりますが、これはもうプログラミングですから、一寸大変です。しかし、効果は絶大で、ちまちま手計算で何日も掛けて行っていた集計作業も、ほんの数分で仕上げることさえ可能になります。かなり前のことですが、実際私はこれで 1 週間分の集計作業を、約 15 分くらいに圧縮したことがあります。今だと、パソコンの性能が向上しているので、数分か数十秒で終了するでしょう(笑)。
何をすれば Excel の作業が短縮できるかを考えて下さい。データを作成する入力業務は必要ですから、圧縮はできませんけれど、集計作業に関しては考慮すべき要素が沢山あると思います。関数、マクロ、VBA と進んで行けば、Excel に主に時間のかかる集計作業解放されるかも知れません。
※データの加工も VBA でできますので、プリンタのフォームを整える作業などにも使えます。その他、応用は幅広いです。
ショートカットは、その入り口にすぎません。
ANo.2 さんのお礼から。
"最後のアドバイスにうけました。学校の先生が昔言ってたことと真逆なんですね。楽を目指すのが、合言葉なのかなあ?"
→ 楽を目指すには間違っていないのですが、本人の話ではなく業務についてです。無駄な繰り返し作業に時間を費やすこともありませんし、それで浮いた時間は次に業務に当てて先に進みましょう。更に、多くの作業を効率よくこなせれば、量も質も向上します。仕事ですから、さぼっちゃ駄目ですよ(笑)。
有り難うございます。説明と、それから、さぼり…ませんですとも(-o-;)もち、もちろんです♪2番目の回答者さんも、悪の誘いではなく、喩えで面白く言ってくださったと理解してます。
ところで、一週間分が15分に短縮なんて、凄すぎます!真似したいです♪普段は船積み書類をウィンドウズで作成してます。インボイスなど。関数とか、勉強します。
No.2
- 回答日時:
結局の所
プログラミングと言うことになると思います
関数であったりマクロであったりを駆使して
定型業務を効率化していくシステムを
構築していきます
おそらくね
先ずはエディタを使いこなすことが
必須要件と思われます
ショートカットを覚えるのは
まあ表記もあるので
連続して使う、よく使うなら利用しますが
必要なら使うというスタンスで良いと思います
必要なことだけ憶えれば良いと言うことです
定型の打鍵でめんどくさく思うようなら
ショートカットを使うか
無ければキーに割り当てるという方向性です
いかに怠けるか、手を抜くか、楽するか
そんなことばかり考えていれば
パソコン仕事が速くなって来ると思います
教えて下さり有り難うございます。
関数、マクロ、エディタですか、YouTubeを見始めたんですが、その辺りも検索して学習していきますね。
最後のアドバイスにうけました。学校の先生が昔言ってたことと真逆なんですね。楽を目指すのが、合言葉なのかなあ?
No.1
- 回答日時:
あくまで個人的な感想ですが、マウス操作は肩凝りの原因になると思います。
そのため、ショートカットキーの操作をマスターすると、マウスを掴んでカーソルを動かしてクリックするという一連の操作が不要になり、キーボードに手を置いたまま、キー操作で処理を完結できます。
マウスカーソルをボタンやテキストボックスなどの位置に合わせるという操作が要らなくなるだけで、肩の筋肉への無用な負荷が無くなり処理速度が速くなるのでオススメです。
回答有り難うございます。
なるほど、キーボードから手を離さずに済むと、動作が速くなる上に、肩凝りまで解消されるとは、正に一石二鳥ですね。頑張ってショートカットキーを覚えたいと思います。
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皆様、エクセルを速くする方法を教えて下さり有り難うございました。回答者様全員のアドバイスを参考にして、仕事の効率化に取り組んで参ります。
今回は、エクセルにロマンを感じさせてもらえたair supplyさんを選ばせてもらいますが、私にとっては、回答者さん全員が、心の中のベストアンサーです。これからも宜しくお願いします。