アシスタント…受け持ち何人分なら可能でしょうか？

Question

こんにちは。

派遣で、営業のアシスタント(営業事務)をしている者です。
現在、所属チームの4人のアシスタントをしています。

4人の立場は等しく、誰の仕事が優先で…と言う順位は付けにくいです。
また、発注業務は、当日出荷ならば、締め切りの時間が決まっているので、
それまでに入力しなくてはいけません。

チーム内のアシスタントは１人で、
入力は、私の仕事です。

毎日、時間に迫られて、
「時間内に間に合わない…」と自分で分かっているのですが、
何せ入力する人が私一人なので、
120%の力を出して間に合わせなくてはいけません。

それでも、
その入力の途中で、
他の誰に新たに「この発注を入力して」と言われ、
更にスピードを上げて入力しないと間に合わない事になります。
息が上がってしまい、マラソンをしている感覚です。

どれも、締め切り時間までに入力完了させないといけないので、
「こっちを削って、こっちを先にやる」と言う事が出来ません。

入力が終わったら終わったで、
その後の処理があり、
イレギュラーな依頼を倉庫に伝えるメールを作成したり、
取引先に納品日のお知らせをしたり、
営業者のメールを作成したり、
もし、焦ってミス入力をした時には、
システム上、再度、1から入力し直すなど時間がかかってしまいます。

そうこうしているうちに、
また誰かが
「…云々作成して」「…云々調べて」「…云々手伝って」となって、
先の仕事が終わらない内に、
「今すぐ！私の仕事を」
「今やっている事をすぐに済ませてこれをして！」などと、
クールダウンする暇もなく、仕事が発生し、頭がぐちゃぐちゃです。

Aさんがこれを依頼したと思えば、
Bさんがあれを依頼してきて…
パニくっているところに、Cさんが来て…
Aさんが「終わったー？」と催促してきて…

そこに手間取っている間に、
取引先から電話がかかってきて、何を言っているかわからない。
誰も電話を代わってくれず、用件をとにかく聞き始めているうちに
折り返し返答するまで担当しないといけない羽目になる。
(直接話してもらった方が早いのに…)

あれもこれも早く終わらせないといけないのに、
先ほどのAさんの仕事どうなってたんだっけ…と調子が狂い始める。

暫くすると、
他のチームのEさんが用事が出来て、
Eさん自身の仕事が出来ない為に、
「ちょっと頼みたい事が…」と仕事を依頼してくる。

他のチームと言う事で、普段なじみがない仕事だし、
他のチームと言う事で、より真摯に丁寧にしないといけないと焦ったり
優先順位を上げてしまう羽目になる。

また暫くすると、
人手が足りないから、他の部署のお客様にお茶出しを要請される…

そして席に着くや否や
「ねぇ、まだ？何やっているの？もう出来ているでしょ？」
「まだ？！遅すぎ！！早く！！」と急かされます。

そして、焦りで心臓がドクドクで頭が真っ白になってしまいます。

Eさんの件はめったにないですが、大体、↑こんな状況です。

自分以外は、正社員の方々、
自分は派遣で、よそ者のような存在なので、とても気を使います。

朝、落ち着いて仕事をしようと
今日の仕事を優先順位順に箇条書きにしているのですが、
終わらない内に、どんどん割り込みが入るので、
何が何だか分からないし、どれも終わらないのです。

とにかくスピードを上げないといけないのです。

どんどんやってくる仕事…
「すみません、。今これがあって、出来ません」と伝えても
「すぐ終わるでしょ、そしたらすぐやって」と言われ、
先の仕事が終わらない内に
「終わったー？」と聞かれ…テンパっています。

