仕事上での説明が苦手です

Question

はじめまして。24歳男です。社会人5年目をなんですが、仕事上での説明が苦手です。
アドバイスをいただきたく投稿しました。

職業は新卒時からずっとプログラマーをやっております。
仕事柄、取引先・先輩・同僚などを相手に口頭で何かを説明する、
という機会はあまりなく、
基本的には第三者から仕事上やるべきことの説明をうけて、黙々と仕事をこなす、
という受身な立場で働いています。

が、社会人5年目となり、ここ最近、取引先や同僚・後輩、場合によっては上司に対して
「何か」を説明するという機会が増えてきました。
そこで困ってしまったことに、自分から何かを話すことが苦手なことに気づきました。
相手に伝えるべきことは頭の中でわかっており、伝えるために必要な話しの材料も
わかっているのですが、それらを順序立てて相手にわかりやすいように話すことができません。

説明している最中に、自分の話していることがわからなくなり、急にどもったり、話しが支離滅裂
になることがよくあります。

元々人見知りな性格で、特に取引先を相手にすると同僚・後輩を相手にするより余計話せなくなります。それに加え、心配性でもあるので、相手にわかりやすいように話そう、と構えれば構えるほどますます話せなくなります。毎度自己嫌悪です。

普段、友人や、職場でも仕事上の話しではなくプライベート話しをするときは、
話しは苦ではありません。くだけた冗談をよく言い、人を笑わせることも好きです。
が、仕事になると一変し、必要以上に構えてしまい、話し下手という状況です。

同じような思いをされた方、話しをする時に何か気をつけていることはありますか？

今後年齢を重ねると、更にコミュニケーション力が大事になってきますので、
これから先、ものすごい不安です。
場合によっては、営業職のような四六時中、他人と話しをするような仕事に転職し、
いまのうちに仕事における話し下手の克服も考えております。

という状況です。皆様のアドバイス、よろしくお願いいたします。

matumotok · Accepted Answer

こんにちは。

結論から言うと、場数の問題です。今の貴方は場数がまだ少ないのです。

ひとつアドバイスをするとすれば、貴方が主張したいキーワードを話の冒頭に持ってくるのです。
例えば、何かを称賛したいときには「これの優れている点は」「今回皆様にご紹介したいポイントとしましては」など、称賛の方向性をアピールする言い回しを発言の冒頭に持ってきます。これで少なくとも貴方の発言は何かを称賛するものであると聞き手は感じ取ります。一方、何かを批判したい場合には、「欠点としては」「残念なことに」などという言葉を発した後、少し間をおいて話し始めると、聞き手も貴方が批判的な見解を述べていることを理解しやすくなります。

そう、結論を明示あるいは示唆した後に話し始めれば、相手の理解は高まります。

使い方が最も難しいのは、逆接の言葉です。貴方の話の途中に「しかしながら」「ですが」という言葉を使い、その後にそれまでの主張と逆のことを述べる場合があります。しかし、この形式を用いて他人に何かをアピールするのはなかなか大変です。しかしながらやですがの前に話していたのはなんだったの？無意味だったの？嘘だったの？　いったん持ち上げといてそれを裏返して逆のことを言うのですから、相当に話し上手の人でない限り、聞き手にとっては「肯定なのか否定なのか、君が一体何を言いたいのか俺にはわからない」ってことになってしまいます。

そんなときは、最初から起承転結について事前説明をしておくのです。たとえば「今回当社が開発したXXXは、旧製品AAAの利点を受け継ぐばかりでなく、旧AAAの持っていた致命的欠点を克服した素晴らしい商品です。今回は、最初にAAAの利点をご説明し、次にAAAの欠点に触れ、そしてその欠点を克服したXXXのご説明を順次してまいりたいと思います」とでも言っておけば、聞き手は話の起承転結を事前に把握することができます。職場内の会議などでの発言であれば、「結論として私はXXXがとても良いと思います、その理由は、」という言葉を冒頭に添えれば、貴方が肯定的なのか否定的なのかが冒頭の段階で誰にでも理解できます。

早い話が、日常のビジネス会話もプレゼンの一つです。与えられた時間内に、時として大幅にショートカットを余儀なくされる時間内に、「何の目的で何をどうするのかしたいのか」の主張を明確に盛り込むのです。出来るだけ逆接を使わず、水が高いところから低いところに流れるように自然に話すにはどうすればよいのかを考えながら話の組み立てを考えるとよいでしょう。

key00001 · Answer

他の回答者さんも仰ってますが、「結論」とか「答え」を先に言う習慣を身に付けたら良いですヨ。
順序立てて説明しようとするから、逆に判らなくなるんです。

「書類は出来てるか？」と聞かれたら、順序立てて説明しちゃダメなんです。
「実は、昨日急な来客がありまして・・・。
そちらの要件と言うのが、非常に重大で、かつ緊急性があり、そちらに掛かりきりになってしまったんです。
と言うコトで、書類は出来てません。」なんて言うから、言う方も聞く方も、ワケが判らなくなるんです。

