出張旅費規定について

１回限りの会議のために出張旅費規定を作成するように上司に言われました。会議場所は東京都内で、出席する方は全国各地からいらっしゃいます。上司は、パッケージツアーを利用するよう促せと言います。その場合、領収書の提出をお願いするにしても、利用額の上限を決めるのべきだと思いますが、全員同一金額を上限にすると、必然的に遠くからいらっしゃる方は、交通費がかかるため宿泊にかける代金が少なくなり、近場の方は交通費が少なくていいので、宿泊代金を多くかけられる(ランクの上のホテル)という状況になり得ると思います。そこで、各地域(近畿、東海など)ごとに上限金額を決めようかと思い、パッケージツアー料金をネットで調べましたが、旅行会社ごとに金額にばらつきがあり、なかなか決められません。
また、大半が飛行機利用のパッケージツアーなのですが、飛行機より新幹線のほうが都合がよい方もいますので、ますます混乱しております。
駄文で、わかりづらいかと思いますが、何かいい案がありましたらご教示の程よろしくお願い申し上げます。

No.3 ベストアンサー 回答者： plokij75 回答日時： 2009/05/20 18:38

航空券やパッケージツアー代などは、需要と供給の関係で、時々（時期や曜日等）によって変動がありますし、旅行会社によっても違いがありますので、最安値のものを見つけるのは結構難しいですよね。

出張旅費規程は、就業規則の中にあると思われますので、一回限りの会議のために、特別な規定を作る事は難儀な事と思います。
出張規定の改定にもつながると、労働組合や社員代表等の同意をを得なければなりませんしね。

１回限りで多人数が参加する会議や研修等の場合は、各地の事業所から出席してもらう参加者には、旅費・宿泊費等は、現物支給にしていましたよ。

まず、参加者の人数と利用交通機関や経路等を把握して、旅行会社やＪＲ等の数社で、見積を作ってもらい、比較検討すれば良いと思います。
上司が言われているような要望事項を含めて、見積書を作成を依頼します。
経験からすると、人数が多い時には、数量割引などの提案を得られたこともありましたよ。

参加者に対しては、交通費や宿泊費は、現物支給にすれば、細かい辻褄をあわせた規定を作る事も無くなると思いますし、参加者も、交通機関のキップやホテルの手配の手間が省けます。
また、参加者にとっては、出張費用の立替も省けますし、経理担当としては、個々まちまちの交通費や宿泊費は主催者から一括した請求書で処理できますし。。。

もし、会議の主催者としてではなく、経理担当？として、会社の経費削減が趣旨であれば、
例えば、
・一回限りの会議等のために、多数参加者がいる場合は、参加者の交通費や宿泊費は一括して、主催者が旅行会社に発注する。
・旅行会社などに発注する場合は、数社から競合見積を得て、最低価格のところに発注する。
・少人数の場合で、個別に交通機関のキップやホテルの支払をする時には、格安のパッケージツアーなどを利用する。
等々
大まかな基準を決めて、「経費節減プログラム」の一環として、経理課長？発のガイドを全社の管理職に配布して、趣旨徹底を図ってもらうのが良いのでは。。。？？

この回答へのお礼

とても丁寧に回答してくださりありがとうございます。
その会議にて出張旅費規定がきまるので、間に合わせのような規則を取り敢えず作るようにとのことでした。普通の企業ではなく、公務員も含まれている非営利団体ですので、東京都内宿泊の公務員と同じ宿泊費を設定し、交通費はクラスJやプレミアムクラス、鉄道もグリーン車の利用は認めず、実費負担と設定しました。上司も自分がパッケージの利用を促していたことすら忘れてしまったみたいで、無事に通りました。

お礼日時：2009/05/31 23:41

No.2 回答者： R48 回答日時： 2009/05/20 16:36

パッケージツアーにこだわるのでわからなくなるのです。

通常は交通費実費と宿泊先地域のホテル代上限だけを決めます。
パッケージツアーですと朝食付きもありますが、もし日当が出るのであれば食事なし原則、必要な場合は日当から規定金額を控除することにすればいいです。

整理しますと、

・交通費については経済的且つ合理的な方法で、グリーン車やビジネスクラスは認めない（但し、特割のような割引運賃は想定しません）
・ホテル代は食事なしで税サービス料込みxxxx円（都内なら10000円でしょう）
・食事とホテルの部屋の飲物やビデオは自己負担原則
・食事つきプランは日当から控除（日当が無ければかかった実費から控除）、都内なら1000円～1500円でしょう
・パッケージツアーを利用の場合は、上記交通手段の内容を超えず、金額は通常の交通費+ホテル代を超えないこと
・長距離路線の交通費の領収書、ホテル利用の明細書（領収書だけではNG）の提出を義務付ける

しかし、パッケージツアーって変更やキャンセルの制限があるので、普通は使わないんですよ。
乗りたい飛行機が欠航になったらアウトですよ。
同じ理由で新幹線も安いツアーはNG、乗り遅れたら切符無効とかあります。
上司がどんな仕事をしているのかわかりませんが、経理の承認を得る必要があります。
いい加減な要求を入れていくと、経費で処理できないケースが普通に発生しますよ。

No.1 回答者： mapponew 回答日時： 2009/05/20 16:35

臨機応変です。

出張される方にとって、もっとも至便な交通手段を選ばれて、切符を手配されて送られればいいでしょう。遠方でも翌々日には届いています。

都合よくパッケージがあるなんて。。。無視します。第一、何日都内に滞在なんですか？

経費削減なんでしょうから、最低額でご招待するんだとお考えになればうまくいきますよ。