賞与支払決定通知書の保管について教えて下さい

社労士さん、または社労士事務所にお勤めの方がいらっしゃったら教えて下さい。
2月から社労士事務所にパートで勤務してます。

初めて社労士事務所で仕事をするので毎日覚えることがいっぱいで正直ついていけてないと思います。
その上私はパソコンが超初心者です。
それを面接で伝えた上で採用されました。
その辺りの事情を踏まえた上で相談させてください。

今日、電子申請して審査終了した冬季の賞与支払決定通知書を該当事業所のフォルダに移動させる作業中、誤って夏期賞与支払決定通知書のデータに上書きしてしまいました。
どうやってもデータは復元できないとのことで大変反省しております。
そこでお聞きしたいのですが
①年金機構に事情を説明したら上書きしてしまった夏期賞与支払決定通知書のデータをもう一度送ってもらえるということはないでしょうか？
②こういったデータは保管期限があるのでしょうか？

職場の方には一応該当事業所のファイル(PCではなく、紙の方です)にプリントアウトしたものが残っているので大丈夫とは言われたのですが労務のことについてわからないことだらけの私はとても不安です。
どなたかお分かりになる方がいらっしゃいましたら教えて下さい、よろしくお願いします。

No.1 回答者： amerikaumare 回答日時： 2021/03/17 17:13

紙があるなら　スキャナーでPDFにして保管しておきましょう。

データを上書きする一番の原因は 前のデータを流用する です。
流用する場合は　いったん違う名前（新しい名前 今回なら「冬季賞与支払決定通知書」）にしてから加工を始めます。
（私は情報システム屋でこの手の失敗はイヤというほどやったので、やらないようにする対策もいっぱい知ってます。）

この回答へのお礼

amerikaumareさん、早速のご回答ありがとうございます！

なるほど！それなら私にもできそうです、職場に行ったら早速やってみたいと思います。
本当にありがとうございます！！

お礼日時：2021/03/17 17:50