ビジネスメール 返信の焦点がずれている人

大手企業の会社員です。
下請けメーカーの担当者とメールをかわす際に、悩んでいることがあります。

毎度メールの主旨からずれた回答が返ってくるのです。。下記は一例です。

■私からのメール
変更の際は事前にご連絡くださいますよう、お願いいたします。
尚、今回のAについては変更がないかご確認頂けますでしょうか？
↓
■下請け担当者の返信
ご指摘ごもっともです。お詫び申し上げます。

気をつけてほしい　と指摘したのは確かですが、業務上「Aについて変更がないかの確認」を依頼している訳です。
確認中なのか？変更がないから回答が無いのか？見落としているのか？まったく伝わらないのです。

私としては、下記１か２のような返信がくると期待していた訳です。

返信例１）
ご指摘ごもっともです。お詫び申し上げます。
Aについては、変更ございません／○○に変更となります。

返信例２）
ご指摘ごもっともです。お詫び申し上げます。
Aについては、確認のうえ○日までにご返答致します。

肝心な回答がないため、また返答催促メールをする・・と無駄にメールの往復頻度が高くなり、多忙ななか正直鬱陶しく感じてしまうのです。

長文の複雑な内容でしたら、勘違いや見落としも考えられますが、内容は上記レベルです。
５個質問すれば、３個しか返ってこない・・そんなことの連続で、あまりにも手に負えず、毎度イライラしてしまいます。。

具体的な返信期限を記載するなど、対策はとっているのですが改善がみられず。
担当者の思考や能力の問題なのでしょうか？

以前にもこの担当者は、
担当者：資料について確認したいことがあり、ご相談があります。
↓
私：そうですか、どのようなご相談でしょうか？
　　確認事項の内容によって担当者が異なるので、資料記載のどの件か内容含め教えてください。
↓
担当者：○○の件です。
↓
私：○○の件でしたら、私がお答え出来ます。で、どういったご質問でしょうか？

といった感じです。
質問も小出しにしてきて、必ずこちらが返信の必要がでてくるのです。

自分を棚に上げるつもりはないのですが、業務量もかなり多い中で、この担当者の相手ばかりしている時間はない！と言いたいところなのです。

こういう方、皆さんの周りにもいますか？
どういった対処が効果的でしょうか？ご教授お願いいたします！

No.1 ベストアンサー 回答者： l4330 回答日時： 2014/09/03 22:43

　

頭書きと用件を分けて、箇条書きにすべきですね

冒頭の文なら
いつもお世話になっております
先日は連絡がなく○○が変更されいたため、当社内で混乱が生じました
今後は、事前に連絡を頂く様にお願いします

さて、現在懸案のＡに関してですが、下記状況をお知らせください
1.設計（納期）変更の計画はありますか？
2.変更の予定があるなら、時期をお知らせください

なお、社内での手続きの関係から回答を○月○日までにお願いします
　

この回答へのお礼

早速のアドバイス、ありがとうございます。

明快です、恐れ入りました。
私自身の書き方に問題あり・改善の余地ありですね。反省します。
明日から早速心がけます！

お礼日時：2014/09/03 22:48

No.4 回答者： mairyonao 回答日時： 2014/09/04 12:32

そういう人いますよね。

下請けに多いパターンですけど、
客先でもたまにいますよ。

能力の問題ですね。もっといえばその会社の問題だとも私は思います。
あまい、というかヌルい組織なんでしょう。
その担当者、メールの受け答えだけでなく実務もダメなんじゃないですか？

聞きたいことにまともに答えてくれないというのは、
いくら明快に丁寧に書いたところで、読解力がなければ
毎度同じ結果だと思います。。。焦点のズレてる人は一生治らないです。。

こういう人に電話で口頭だけのやり取りは非常に危険です。
言った・言わないの問題になります。
（だから文字化して証拠を残すんですよね）

私なら、、、
めんどうくさいですけど、先に電話してやり取りを先にクリアさせて、
「では、今のやり取りをメールにして送信してくれ」って言いますね。
そのうち、その担当の上司と連絡取って（相手が下請けの場合のみ）
担当替えてもらうように言います。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
まさに、その通りです！色々私でできる改善はしてきたつもりではありますが、
手をかえ、言い方を変え・・・結局相手の受け答えに進歩は見られないのです。
そしておっしゃる通り、文字に残さないことは危ないので、メールメインのコミュニケーションになってしまいます。

相手が何を望んでいて、その望みにどのように答えるべきか・・想像力が無い人たちなのだと思っています。
担当変更も視野にいれてみます。

お礼日時：2014/09/10 22:07

No.3 回答者： sunsowl 回答日時： 2014/09/03 23:42

電話で話せば、一発で解決するのではないかと考えられますが。

No.2 回答者： trytobe 回答日時： 2014/09/03 23:02

そういう場合は、直接電話でお話して、「この文面にも書いた件ですが 、今回のAについては変更がないかご確認頂けますでしょうか？」とメールだけに頼らずに口頭でのダブルチェックもします。

重複と思っても、相手はそうしないとわからないのですから。