電話応対のことで、教えてください

今日会社で内線電話を取ったところ、電話交換手からで、私の所属部署の上司宛に○○の件で外線が入っていると言われました。

上司は席を外しており、○○の件は私では内容がわからないため（他の人も不在）、交換手の人に「只今上司は席を外しており、答えられる者がいないので、そうお伝えください」と告げると、「相手の連絡先を聞くとか（できることあるでしょう？のニュアンス）…」とこちらで対応せよ、という感じで言ってきたので、とりあえず電話を回してもらいました。

思うのですが、その交換手の人が電話をかけてきた外部の人に「お目当ての人は不在」と伝えてくれたら済む話ではないのですか？それとも上司の所属部署の人間が対応するのが筋なのでしょうか。外部の人としても、交換手からさらに部署に回された揚句何も話が進まないとなれば、時間が無駄に思われるように思うのですが。要は、交換手が直接相手に不在を伝えてくれたほうが合理的だと思うのですが、いかがでしょうか。NGですか？

No.2 回答者： tintaimama 回答日時： 2009/10/21 21:07

とても良くわかります。

が、交換手の方はあくまで電話交換だけが仕事なのでしょう。
あなたが上司不在のため対応できなくとも
用件をお客様からお伺いして伝え、上司の帰社予定時刻など
交換手の方よりも詳しく伝える事が出来るはずですから
「たらいまわしにされた感」が残らない対応を上司の部下である
あなたが引き受けるのが正しいかと思います。

合理的かどうかは会社が組織として考えています。
あなたの都合では交換手がお断りする事が合理的だったかもしれませんが
会社全体の仕事の流れとして、交換手は交換のみの仕事をするほうが
合理的なのでしょう。

一度あなたが応対し、○○の件の確認と急ぎでないかの確認。
急ぎの場合は連絡を取れるかどうか。その後のお客様への連絡方法。
回答に時間を頂く事のお詫び・・など少し考えても出来る対応が多々あります。

No.1 回答者： l4330 回答日時： 2009/10/21 21:06

　

>交換手の人が電話をかけてきた外部の人に「お目当ての人は不在」と伝えてくれたら済む話ではないのですか
そうですね、その人と二度と話す必要が無いなら、これが合理的な対応です。

でも仕事で継続的な付き合いが必要なら、要件を聞き緊急性を判断して上司への伝え方を考えるのが会社員の対応です。