職場のお餞別集金メール。文面をどうすればいい？

職場で定年退職する方にお餞別を集金する担当になりました。
社内メールで、集金を募りたいと思いますが、どのような文面にすれば
集める側も、支払う側も気持ちいいお金のやり取りができるでしょうか。
文面の例を教えてください。

以下が条件です
・定年退職の方に対するお餞別を集金することを伝える
・集金範囲は２０人ほどの部
・支払いは任意
・一口１０００円とする

以上よろしくお願いします。

No.3 回答者： dakedakepuru 回答日時： 2009/04/30 17:11

メールで全てすませようとするとよっぽどヒマか気の利いた人じゃないと

自分から支払いにこないでしょうね。

「この度○○さんの定年退職に伴い、餞別をお渡しすることとなりました。○日に集金させて頂きたいと思いますので一人千円ご用意下さい。
お手数をおかけ致しますがよろしくお願い致します」

とメールではあくまで集金の趣旨と回収日の連絡のみにとどめておき、
回収は名簿等を作りお昼休み等にでも自分でもらいに行った方がスムーズに進みますよ。
メールで全て済ませようとすると「俺聞いてない」って話が絶対に
出てきますから。

また、なぜ「任意」なのでしょうか？「定年退職」というねぎらいの
気持ちに賛同しない、支払わないとは何ともケチな話としか思えません。
渡す時などどうするのでしょうか。「有志」から？自分の退職を祝って
くれない奴が社内にいる？とせっかくの餞に水を差すことになりますよ。

５人しか集まらなかったらどうするのでしょうか。
また逆に「一口千円」と上限を設定しなかったら万が一５万円とか
高額な金額となったらどうするんですか？
その調整の方がかえって面倒だと思いますよ。
後々しこりが残らないように皆一律千円で均等に集めた方がいいと思いますけどね。その方が「部署の皆からです」と気持ちよく渡せると
思いますけどね。快く思わない人もいるかもしれませんが、最後くらい
形だけでも祝ってあげるのが社会人としての常識だと思いますが。

No.2 回答者： ojisan-man 回答日時： 2009/04/30 17:03

まずこの手の集金は、必ず反対する人が何人か出るのが普通です。

部内に慶弔規程のようなものがあれば良いのですが、そうでないと今回だけなのか、この次辞める人はどうするのか、金額はどうなのか、などなどいろいろ揉め事の種になってしまいます。
この機会に部内のルールを作ることをお勧めします。

『　　　　　○○さんご退職　お餞別贈呈について

ご存知の通り、×月末をもって○○さんが定年退職されることとなりました。○○さんには長年にわたり大変お世話になりました。
△△部職員の感謝の気持ちとして、○○さんにお餞別を贈呈したいと思います。
つきましては下記により集金させていただきたいと思いますので、どうかよろしくお願いいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　記
　　　集金額　１人あたり　1000円
　　　集金日　　×月×日～×日
　※なお、お餞別は任意とさせていただきますので、趣旨にご賛同いただける方はメールにて返信をお願いいたします。』

このあたりでいかがですか。

No.1 回答者： zorro 回答日時： 2009/04/30 16:50

メールで済ますのは賛成できません。

気持ちいいお金のやり取りなどありえません。一人ひとりに趣旨を伝えて賛同者を募るべきと考えます。