課題の管理が悪い？

Question

課題の管理が悪い？作業のやり方として、思いついたことをリスト化し項目毎に分析して実行していますが、分析の結果、課題が精密化細分化され、またそれらを分析しています。当然、優先順位で実行しますが 
優先度の低いものも管理するので、管理の手間がとても大きくなります。
実務の観点から、科学的観点からもっと良い方法があれば教えていただければ幸いです。
ちなみに、PCソフトなどによる管理では、管理するパターンが決まってしまい柔軟性がないのでノートと記憶で管理しています。

ARG_2008 · Accepted Answer

的確な回答というわけには行きませんが、参考までに記します。

>実務の観点から、科学的観点からもっと良い方法があれば教えていただければ幸いです。

ご質問のこの文章を見て、「科学的管理の方法」という本の書名を思い出しました。この本は１００年以上前に、米国のテイラーという人によって書かれた本です。テイラーは、工場の現場での実務を通じて得た方法をこの本にまとめ、後に「経営学の父」と呼ばれるようになった人です。

100年以上たっているわけですから、当然、科学的に仕事を計画し、進捗管理していく方法はあります。計画し、進捗管理していく方法は、計画技法という名称で呼ばれています。しかしながら、一部の業種を除いて、計画技法が普及、定着しているわけではありません。むしろ、経験に依存している場合の方が多いように思います。

計画技法は、大きく２つの部分に分かれます。第１が、仕事を分析し、個々の課題を抽出して、計画図を作成する部分です。第２が、計画図を基にして仕事の進捗管理などを行う部分です。

第１の部分の出来次第で使い物になる手法かどうか決まってしまうのですが、書籍や研修内容などを見ると、残念ながら第１の部分はあまり重視されているとは思えません（恐らく、記述するのが大変なのではないかと思います）。仕事の分析を重視していないことが、せっかくこういった手法を活用しようとしても、使えるものにならない理由の１つだと考えています。

よく知られている手法としてプロジェクトマネージメント技法があります。実はこの手法は個々の課題が容易に見える定型的な仕事に向いている手法です。定型的な仕事ならば、大規模プロジェクトほど威力を発揮します。逆に、技術開発など定型的でない仕事には向きません。ある経営コンサルタント会社の人が、プロジェクトマネージメントを使えばどんな仕事も劇的に改善が図られる、と言っていましたが、そんなことはありえません。どんな手法にも向き不向きがあります。仕事の内容と手法のミスマッチが、普及、定着していない理由の１つだと考えられます。


>思いついたことをリスト化し項目毎に分析して実行していますが、分析の結果、課題が精密化細分化され、またそれらを分析しています。当然、優先順位で実行しますが 、優先度の低いものも管理するので、管理の手間がとても大きくなります。

ここからが、本題になります。
どのような仕事なのか、よく分かりませんが、先に述べた「仕事の分析」に関わっているのではないかと思います。

「思いついたことをリスト化」は、きっかけとしてはＯＫですが、仕事内容を分析できているとはいえません。「思いつき」だけだと、後から課題の漏れが次から次へとでてきたり、本筋と関係の無い課題に時間が割かれたりします。結果として、課題管理しようとして、管理できない状況に陥ってしまいます。
「優先度の低いものも管理するので」について、仕事の目的に対しての検証作業が落ちているのではないかと思います。かつて読んだ本で、「すべてのシステムには目的がある。システムの分析、評価はシステム目的に照らして行わなければならない」というようなことが書いてありました。これをシステム→仕事、評価→管理に置き換えると、何となく当たるような気がします。

お求めになられている回答と合致するかどうか確信はありませんが、「分析手法」あるいは「分析の考え方」を習得されるのが１つの解決策のように思います。
先にも述べたように、残念ながら、計画技法の書籍では「仕事の分析」あるいは「計画図作り」の部分にページを割いているものはあまりありません。「分析」について系統的に述べられている分野として、システム工学（コンピュータシステムのことではありません。念のため）の中の「システム分析」が挙げられます。
お求めになられている手法にあうかどうか、書店で何冊かその内容を調べてみたらいかがでしょうか。

この分野は、「実践の学」です。実践の学の特徴として、「○○が悪い」と問題点の指摘は簡単ですが、「○○を行ったらよい」と提示するのが他の分野に比べ難しいことです。また、ある方法があっても、それが有効かどうかは、使う人自らが実体験しないと分からないことです。是非、取り組まれることをお薦めします。

