お世話になります。
一般企業(IT関連/社員数300名程度)で総務スタッフとして働いているものです。

標題の件、ご質問です。

以下のような決裁権の設計が正しいのかどうか助言をいただけないでしょうか。

稟議や各種事務手続きのために、ワークフローで申請をあげるわけですが、
一般職が申請するときは、課長⇒部長まで決裁を通す必要がある申請があるとします。
これを「部長決裁」の申請とします。

ただし、部長が申請をあげるときは、部長⇒その上長(当社の場合は社長)のように、
決裁権者以上の役職が決裁する必要があります。

さて、上記のように部長決裁にもかかわらずそれ以上の上長の決裁を必要とする仕組みはごく一般的なものなのでしょうか。
一般職分に関しては、部長の決裁でOKなのに、部長ご自身が申請を通すときには社長の決裁が必要というのは、決裁権者が二段階あるような気がして、うまく理解や納得をすることができません。
そもそも決裁権って何?と感じます。

また、同じ申請にもかかわらず、部署によっては、部長の次に執行役員や取締役の決裁権限を要する申請も存在します。

私が無知というのもあるとは重々承知の上でご相談です。

以上、よろしくお願いいたします。

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A 回答 (4件)

>どうやらうちの会社は一回当たりの決裁の方式を取っているようですが、この仕組みは一般的な仕組みなのでしょうか?



一般的かどうかは、寡聞にしてデータを見聞きしたことがなく、また推定する材料もないため、分かりません。

>部課毎に予算を組んでいるなら、枠による方式を採用した方が無駄がないように感じます。

何を重視するのかによります。

部門の長に自由裁量を与えつつ責任も持たせることを重視するのであれば、おっしゃるとおりです。他方、指揮命令系統を重視するのであれば、常に上の者が裁量権を持つ制度のほうが妥当します。

ただ、後者の場合、上の者が裁量権を持っているのにも関わらず、権限と表裏一体であるはずの責任を取らず、部門別予算を錦の御旗に掲げて部門の長に責任を取らせることがしばしば見られます。この観点からは、ご質問者さんの認識のほうがよりよいといえます。
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この回答へのお礼

なるほど、ケースバイケースということなのですね。
なぜ現状の仕組みなのか再度考えてみようと思いました。どやような仕組みがベターかについて、どのような会社にしていきたいと経営層が考えているかと照らし合わせて、今後に繋げていこうと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2014/11/28 12:16

一定期間において自由に使える枠が決まっているのでしたら、その上司の決裁を必要とするのはおかしな話です。

そうでなく、一回ごとに決裁できる金額が決まっているのでしたら、その上司の決裁を必要とするのはおかしな話ではなく、むしろ望ましい話です。


一定期間において自由に使える枠が決まっている、言い換えると一定期間における裁量権の枠が決まっているのでしたら、その範囲内で自由に使えるのが本来です。この場合、その枠を与えられた者が自ら枠の範囲内でお金を使うときに、上司の決裁をもらわなければならないのであれば、使えるかどうかは決裁の有無に左右されますから、実質的に枠が与えられてないことを意味します。これはおかしな話です。


他方、一回ごとに決裁できる金額が決まっている、言い換えると一回ごとの裁量権の枠が決まっているのでしたら、枠を与えられた者が自ら枠の範囲内でお金を使うときに、上司の決裁をもらうかどうかはどちらもあり得ます。

ただ、自由裁量の名の下に身勝手な振る舞いをしてしまうリスクを防止する観点からは、上司の決裁をもらうのが望ましいといえます。例えば、一回当たり1万円までの裁量権を有している者が、1か月に100万回その裁量権を上限いっぱいまで行使すれば、1か月で100億円の金が飛びます。そういう事態を引き起こさないためには、一回ごとの裁量権の枠が決まっている場合に裁量権を有している者が自ら使うときは、その上司が決裁をするのがよいといえます。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
お陰さまで、期間毎の枠と一回当たりの上限の考え方が理解できました。
どうやらうちの会社は一回当たりの決裁の方式を取っているようですが、この仕組みは一般的な仕組みなのでしょうか?
部課毎に予算を組んでいるなら、枠による方式を採用した方が無駄がないように感じます。

お礼日時:2014/11/25 11:09

うちは、職位ごとに購買・契約を決裁できる上限金額が決まっています。



必然的に、その金額を超えるものは上司に持ち上げられ、決済可能な方の承認前に、その関連部署の部下を回覧して承認の判断をするための資料(投資効果、回収期間なども含む)を添付して、必要ならば口頭での説明とともに承認をいただきます。

あとは、予算として、自部署では残金が足りないから、他部署の残金を活用させてもらう、という場合には、その両方の上に共通して立つ上司のところまで話が上がることもあります。この場合は決裁というより、社内での予算配分の見直し役として入っていただく、という立場になりますが。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
うちの会社は本当にきちんと予算が組めているのか心配になってきました。皆さんのアドバイスを聞いている限りでは、予算内の範疇でやりくりする方向で話が展開されているので…
とりあえず、予算と決裁規定の深い関連がよく理解できました。ありがとうございます。

お礼日時:2014/11/25 11:37

●当社の場合は


申請者→課長→部長→経理担当→経理部長 がデフォルト。

●必要なものか、適正な価格か、
技術的な観点から課長、部長が先に審査し

・予算に対して支出が大きすぎないか
・資金繰り
の関係で経理部長を最終決裁者とします。

●経営への影響が大きいものは
金額に応じて稟議書を役員、社長、副社長まで回して
決裁を取ります。

たとえば分かり易いものでは
総額500万円以上の車・コピー機のリース契約

これは経理担当者役員(副社長など)までハンコを取る。
(システムでもいいですが)

5千万、1億円を越える顧客との契約などは社長まで。


>一般職分に関しては、部長の決裁でOKなのに、
>部長ご自身が申請を通すときには社長の決裁が必要というのは、
>決裁権者が二段階あるような気がして、うまく理解や納得をすることができません。
>そもそも決裁権って何?と感じます。

そうですね。部長が信用されていない気がします。
支出に歯止めをかける職務の人、経理部長(総務部長)を置いた方が良いかと。
で経理部長(総務部長)が申請をする時は経理担当者がチェックの上経理部長が決裁と。

>また、同じ申請にもかかわらず、部署によっては、部長の次に
>執行役員や取締役の決裁権限を要する申請も存在します。

・技術的観点からの決裁
・金額の大きさによる決裁
・経営に与える潜在的リスク、等 経験がものを言う案件
(取締役員会決裁事項)

については必要があるかと思いますが
原則は文頭の形かと。

会社として決済基準を定め、(項目、金額によって誰までの承認が必要か)
一覧表として浸透させなければいけません。
システム化されていれば
社内勉強会等開催してその意味を周知徹底させることです。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
支出に歯止めをかける役割を経路に含めた方がよいという考え方、理解できました。
うちの会社はバックオフィス部門が経路には含まれてはおりません。
これでは確かに支出に歯止めがかけられませんし、その責任をすべて部長や役員に丸投げしている格好になってしまいますね。
支出を抑制する役割として、総務や経理を経路に含めるべきだと感じました。
何やらモヤモヤとしていた部分が少し晴れた気がします。ありがとうございます。

お礼日時:2014/11/25 11:23

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