経理は毎日行うべきか

Question

経理初心者です。簿記の本には、総勘定元帳には日付をつけ日ごとに記入するように書かれています。そうすると、例えば消耗品を4月1日、4月2日、4月5日にそれぞれ購入した場合、その日ごとに記入することになります。これはまとめてはいけないのでしょうか。月次決算を行うならば月ごとに会社の状態を把握することになりますが、その際に具体的な日付というのは、重要な情報ではないと思うのです。要するに決算の対象期間に応じて、経理をまとめて行ってもよいのでしょうか。

afdmar · Accepted Answer

>これは補助簿と合わせることで説得できないのでしょうか。

そのとおりだ。補助簿とのセットで説明可能となる。ひとつ指摘をすれば、補助簿も帳票に含まれるよな。補助簿で日付管理をしておけば、すなわち帳票と証憑との整合性を説明できることになる。

>そもそもなぜ私がこのような疑問を抱いたかというと、総勘定元帳とは、決算書を作成するための過程でしかなく、それ単独からは、会社の数字（例えば現金の残高）は把握しにくいのではないかと思ったからです。
>連続的な会社の数字の変動は、単式簿記による補助簿から把握するものではないのでしょうか

ここは若干の勘違いがあるように思う。

まず、総勘定元帳は、勘定科目ごとに作成されるものであり、仕訳を記入していく仕訳帳から転記されてデータが積み上がっていくものだ。そして、総勘定元帳の様式の中には残高記入欄をもつものがある。これを使えば、決算を待たずに現金勘定などの残高を把握することができるぜ。

また、総勘定元帳や補助元帳は、単式簿記では作成されないものだ。単式簿記は、はじめから終わりまで一貫して相手科目を固定させて仕訳をおこなうやり方だ。総勘定元帳や補助元帳は、複式簿記で仕訳をおこなう仕訳帳からの転記を前提に存在するものであり、はじめに複式簿記で仕訳がおこなわれる。両元帳と複式簿記は、どちらも相手科目をひとつに絞って帳票を作成する。そのため、とてもよく似た帳票を作成することにはなるが、総勘定元帳や補助元帳の記帳法を単式簿記と呼ぶわけではないんだよ。

afdmar · Answer

おっと、補助記入帳を登場させるのを忘れていたな。訂正ぎみの追加をさせて欲しい。

総勘定元帳と補助元帳に加えて、現金出納帳のような補助記入帳も、複式簿記を前提に作成されるものだ。これも、単式簿記で作成される帳票とそっくりのものになるが、単式簿記で作成されるものではない、ということになる。

なお、総勘定元帳はその役目による制約があるから、個別科目の動きの概要が分かるに留まる。その詳細を知りたい場合に補助簿を作成するのだから、「連続的な会社の数字の変動は補助簿から把握するものではないのでしょうか」という点については、補助簿のほうが詳細な情報を得やすいという意味でそのとおりだ。これも書き洩らしてしまってたよ。

afdmar · Answer

具体的な日付は重要な情報だ。一般論としては、まとめて計上するとリスクが出てくるぜ。

簿記の処理は、決算書の数字だけが大事なのではない。そこに至るまでの経過を表す帳票や金額の裏付けとなる証憑も大事だ。それらが決算書の確からしさを担保するからだ。

確からしさを担保するのは、決算書が税務や監査、調査などの対象となるからだ。税務署や出資者、債権者その他のステークホルダーに対して、説明責任を負っていると言い換えれば分かりやすいかもしれない。

仮に、証憑では日付の異なっている消耗品の合計額を仕訳した場合、証憑の日付と帳票の日付とに相違があることになる。この場合、税務署などに対して説明しても、相手がその説明に納得してくれない限り、帳票のデータに対応する証憑が存在せず、証憑に対応する帳票のデータが存在しないと判断されてしまう。

