職場の方に聞いたのですが、理解がいまいちできていないので、お願いします

職場の方に聞いたのですが、理解がいまいちできていないので、お願いします。

職場の電話機の事です。

ダイヤルボタン上部の小さなボタンに以下の手書きボタンが設定されています。
保留が４つと、ピックアップが１つ、代表電話が１つです。

ダイヤルボタンの横には、内線・転送・フックなど
電話機に元々ついているボタンがありますが、
これらのボタンは使っていないような気もします(不確かです)。
独自に設定した冒頭の手書きボタンを使っていると思われます。

自分以外の電話がなったら、「受話器を取り、ピックアップを押して出る」と
教わりました。
誰かにつなぐ時は、「保留」を押して、その人に直接声をかける、と教わりました。
それ以外は聞けませんでした。

１.外線受信→内線で目的の社員を呼び出し「電話です」と話した後、その社員につなぐ
２.１.で、目的の社員が離席中でつなげず、その旨を外線相手に伝えるべく、再度自分と外線をつなぐ
３.内線受信→内線で目的の社員を呼び出し、「電話です」と話し、その社員につなぐ
４.３.で、目的の社員が離席中でつなげず、不在の旨を伝えるべく、
　　再度、その内線を自分の電話に引き取って、かけてきた内線相手と話す

これらの状況の時の、電話機の使い方を教えて頂けませんか。
(機種がわからないので、想像の域を超えないと思いますが、それでも結構です)

あと、今までの勤務先では、
外線、内線、の呼び出し音の区別がはっきりしていました。
自分以外の電話がなった場合、どこの電話がなっていて、内線か外線かもハッキリわかりました。
それと、無人の受付がある勤務先の経験がありません。
(来客者自身が、電話で社内の人を呼び出すアレです)

実は、今の職場の呼び出し音が、わかりにくく、
自分以外の電話がなっても、どこでなっているのかわかりにくいです。
外線は、フロア中に呼び出し音がなると聞いたのですが(フロア全員にハッキリ聞こえる)、
個人の電話機にも外線がなっている雰囲気もあります。(フロア中には聞こえません)
社員の電話の出方を聞いていると、
内線かなと思っても、社名を名乗っているし、
逆に、外線かなと思っても、部署名を名乗って出ています。

こんな状況なので、電話がなっても出れず周囲に申し訳なくて、圧力も感じて、
仕事に集中できない時もあります(気を遣いすぎて)。
更に、社員がなかなか出ないので、電話がなるたび、恐怖に変わっています。

外線と内線と受付からとで、呼び出し音が違うとは限らないのでしょうか？
電話がなっている場所の特定、
呼び出し音の聞きわけ、
１～４の対応の仕方。

職場の電話機が苦手な、機械音痴の私に、どうかご教授いただけませんでしょうか。

No.1 ベストアンサー 回答者： gengensan 回答日時： 2010/01/17 21:43

こんばんは

外線と内線の鳴り分けは恐らく
ダイヤル上部の『代表電話』と言うボタンの鳴動かランプでされているのではないでしょうか。
それでなければ
ベルの音色かリングパターン(リンリンリンとかリーンリーンとか)
でされてませんか。

機種により
操作ほうほうが変わるので的外れかも知れませんが
受けた電話を直接取り次ぐのであれば
通話中に転送ボタンを押し、転送先の内線番号を押して『ドコソコから電話です。』で受話器を下ろす。
相手が不在、または話中の時は再度、転送ボタンで保留中の通話が帰ってくると思います。

でも
ダイヤル上の４つの保留ボタンはグループで共用なのでは？
内線外線問わず全て保留して(この時自分が何番目のボタンに保留したか確認します恐らくボタンのランプの色、点滅で判断出来るはず)
そして取り繋ぐ人を内線で呼び、保留ボタンの何番目かを告げ電話を取り次ぐ
話中、不在ならもう一度自分で保留応答して電話対応する
でいいと思います。

外線、内線の鳴り分けは電話機の機能のが然ることながら
大元の電話交換システムが対応しているかどうかだと思います。
質問者さんは色々な職場の電話システムを体験しておられるようですし
一度、電話業務を管理されてる人に電話システム見直しの進言してみてはどうでしょう。

この回答へのお礼

＞ベルの音色かリングパターン(リンリンリンとかリーンリーンとか)
でされてませんか。

外線と内線の区別ですが…
ベルの音色で区別されていると思うのですが
(「代表着信」の小さなボタンは、何も点灯も点滅もしていません)。
内線かと思った呼び出し音でも、社名を名乗っているし、
外線かと思っても、部署名を名乗ったり、
社員の対応がいまいちつかめないんです。

＞受けた電話を直接取り次ぐのであれば
通話中に転送ボタンを押し、転送先の内線番号を押して『ドコソコから電話です。』で受話器を下ろす。
相手が不在、または話中の時は再度、転送ボタンで保留中の通話が帰ってくると思います。

この「転送ボタン」に当たるのが、
保留１～４に割り当てられた小さなボタンの事なのでしょうかね？

＞ダイヤル上の４つの保留ボタンはグループで共用なのでは？

そうです。これはたぶんそうです。
誰かの電話で保留をすると、自分の電話機の保留ボタンも点灯します。

＞内線外線問わず全て保留して(この時自分が何番目のボタンに保留したか確認します恐らくボタンのランプの色、点滅で判断出来るはず)
そして取り繋ぐ人を内線で呼び、保留ボタンの何番目かを告げ電話を取り次ぐ
話中、不在ならもう一度自分で保留応答して電話対応する
でいいと思います。

確かに、社員の方も２件重なると「○番です」と言っているので、
保留○番、の事だと思います。

保留を押して、内線で誰かを呼び出す時は、
受話器は置かないのですよね。
家の電話のイメージだと、保留を押して、受話器を置きますが、
職場で内線で転送する時は、
保留→ (受話器は持ったまま) 内線番号→ (相手が出たら) 受話器を置く、でいいですよね。
自分に再度戻す時は、教えて頂いた通り、
保留→ (受話器は持ったまま) 内線番号→
(相手が出たけど当人が不在と聞くor 誰も出ない)→
→自分が押した保留ボタンを再度押して、電話相手と再度話す、でいいですよね。

＞一度、電話業務を管理されてる人に電話システム見直しの進言してみてはどうでしょう。

派遣なので、無理そうです。
また、電話交換がいるほどの規模ではなく、
代表電話も、外線も、何でもかんでも総務に掛ってきます。
また、社員がなかなか出ないというのも、すごくプレッシャーなんです…
社員にゆっくり聞くタイミングもなく、何とか聞きわけようとしているのですが…

ちなみに、富士通の電話機で、数字ボタンの横に、
フック、内線、短縮、再呼/クリア、転送、ミュート/メモリ、保留/カナ･英字、スピーカー
の８つのボタンと、
数字ボタンの下に、ト音記号/コールの横長で▲と▼のマークのついたボタンがありました。

呼び出し音の聞きわけが出来ないのは、致命的です。
何とかしたいところです。

機種もわからない中、助言頂いて、感謝感謝です。

お礼日時：2010/01/18 21:57