基本形は、
　(1)〇〇について説明します。
　(2)先に結論を申し上げますと〇〇です。
　(3)なぜ〇〇かと言うと・・・だからです。
と言うパターンを踏襲すれば良いですよ。

「書類が出来てるかどうかについて、ご説明致します。
結論から申せば、出来ておりません。
なぜ出来ていないかと言うと、急な来客があり、要件が重大かつ緊急で、そちらに時間を奪われたからです。」って言う感じです。

ソフトの操作説明などでも同じでしょ？
機能などを、順序良く話し終えてから、「ではそのボタンをクリックしてみて下さい。」なんて風にはやりませんよね？
そんな説明をしたら、最初に聞いたコトなど、みんな忘れてますから。
「まず、そのボタンをクリックしてみて下さい。そしたらこんな画面が出てきます。」って、答えを示しながら説明するんです。

あるいは、クイズとか手品の逆と考えても良いですヨ。
相手がクイズの答えを知ってたら、考える時間が要らないから、話が早いって考えて下さい。

相手が手品のタネを知ってたら、タネ明かしの時間が省けます。
ただ、手品の場合ですと、手品を見せた後にタネ明かしした方が効果的な場合もありますけどね。

RosaCanina · Answer

性格による要因もあるとは思いますが、コミュニケーション云々というよりは、
概ね、説明する手順のスキルが身についていないだけと思います。
よって、身についていなければ、学んで得れば良いだけのことです。

相手に分かりやすいことを目指すよりは、
まず、自分がどう伝えるかを分かっていなければなりません。
自分が分からなければ、相手はより分からないのですから。

ずっと以前に教わったことですが、一度に人に伝えられる要件は三つくらいとのこと。
伝えられると言うことは、自分が一方的に情報を与えると言うことではなくて、
相手が聞き取って理解してくれると言うことです。
それが、一度に三件くらいと言うことです。
これ以上の件数になると相手はしっかりと理解して覚えていられないそうです。

そこでの伝え方ですが、まず、相手に何を伝えるのか結論を先に宣言をしておきます。
次に、それらについて一つずつ理由を伝えていきます。
以下は一例ですが、
「今年のパ・リーグの優勝は日本ハムだろうと思う。
　第一にダルビッシュが好調である。第二に中田翔が主軸を打てるようになった。
　第三に、昨年はクライマックスシリーズにも出られなかったので雪辱を狙っている。」などです。
ってな具合に、最初に結論を挙げて、主な理由を三つに絞って最初に提示する方法です。
そして、「では、第一の件についてですが～」と個別の説明に入る訳です。

必ずしも、三点を挙げることはせずとも良いですが、概ねこんなイメージで説明すると、
相手はどんな要件の話が来るのか前もって心構えができるだけでなく、
自分自身も、次に何について説明すれば良いのか迷いません。

この方法手順を身に付けると、いろいろ応用も利きますので便利ですよ。
けれど、これ以外にも、あなたに合った方法があると思いますから、
大手書店へ行ってビジネス書など探してみてはいかがでしょうか？
ご健闘を祈ります。

try50 · Answer

転職を考えるほどのことではないと思いますが。

実際に僕がやってる対策を紹介しますので、参考にしてください。
僕の場合、事前に「読み原稿」を作成します。
作成出来たらハイ終わり、というのではなく、その後も実際の状況を想像しながら読み原稿を訂正して、徐々に漏れのない完璧なものに仕上げていきます。（仕上げるまでの過程で全部記憶するくらいまで練り上げます。）
仕上がれば、ハイ終了。ではありません。
今度は、読み原稿からキーワードを探します。（その時のキーワードとは、読み原稿の内容を思い出すためのキーワードです。）そして最終的にキーワードだけが順序良く残るようになるまで、読み原稿を削いでいきます。
最後に、キーワードのみが順序よく残った読み原稿ができます。これを元に、読み原稿をちらちら見ながら実際に説明をシュミレートしてみます。（この時点で、読み原稿は、説明事項や説明の流れを思いだすための道具になっています。）
だいたい自分で納得できたら準備完了ですが、説明当日に、思わぬところで急に質問があったりしてシュミレーションどおりに事が進まないこともありますから、それも覚悟しておいてください。
そこまでしないと質問者様にはできないと思いますよ。あとは場数を踏むことで更に上達するでしょう。

仕事上での説明が苦手です

こんにちは。

他の回答者さんも仰ってますが、「結論」とか「答え」を先に言う習慣を身に付けたら良いですヨ。

性格による要因もあるとは思いますが、コミュニケーション云々というよりは、

転職を考えるほどのことではないと思いますが。

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