そのようなリスクを未然に防ぐため、証憑の日付と帳票の日付とを一致させるのがよいと言えるよな。

それに、すでに回答のあるとおり、日付を一致させない処理は、商法や会社法で求められている帳票の正確性にも反するおそれなしといえない。その意味でもリスクがある。


一方で、毎日仕訳作業をすべきかどうかは、また別問題だ。これについては、「すべき」とまでは言えないものの、毎日おこなったほうがリスクが少ないといえるぜ。

経営は、様々なものごとを同時並行的に処理していく必要があるよな。そのため、仕訳作業にばかりかまけてもいられない。商法や会社法で帳簿作成の適時性を求められてはいるが、これはその事業者や会社に見合った適時性を求めているものであって、毎日の仕訳作業まで要求しているものではない。だから、一律に毎日すべきとまではいえない。

>現金に動きがあったときなど日毎に確認しておかないと、後日になればなるほどわからなくなりますよ。
との回答もあるが、これは毎日仕訳作業をおこなう根拠とならない。現金の動きを日ごとに把握しておくのがいいのは確かにそのとおりだが、仕訳作業をおこなわなければ動きが把握できないものでもないからな。

ただ、日々事業活動をおこなっていれば、仕訳作業の対象となるものも日々積もっていく。タイムリーな処理をしなければ、証憑の紛失リスクや二重計上リスクが高くなる。仕訳作業をおこなうことで事業活動の状況のタイムリーな把握をしやすくなるところ、そのメリットも得られ難くなる。

そうしたリスクを減らすには、毎日作業をおこなったほうがいいといえるだろうよ。

minosennin · Answer

簿記はBookkeepingの翻訳といわれていますが、Bookkeepingとは Bookをkeepする、つまり帳簿を時々刻々の財産状態を忠実に反映した状態に保つという意味が含まれているようです。

例えば現金の場合、受払い記帳後の帳簿残高と現金の実際残高が一致して初めてその受払い記帳が正確である（厳密には間違いがあるとは云えない。)ことになります。つまり現金の残高をつど実査することで記帳の正確性をが担保されるのです。ですから、簿記の記帳は毎日行わなければなりません。

仕訳帳は、仕訳日記帳とも呼ばれますが、この仕訳日記帳はDaybookから来たものと思われます。この「日記帳」や「Daybook」からも仕訳記帳は毎日行うべきものとのニュアンスが伝わってきます。

一方、世間の現実問題としては、申告期限間際にビニール袋に詰め込んだ領収書などを会計事務所に持ち込んで決算申告を依頼されることがあります。
今はコンピュータ会計ですから、領収書などを入力することで1年間の帳簿をそれらしく復元することも不可能ではありません。しかし、このような会計帳簿では信憑性はゼロといわざるを得ません。

話は変わりますが、平成18年に施行された改正商法・会社法で、会計帳簿の作成について「適時に正確な」という文言が付されたことはご存知でしょうか。
新旧条文のさわりは以下のとおりです。

旧商法
第三十三条 　会計帳簿ニハ左ノ事項ヲ整然且明瞭ニ記載又ハ記録スルコトヲ要ス

改正商法
第十九条 　 
２ 　商人は、その営業のために使用する財産について、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な商業帳簿（会計帳簿及び貸借対照表をいう。以下この条において同じ。）を作成しなければならない。
会社法
（会計帳簿の作成及び保存）
第四百三十二条 　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。

これらの条文は、前に述べたビニール袋式やり方はだめだといっているわけです。

ところで、簿記の教科書にも小口現金というものがあります。これは、少額の支払のため小口資金として別管理するのですが、普通は定額資金を前渡しておいて、帳簿本体側では補充の時に使途に応じて例えば旅費、通信費などをまとめて合計額で仕訳を行うものです。

ご質問のケースは、この小口現金の範囲でなら認められます。

daizo_u · Answer

参考までに回答します。

基本的に経理はきっちりやる事が重要です。
これは譲れません。
ですから日付はしっかり把握しましょう。

ですが会社の規模によって多少のゆとりというか
違いもあっても問題ないと思います。

私、零細企業の経理をやっていますが、そもそも人数が少ないし
経費(現金払)自体が発生するのが週に2.3度となれば、
他に忙しいときは週に1回の処理になります。

もちろん税理士さんに提出しますが問題ないので、
この程度なら良いのでは？

せいぜい週まとめくらいでは如何でしょう。

要は質問者様の社内事情を良く勘案下さい。
ただし経理をされる方はキチンとしないと気が済まない方が多いので
社外的なものにはご注意下さい^^;

osakajapan2001 · Answer

御礼を有難うございます

回答しやすい様に番号を付けました

(1)＞※記帳と支払いは早ければ早いほうが有利です。
具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

