マンション管理組合、役員の守秘義務と個人情報について

マンション（１棟70戸）の自主管理組合です。規約は標準管理規約に準じています。
これまで会計事務を担当していた理事（会計担当理事ではない）が今年度で辞めることになったため、理事長は、賃貸の居住者である知人を雇用し、会計年度末の２月に会計事務を引継がせました。

これに対し私達組合員からは、「公募もせず、非組合員の知合いに直接話をもっていくのはおかしい」、「個人情報を扱う会計事務を非組合員にさせるのは不適切」、「規約どおりに会計担当理事が業務を行うべきではないか」などの声が上がり、理事長に申し入れを行いました。

しかし理事長は、「規約39条二を適用して雇用するもので、マンション管理士の意見も聞いており、賃貸居住者に会計事務をさせることは何ら問題ない」、また「会計担当理事は雇用する事務員の仕事を監督し、二重チェック体制で適切な業務に務めている」として取り合ってはもらえませんでした。
そして、２週間後に開かれる総会資料では、「会計担当事務員の雇用細則」が議題として提案されました。

そこで質問ですが、

①会計業務を行うため、区分所有者名簿や管理費の入金状況など、個人情報を非組合員である賃貸居住者に開示することになりますが、規約38条及び65条に抵触しないのでしょうか。

②もし抵触しない場合であっても、情報開示することへの組合員の同意は必要ないのでしょうか。

③会計担当理事が、会計事務員を監督するという名目だけで、規約41条二に則っていると言えるのでしょうか。（実際に会計事務にはノータッチで、本人は通帳も見たことがないと言っている）

以上、よろしくお願いいたします。

質問者からの補足コメント

• 

  管理規約（単棟型）に準じているのですが、条項がずれていました。申し訳ありません。
  当マンションの管理規約を掲載しますので、よろしくお願い致します。
  
  第３８条　役員は、法令、規約及び使用細則その他細則（以下「使用細則等」という。）並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとするものとし、その職務に関し知ることができた個人情報をみだりに他人に漏らしてはいけない。
  
  第３９条　理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
  一　（略）
  二　理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
  
  第４１条　理事は、理事会を構成し、（以下略）
  ２　会計担当理事は、管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う。
  
  第６５条　理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、（以下略）

    補足日時：2016/03/31 15:54

• 

  ご指摘、ごもっともです。質問事項に対して、タイトルが不適当でした。
  
  「マンション管理組合、会計業務委託における個人情報の取扱と会計担当理事との関わりについて」とすれば良かったかなと思います。
  
  申し訳ありませんでした。

  No.5の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2016/03/31 17:51

No.7 ベストアンサー 回答者： Njssion 回答日時： 2016/04/01 08:43

この問題は　理事会なり　総会で決定すべきことです。

理事長が独断で職員を雇うことに対して反対なら　理事会なり総会で否決すれば済むことです。そして理事長の解任も。ただし、大多数の組合員が反対しないなら　それはそれで止むを得ないことでしょう。
そのことと　守秘義務とかを結びつけるのは　ちょっと無理があります。守秘義務なら　雇用契約なりで書けばよいことですから。
ところで　二週間後の総会に提案ということは　理事会は通ったのでしょう。理事会を通った案でも　もちろん総会の場で否決することは可能ですが　現実的には賛同者が少ないかも

この回答へのお礼

会計職員の雇用には、居住者の大多数が反対しています。
今回、理事会の改革を求めて、私を含め数人が新年度の理事に立候補しました。
承認されれば理事会の過半数を占めることになり、理事長を出すことも可能です。
そして私達は、会計事務は規約の通り会計担当理事が行うべきと考えています。
幸い多くの方から我々の活動に賛同を得ていますので、Nission様からのアドバイスを参考に、今後の諸問題に対応していきたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2016/04/01 09:29

No.6 回答者： tk-kubota 回答日時： 2016/04/01 08:19

＞「マンション管理組合、会計業務委託における個人情報の取扱と会計担当理事との関わりについて」とすれば良かったかなと思います。

と言うことだとしても、ほぼ、同じことです。
まず、理事長が雇用したものの地位ですが、単に、管理組合の職員だとすれば、理事会の決議がなかったものの、追認と言うこともありますし、即、無効とまで言えないと思います。
問いの中でも「会計業務を行うため」と言うことから管理組合は追認しているようです。そうであれば、雇用そのものに問題はないと言っていいと思います。
その場合は、その職員は、知り得たことについて第三者に対しては守秘義務があります。
組合員に対して会計報告することは、当然、許されるべきです。
次に、理事長が雇用したものが「会計担当理事」だとすれば、大原則である区分所有法3条の趣旨から言っても、雇用そのものが無効です。
無効ですから追認はできないです。
「理事」は管理組合の総会で会員(区分所有者)の中から選任しなければならないからです。
雇用が無効ですから、個人情報云々は考慮するまでもないです。
先走らないで、一つ一つを確定してから進まないと、今回のような、まとまりのないことなります。

