会社訪問でマナー違反をしてしまいました。その後の対応の仕方を教えてください。

Question

一般社員です。

取引先から検討を依頼されていた案件で、回答書類の提出が遅くなる
ことを、その取引先に説明に行くことになりました。

私がその取引先の担当になった直後であり、挨拶も兼ねてと思い、事
前にアポイントを取らず、直接訪問したところ、先方の担当者が出張
中だったため、その日は他の方に名刺を渡し、当方が訪問した旨の伝
言だけを依頼して帰社しました。

翌日、取引先に電話をしたところ、担当者の方が出られたため、その
電話で事情を説明し、お詫びをして電話を終えました。

しかし、後になって考えると、そもそもお詫びをするのにアポイント
なしで訪問していたことも含め、私自身がその取引先の担当者と面識
がなかったことを考えると、著しくマナーに反した行為だったと思い
ます。

やはり改めてアポイントを取ってから、訪問して説明をすべきだった
と思いました。

このような場合、再度電話でアポイントを取ってからお詫びの訪問を
すべきでしょうか？　
それとも、アポイントを取らず、とにかく足を運んだほうがよいでし
ょうか？

私自身がマナーに違反していたのがそもそもの原因ですが、後日、書
類を提出する際にさらなるトラブルに発展することは避けたいので、
とにかく早めに対応したいと思っています。

どうかご教示をお願いいたします。

jess8255 · Accepted Answer

会社経営者です。営業畑で長く仕事をしましたから、毎日のように取引先を回りました。

単なる表敬訪問（あまり意味がないですが）なら、アポの必要はなく、先方の表情を見てそそくさと引き上げることもありましたし、「ちょうどよかった。実はね・・・」と商談に及んだこともあります。反対に「だめだよ、こんな時間に来て！」といやな顔をされることもありました。

訪問に必ずアポがいる、とは言えないと思います。付き合いの深度次第でしょう。あっさり追い返されることも覚悟していればいい訳です。

しかし今回の事例は、仕事上の納期を延期してもらう説明ですよね。これは非常に重大な訪問理由ですよ。相手様のこれからの仕事の段取りが変わってくる可能性もあります。このような時には必ず早い機会のアポを取る、本人が不在ならその同僚や上司に取り急ぎ面会して事の次第を伝え、その後に担当者本人にも改めて説明するべきでした。これこそが表面的でない、本来のビジネスマナーです。

数々の失敗を経験し、そこから多くのものを学ぶ。それを忘れずに、これからも頑張って！

salsa_taxi · Answer

技術職のものです。
電子部品メーカの営業さんとはやりとりはよくあります。
アポなしで来る人も、結構いますよ。

ただ、アポなしはやはり迷惑ですね。
暇な人ならいいかもしれませんが、会議等が頻繁に入って時間に追われている人間にとっては、迷惑です。
俺の場合は、挨拶だけなら、暇じゃない限りは顔を出しません。
「依頼していた資料の持参」等なら顔を出したほうがいいとは思いますが、前述のように「会議がもうすぐ始まるからその前にこの報告書を作成して、先方に依頼のメールは入れておこう」と時間を有効に使おうとしているときの訪問ですからね、気持ちよくはないことが多いです。

そんな感じで気持ちよくはないですが、1度くらいならそれを「マナーがない奴だ」なんては思いませんよ。
毎回アポなしで来られると、「いないことも多いので事前に連絡をくれ」とでも言ってしまうと思いますが・・・・

本題に戻って対応ですが、電話でお詫びしたならもういいと思いますよ。
今後は事前にアポをとって訪問する、それだけの話です。

アポも取らず「先日はいきなり来て申し訳ありませんでした」と謝罪されたら、俺なら「アホ？」とでも言ってしまいそうです。
アポをとってのお詫びの訪問も、忙しい人間からしたら迷惑です。
訪問されることで会議をずらす必要がでるかも知れませんし、仕事の切りが悪くなることもあります。
訪問される立場から言わせてもらうと、お詫び＝用もないのに来られるのも迷惑です。

一番相手に迷惑をかけないのは、業務のスケジュールがスムーズになるように事前にアポを取る、用もないのに来ない、ということです。

tenten72 · Answer

初めまして。

アポイントを取ってから訪問するべきだと思います。
取引先の人間の立場で考えると、アポイントもなく訪問されるのは気持ちのいいものではないです。
その人にも予定があるかもしれないし、準備も必要かもしれませんのでとにかく訪問する際にはアポイントを取ってからだと思います。

会社訪問でマナー違反をしてしまいました。その後の対応の仕方を教えてください。

会社経営者です。

技術職のものです。

初めまして。

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