(2)＞※毎月決算と言う会社は多いのです　毎日決算と思ってください
個人的には週次決算にし、週ごとにまとめて記帳するのがよいと思っているのですが。

(1)早い支払いとは何か
相手にも伝票処理を急がせれば　金額が確定して　後からでも安心して支払える
という意味も含んでいます　記帳も後から相手に確認を求めては恥ずかしい
決済(稟議）は能動性が重要です
決裁は貴方では不可能です

(2)出納閉鎖とは何か
貴方の好きにどうぞ　強制している訳では御座いません
週でも　月でも　年間でも　一年前よりも昨日の事なら思い出せます

有難う御座いました

mapu2006 · Answer

毎日すべき事です。特に現金に動きがあったときなど日毎に確認しておかないと、後日になればなるほどわからなくなりますよ。
当然放置していたことも責められますし。
こういう考えの人に経理を任せたくないですね。

osakajapan2001 · Answer

毎日記帳する　という事は記帳になれなさい　記帳することを常としなさい
と言う意味です
勿論　なれれば一年分でもまとめて記帳しても問題ありません
門前の小僧習わぬ教を読む　と申します

※伝票を溜め込むと必ず間違いが生じます
※記帳と支払いは早ければ早いほうが有利です
※毎月決算と言う会社は多いのです　毎日決算と思ってください
※貴方が初心者だからの配慮なのです
※貴方の見解は上級者のそれです
※貴方の見解は間違いではありませんが　従おうとする心はもっと重要です

御健闘を祈ります

ben0514 · Answer

＞例えば消耗品を4月1日、4月2日、4月5日にそれぞれ購入した場合、その日ごとに記入することに
＞なります。これはまとめてはいけないのでしょうか。

問題のある考え方ですね。
その考えを極端にいえば、月末や決算時に集計してしまえばよいことになってしまいます。
日々の記帳を集計したものが決算書等になり、日々記帳しているのを集計しているからチェックもしやすく、間違いが少なくなるのです。
同一日に同一の消耗品を何度も購入したというのであれば、記帳時に合算することは悪くはありませんが、日が異なれば、別に記帳することですね。

複式簿記に従い、集計に間違いがなくとも、まとめての記帳をしていれば、そのまとめた経緯の中での間違いやごまかしがあるのではないかを疑われるもとになります。

記帳は会社や事業のために行うものではありますが、第三者から信用を得たりするためのものでもあります。そのため、誰が見てもわかりやすいものでなければなりません。独自のルールで作成した帳簿では、最悪青色申告などが認められなくなってしまいます。

日付を重要な情報でないというご判断ですが、その取引の確認を取引先に行おうとした場合には、その日付が重要なものです。これが税務署から見てもそうですし、事業が大きくない監査対象となっても重要なことです。コンビニのコピー代数十円を月に何回ある場合でも、分けるべきなのです。
ただ、金額などによっては重要性が乏しいということで問題視されないかもしれませんが、問題視されないからとルールから逸脱しているのは変わりませんからね。

経理は毎日行うべきか

>これは補助簿と合わせることで説得できないのでしょうか。

おっと、補助記入帳を登場させるのを忘れていたな。

具体的な日付は重要な情報だ。

簿記はBookkeepingの翻訳といわれていますが、Bookkeepingとは Bookをkeepする、つまり帳簿を時々刻々の財産状態を忠実に反映した状態に保つという意味が含まれているようです。

参考までに回答します。

御礼を有難うございます

毎日すべき事です。

毎日記帳する という事は記帳になれなさい 記帳することを常としなさい

＞例えば消耗品を4月1日、4月2日、4月5日にそれぞれ購入した場合、その日ごとに記入することに

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