何となくまとまりがありませんが、以上が回答です。

以下、気になる点を書き加えます。

>PCソフトなどによる管理では、管理するパターンが決まってしまい柔軟性がないので・・・

どのようなＰＣソフトなのか分かりませんが、先に述べた「仕事の内容と手法のミスマッチ」に関わっているのではないかと思えます。
現在の進捗管理のソフトの多くは、プロジェクトマネージメントの手法（以下、ＰＭ）が下敷きになっています。「管理するパターンが決まってしまい柔軟性がないので」という理由の説明になるかもしれませんので、参考までに、ＰＭの成り立ちを書いておきます。

第１次大戦中、物資輸送のため、米国のガントが横軸－時間、縦軸－項目の図に個々の仕事を横棒で表す計画図を考案しました。これを、ガントチャートといい、現在でも広く使われている計画図です。
第２次大戦後、いくつもの大規模プロジェクトが立ち上がりましたが、従来のガントチャートでは計画策定や進捗管理が困難になってしまいました。そこで、各所でネットワーク図を用いた新しい計画技法が検討されましたが、最終的にＰＥＲＴという手法に集約されていきました。ＰＥＲＴはポラリス原子力潜水艦開発のため、米海軍、ロッキード社、ブーズ・アレン・ハミルトン社によって開発されたものです。また、ＰＥＲＴの一環として、ＷＢＳ Ｗｏｒｋ Ｂｒｅａｋｄｏｗｎ Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅという仕事の分析図も考案されました。
その後、産業応用としてＰＥＲＴを使ったプロジェクトマネージメント技法が確立しました。しかし、この時点でＰＥＲＴやＷＢＳは質的な変化をします。具体的には、元来のＰＥＲＴはマイルストーン（中間目標）について作成されていたのが、ＰＭでは作業について作成されるようになりました。ＷＢＳは、ユニットとか部品のモノについて分析されていたのが、ＰＭでは作業の分析に変わりました。また、ＰＥＲＴ、ＷＢＳは別個に内容検討されていたものが、ＰＭではＷＢＳ→ＰＥＲＴという手順に変りました。
言い換えると、もともと開発向きであったＰＥＲＴの手法を、ＰＭは定型的な仕事向きの手法にアレンジしなおしたものと言えます。ＰＭが隆盛なのは、大規模建設工事などＰＭを必要とする分野が多いためでしょう。でも、残念ながら、ＰＭがどのような仕事に向く方法なのか、あまり検討されていないようです。
添付ＵＲＬは、ここでの回答にＪｕｓｔ Ｆｉｔした試料ではありませんが、参考にしてください。

参考URL：http://www.pmaj.or.jp/JPMF/library/open/education/PMGuide-04wbs-1B.pdf

doc_sunday · Answer

優先順位の重み付けが上手くなされていないような気がします。
どんなＰＣソフトをお試しか知りませんが、重点をどこに置くか、責任の所在をどうするか、といった基本的な問題をクリアしないと、ＰＣでも人手でも同じではないでしょうか。
m(_ _)m

apple-man · Answer

プロジェクトマネージメントという手法の
中で出てくる、「ガンチャート」という表での管理
いかがでしょうか？

http://www.nikkeibp.co.jp/style/biz/skillup/it_potential/071122_ganchart/

課題を縦に並べて行って、それが終了する大まかな
期間、時間を記入しておきます。
　（課題の右横は、右に伸びて行く
スケジュール表、時間割り表、叉はカレンダーのような
感じになっています。）
　そして、その仕事が次のどの仕事につながるか、
縦の矢印でつなげておくんです。
　もし、ある仕事が遅れた場合、次のどの
仕事に遅れがどの程度生じるか分かると
いうもので、複数の仕事を平行して行うのに
便利なスケジュール管理手法です。

　もともとはNASAの宇宙開発計画か何かで、
複数のグループが、ロケット発射という
一つの目標達成のために、同時進行で
行う複数の仕事の効率的管理方法として
生まれたものなんですが。

課題の管理が悪い？

優先順位の重み付けが上手くなされていないような気がします。

プロジェクトマネージメントという手法の

的確な回答というわけには行きませんが、参考までに記します。

似たような質問が見つかりました

関連するカテゴリからQ&Aを探す

デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング

マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング

　プロジェクトマネージメントという手法の