社会人・プレゼン資料の作成に何時間もかけてしまい前日はいつも遅くまで仕事をしてしまいます。

メーカー会社員です。プレゼン資料の作成に何時間もかけてしまい前日はいつも遅くまで仕事をしてしまいます。皆さんどのように工夫されていますか？


沢山の中から見つけてくださりありがとうございます。
現在社会人5年目でメーカーで販売促進の仕事をしています。
研修で毎月、こんな商品を売って欲しい、こんな新製品がでるなど販売員の方にお伝えする仕事をしています。仕事は研修中心ではなく、問い合わせ対応やMTGなど他の業務もあります。
仕事の優先順位として人と一緒にやる仕事を先にやってしまう癖があるので、一人で考えて作成する資料はいつも後回し、定時後にスタートすることになることも多いです。


100人ぐらいの方に月に数回お伝えする機会があるのですが、そのプレゼン資料に何時間もかけてしまいます。例えば30分話す場合でも、8時間ぐらい構成を考えや商品の勉強、話す練習をしていたら時間がかかります。

業務終了後にやることも多いので、睡眠不足が辛かったりします。かなりストレスも溜まってきます。

上司にも相談したことがありますが、やはり業務外にやっているみたいです。
しかし、私以上に時間はかかっていないと思います。
私も1週間前から取り掛かっていますが、結局これでいいのか？先輩たちに怒られたらどうしようとか、、、聞き手にこの人の話よくわからないと思われていたらどうしよう、、、など最後まで悩んでしまい前日は遅くまで仕事をしています。


プレゼン資料を時間効率用、仕事を早くするコツはありますか？よろしくお願いします。

No.1 回答者： メン八 回答日時： 2020/09/07 15:34

＞　沢山の中から見つけてくださりありがとうございます。

そのような決まり文句よりも、回答した方がいたとき、どのように役立ったのか、見当違いだったのか、をコメントするとか、質問の内容、記載方法に工夫をした方が良いだろうと思います。
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/11853760.html

期限の一週間以上前に取りかかり、就業時間中は着手できず、就業時間後にようやく時間を見つけ、しかも、最後まで悩んでしまいというのは、｢(プレゼン資料作成の)実(手)作業時間｣はさほどの時間ではないということでしょう。
商品の説明の具体的工夫を要する部分は、プレゼン総時間の中のどれくらいですか。　30分が話しをする総時間なら、説明の具体的工夫を要する部分は10～15分間で、前後や途中で話す部分は、ただの説明であって、以前に別の商品説明を数回した経験があるならその繰り返しのようなものです。
どのような商品なのか、プレゼンの対象者はどの程度の知識経験技能を持つ人なのか、今回のプレゼンの趣旨･ねらいはなにか、そういう総合で、プレゼンでやることは絞られます。　

＞　8時間ぐらい構成を考えや商品の勉強

とても信じがたい時間です。　商品企画、マーケティング、販促などの部署がそれなりのものを持っているでしょう。その中から30分のプレゼンに使う部分を抽出して、プレゼン対象者向けに直し、編集し、強弱をつけるだけです。　商品の研究開発や企画をこれからやるのではないでしょう。　

＞　プレゼン資料を時間効率用、仕事を早くするコツはありますか？

①　(今回のプレゼンの趣旨･ねらい)(今回のプレゼンの聴講者の特性)の理解に5分間、
②　(マーケット･市場状況･既存商品の状況)の理解に15分間、
③　(今回のプレゼンのセールスポイント)の理解と(プレゼンで出す説明点抽出)に10分間、
④　今回のプレゼンに使う写真、イラスト、仕様･特性データの収集に15分間
⑤　(今回のプレゼン)のイメージ･全体･流れを、頭の中で数通り考えるのに15分間　（ここまでで1時間）
⑥　プレゼン資料作成に1時間～1.5時間　and　見直し修正
⑦　リハーサル　全体をやるなら30分間、ポイントだけを2回やっても30分間　（合計3時間以下）

目標を時間をきちんと立てることです。　
スケジュールをしっかりさせることが、｢時間効率のアップ、仕事を早くする｣基本であり、コツです。
会社や組織の中で仕事をするのに、スケジュール,時間割なしに近い状態で進めてしまい、期限切りにつじつま合わせで押し込むなどは、職業人として半人前にもなってません。

No.2 回答者： gazira 回答日時： 2020/09/09 21:58

ページ数を大幅に減らし、要点のみを記述、出来れば箇条書き。

本番のプレゼンで核心部を開示。
出来る上司に、時間を貰い、チェックしてもらいましょう。
その時がショウタイムです。