この回答へのお礼

会計職員の雇用には、居住者の大多数が反対しています。
今回、理事会の改革を求めて、私を含め数人が新年度の理事に立候補しました。
承認されれば理事会の過半数を占めることになり、理事長を出すことも可能です。
そして私達は、会計事務は規約の通り会計担当理事が行うべきと考えています。
幸い多くの方から我々の活動に賛同を得ていますので、tk-kubota様からのアドバイスを参考に、今後の諸問題に対応していきたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2016/04/01 10:07

No.5 回答者： tk-kubota 回答日時： 2016/03/31 17:17

全文を拝読しますと、ご質問に乱れがあります。

タイトルでは「役員の守秘義務と個人情報について」となっており、本文冒頭では理事長の雇用採用に問題があるのではないか、として、質問の箇条は雇用者の責任もあります。
整理して下さい。

No.4 回答者： mukaiyama 回答日時： 2016/03/31 16:14

職員を雇うことができると書いてあるのなら、別に問題ないでしょう。

職員が職務を遂行に当たって、組合員の個人情報にに触れるのは当然のことです。
もちろん、そこで知り得た個人情報を部外で公言してはいけませんけど。

しかし、75戸ほどの組合で職員を雇うほど、お金が有り余っているのですか。
そんなお金があるのなら、組合会費を下げろという声は挙がらないのですか。
こっちの方こそ問題視しすべきじゃないんですか。

この回答へのお礼

会計職員の雇用には、居住者の大多数が反対しています。
今回、理事会の改革を求めて、私を含め数人が新年度の理事に立候補しました。
承認されれば理事会の過半数を占めることになり、理事長を出すことも可能です。
そして私達は、会計事務は規約の通り会計担当理事が行うべきと考えています。
幸い多くの方から我々の活動に賛同を得ていますので、mukaiyama様からのアドバイスを参考に、今後の諸問題に対応していきたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2016/04/01 10:07

No.3 回答者： nitto3 回答日時： 2016/03/31 13:30

理事長が独断でということが問題でしょう。

委託業務は総会決議になっていませんか？
少なくとも理事会決議は必要です。

この回答へのお礼

会計職員の雇用には、居住者の大多数が反対しています。
今回、理事会の改革を求めて、私を含め数人が新年度の理事に立候補しました。
承認されれば理事会の過半数を占めることになり、理事長を出すことも可能です。
そして私達は、会計事務は規約の通り会計担当理事が行うべきと考えています。
幸い多くの方から我々の活動に賛同を得ていますので、nitto3様からのアドバイスを参考に、今後の諸問題に対応していきたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2016/04/01 10:08

No.2 回答者： mukaiyama 回答日時： 2016/03/31 13:14

＞規約は標準管理規約に準じています…

これですか。
http://www.mlit.go.jp/kisha/kisha04/07/070123_3/ …

＞賃貸の居住者である知人を雇用し…

分譲と賃貸が混在してるマンションということですか。

＞「個人情報を扱う会計事務を非組合員にさせるのは不適切…

これはちょっと論点が違うでしょう。
たとえばある会社で、社員からの源泉徴収並びに年末調整に関する業務を社外の税理士事務所に委託することは広く行われています。
個人情報だから部外者に絶対触らせてはいけないというものではありません。

その一方で、

＞「規約どおりに会計担当理事が業務を行うべきではないか」などの声…

37条、同2 あたりによると、非組合員を会計担当理事に就けることはできないようですね。

＞しかし理事長は、「規約39条二を適用して雇用するもので…

「規約39条二」でなく「規約39条２」のことなら、それは解釈が違うでしょう。
(組合員の中から選出された) 役員に報酬を支払っても良いと言っているだけで、お金で釣ってきた非組合員を役員にしても良いとは読めません。

＞①会計業務を行うため、区分・・・規約38条及び65条に抵触しないのでしょうか…

38条は確かに抵触するでしょうね。

65条はぜんぜん意味が通わないのですが、見ているものが違うようですね。
あなたのところの規約をきちんと開示しないと回答できませんけど。

＞③会計担当理事が、会計事務員を監督するという名目だけで、規約41条二に則っていると…

41条二も？

No.1 回答者： papafuji 回答日時： 2016/03/31 11:36

理事長権限での会計の雇用ですから、そこで生じる情報を他へ話せば、秘守義務違反ですが、雇用関係で相手が知るには、なんら問題ありません。

理事長の裁量権の範囲であれば、問題にはならないでしょうね。

この回答へのお礼

会計職員の雇用には、居住者の大多数が反対しています。
今回、理事会の改革を求めて、私を含め数人が新年度の理事に立候補しました。
承認されれば理事会の過半数を占めることになり、理事長を出すことも可能です。
そして私達は、会計事務は規約の通り会計担当理事が行うべきと考えています。
幸い多くの方から我々の活動に賛同を得ていますので、papafuji様からのアドバイスを参考に、今後の諸問題に対応していきたいと思います。
どうもありがとうございました。

お礼日時：2016/04/01 10:09