ISO14001マネジメントシステムの環境記録様式について

こんいちは。某企業でISO14001取得の為の事務局をしているものです。先日認証機関による予備審査が行われ、指摘事項として、環境記録の様式の管理について指摘がありました。（管理不十分ということ）記録の様式を文書の添付資料等にしてしまうと、少しでも変更すると再発行になってしまいます。かといって電子媒体（社内ネットワーク等）は会社として経験が少なく、管理不足にならないかと心配です。文書の添付ではなく、一括で（４２様式有）紙で配布し、その後は管理台帳で管理し、改訂があるたび、その分だけ差し替え配布という形くらいしか思いつきませんが、どなたか良いアイディアはありませんでしょうか？宜しければアドバイス下さい。

No.2 ベストアンサー 回答者： ka234 回答日時： 2003/07/10 11:11

こんにちは。

まず、様式も文書です。（4次くらい）

>予備審査の管理不十分
それがどう不十分なのかは読み取れませんが、環境記録の様式は環境監視等の規程において、誰でも突合が容易であるようにしなければいけません。例えば様式番号の付与とか、誰が記入し、誰が維持し、どこに保管されているとか。かつ、これは管理版か。
ここのあたりで指摘があったのではないでしょうか。

>少しでも様式を変更してしまうと再発行
様式を変更した場合には様式の改定を行う必要がありますが、規定に及ぶまでの変更でない限り、規定の改定は必要ないと思います（そうならない範囲にしましょう）。
様式の改定も、例えば年1回（または2年に1回）の見直しで運用に沿った様式に順次変更していく、みたいなことを文書管理規定に書いてしまえば、その都度改定する必要はないと思います。
※繰り返しですが、各文書の関連（整合）と、維持、管理、運用のルールがしっかり規定されていれば、認証機関にとやかくいわれる筋合いはありません。ＥＭＳを作るのは貴方たちです。

>文書管理
私どもも、社内LANで誰でも閲覧できる環境になっていますが、その電子データのみが管理版です。誰かがプリントアウトしたものはその時点で非管理となり、その誰かが非管理の横にあるチェックボックスに「レ点」を打つ、ということを「文書管理規定」で定めています。
文書の改定履歴も電子データ上で管理者が適宜行っています。

参考になりましたでしょうか。

No.3 回答者： gavacho 回答日時： 2003/07/10 14:57

「様式」とは帳票、すなわち、未記入のフォーマット用紙のことですか？

ウチは、9001を取得していまして、生産部門では、製品の検査記録などの「様式」は、数百種類にもなり、手順書に全部添付するとしたら、膨大なページ数になります。
また、「様式」の改定の都度、手順書を改定するとなると頻繁に改定が必要になります。

そこで考えたのが、「生産部様式規定」（仮称）という三次文書です。
この「様式規定」に様式の名称、識別（作成年月）、作成部署などの一覧表と実際の「様式」を添付しています。
要は、「様式」の台帳と原紙を手順書としているようなものです。

そして、検査の手順書や作業標準では、最初に“本手順書に示された様式は「生産部様式規定」に定める”と書き、本文には様式名を書き、様式は添付していません。
もっとも、「生産部様式規定」はかなりの頻度で改定していますが・・・

このやり方で、何度も審査を受けましたが、指摘をされたことはありません。

参考になれば幸いです。

この回答へのお礼

ありがとうございました。じつは本日、教えていただいた事を実践し、早速文書を作成し、全様式（フォーマット）を添付してみました。確かに様式単独で管理すると、一つが変わればそれごとに改訂が必要ですが、添付してしまえばどれか一つ変わっても、そこだけ差し替えの処理で済みます。
いい方法、ありがとうございました。感謝してます。
来月の本審査、がんばります。ありがとうございました。

お礼日時：2003/07/10 21:48

No.1 回答者： maronnpi 回答日時： 2003/07/08 15:14

マニュアルの他に４２規定（規則）がある。

ということなのでしょうか？当社も社内ランに最新規定類をのせ、電子媒体が最新版としていますが、各自がそれぞれにプリントアウトをして、非管理の押印があればいいですが、そうしてないものが各部署で散見したため、全規定を「紙」で配布しています。１回/年定期見直しと規定しているため、年１回は改訂した文書を配布しています。紙の削減というテーマもありますが、各自がプリントアウトするよりも紙の使用量は少ないです。参考までに紙での配布をする場合には「非管理・配布原本・保管期限」等のゴム印があると便利ですよ。頑張って下さい。当社は９０００ｓと１４００１の認証を取得していますが、最近の審査では「不適合」は出さないようです。

この回答への補足

いろいろお教えいただいて申し訳ありませんが、環境の文書では無く、”環境記録の様式”です。記録フォーマットは、書き込まれて、今後変化のない記録になる前は（フォーマットの段階は）文書だという指摘なのです。記録様式を文書の添付資料にしてしまうと、変更の際に面倒なのではと感じます。弊社もISO９００１を取得していますが、下手に添付資料にしてしまったがためにいろいろ苦労があるようです。つまり環境記録様式の管理で一番効率的な方法は何だろう？ということなのです。ＬＡＮで管理するとご指摘のように様々な人がプリントアウトするので収集がつきませんから、どうかと思います。一人で文書の管理や改訂、配布や回収をしているので何か画期的ないい方法があればと想い、質問してみました。何かいい方法はありませんでしょうか？またご回答、期待しています。

補足日時：2003/07/09 21:46