1人分のアシスタント業務の全てを担当している訳ではなく、
4人のアシスタント業務の一部分ずつが回ってきているだけなのだと思うのですが、
こなしきれません。

とにかく、仕事が時間に間に合わないし、焦ってミスを出して中途半端なのです、

お聞きしたいのですが…
会社によって、色々だと思いますが、
アシスタントと言うのは、
どの位の人数を受け持つ物なのでしょうか？

受け持つのは、同じチーム内の業務ですが、
一遍に何方向(何人)からも、
あれやってこれやってと言われて、ぐちゃぐちゃです。

「今これだけの仕事を抱えていて、できません」と言うと
「ダメだよー、早くやって」と言われ
「どうしたら、早くこなせるのようになるのか？」と相談したところ、
「やってる仕事が違うから分からない」と言われました。

他社で営業事務をやった事がないのでよくわかりませんが、
アシスタントとはこんなものでしょうか？

こなせない私が悪いのでしょうか？

宜しくお願いします。

tourokukkk · Accepted Answer

う～ん。
忙しいですね。私も営業事務ですがそんなに忙しくないですよ（笑）

何人の営業に対して１人のアシスタントがつくかは分りませんが、
辛い故を伝え、アシスタントをもう一人増やしてもらうか、
営業同士で話し合って、融通をつけてもらうしか無いでしょうね。

そうだなぁ・・
２～３人の営業に１人のアシスタントが目安かな。
忙しさにもよりますけど。

頑張って！

chizu-nana · Answer

＞こなせない私が悪いのでしょうか？
私は「yes」と答えます。

私も営業事務経験者ですので、私の経験も踏まえて書かせていただきます。
「受け持ち何人分なら可能でしょうか？」という質問自体が、私は疑問です。その会社や受注件数によって、全く違ってきますので「○人」とは答えられません。
私は一時期、本社、子会社A、子会社Bと、3社分の営業事務をしていました。
営業の数で言うと30人以上はいたと思います。受付の対応、お茶出しもしてましたし代表電話も取っていました。
かなり忙しかったのですが、皆さんの役に立ちたい、自分をスキルアップさせたい、と思って一人でこなしてた時期があります。

こなせる量は人それぞれです。
「今日の仕事を優先順位順に箇条書き」←これはとても良いと思います！でも、書いたことしかやらない、のではなくあくまでも臨機応変な対応、柔軟な頭は必要ですよ＾＾

「できません」←これは仕事ではタブーです。「今は○○さんに頼まれた仕事を10時までやらなきゃいけません。△△さんの仕事は12時までに終われば間に合うでしょうか？」みたいに、聞けませんか？優先度が分からなければ時間で区切るのもありです。「なるべく早く」と言われても「他の仕事もありますので、何時までなら待てますか？」を聞き返してみてください。

「どうしたら、早くこなせるのようになるのか？」←同じ営業事務の社員さんに聞くならまだしも、違う仕事をしてる人に聞くのはおかしいです。この答えは自分で考えて導き出すものです。

質問者さんは、あまりマルチタスクをうまくこなせないようですが、誰もすぐにできません。（この仕事を始めて何年目かは存じ上げませんが、まだ始めたばかりだと思います）
しかし、マルチタスクや臨機応変の能力は経験がモノを言いますので、将来絶対に質問者さんのためになると思います。
相手の立場に立ち、今すべきことは自分勝手に決めない。
分からないことがあればすぐに聞く。
いっぱいアドバイスしたいことがありますが、とりあえず「皆さんの役に立ちたい、自分をスキルアップさせたい」と意識を変えることでしょうか。
言われたことしかできないなんて、絶対に成長しません。考える能力を持ってください。

厳しいことも書いてしまいましたが、成長して欲しいから言いました。
頑張ってる人にこう言うのは酷かもしれませんが、うまくこなせば必ず貴方の力になります！なので、めげずに頑張ってください！

もちろん、辛い時は上司や派遣元などに相談されるのが良いかと思います＾＾
倒れないでくださいね～～～！！！

アシスタント…受け持ち何人分なら可能でしょうか？

う～ん。

＞こなせない私が悪いのでしょうか？

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