書く側の責任？読む側の責任？

面白いことがありました。

今日私が資料を作成して上司に見てもらったら、「初めての人が見て誰でもわかるように書かないと。これでは専門知識を持った人しかわからないよ。」と。
一方、私が上司の書いたメールを見て書いていることが（今日は2、3回読み返すまでは本当に）理解できなかったら「ダメだなぁ読解力がないよ！」ということでした（笑）

メールでも資料でも何でもよいのですが、作者が主観をもって文章を作成する限り、また読み手に全くなんの前提となる知識を期待せずに、誰が読んでもわかるような文章を作成しろ
なんて無理な話では？と思いましたが如何でしょうか。
しかも、仮に可能だとしても書き手に一方的に負担を強いるのは酷だと思ったのですが…

カテが学問ー国語のどちらがいいか迷ったのですが、仕事上の話だし、国語力と微妙に違うとおもったのでこちらにしました。
もし同じようなことを質問されている方がいらっしゃるようでしたらもうしわけありません。

No.1 回答者： angkor_h 回答日時： 2013/10/13 10:04

自分のための備忘録は除いて、

資料を作成すると言うことは、それを読む人のために作成する以外に何かあるでしょうか。

「今日私が資料を作成」…誰に読んでもらう資料でしょうか。これが会議の資料であれば、その会議に参加すれば「理解され具合」はすぐにわかります。こういう機会がないと、「上司の言っていることはわからない」となるのは当然です。

「私が上司の書いたメールを見て」についても同じで、上司が上司自身の常識で作成しているのであれば、「言うこととやることが矛盾」しています。
上司と言えども関係者(更に上司や部下を問わず)に指示するメールは受信者全てが理解できなければ、発信者の責任です。
それが上司たる経験と言うもので、理解度の個人差を理由(原因)とするのは卑怯といわざるを得ません。

ご参考まで。

この回答へのお礼

参考程度になりました。ありがとうございます。

お礼日時：2013/11/24 11:42

No.2 ベストアンサー 回答者： testman199 回答日時： 2013/10/13 10:17

>今日私が資料を作成して上司に見てもらったら、「初めての人が見て誰でもわかるように書かないと。

これでは専門知識を持った人しかわからないよ。」と。
誰に見せ、何を理解してもらうための資料なのですか？
例えば、あるトラブルを説明する資料を作るにしても、
・引継ぎをする同僚には、発生経緯・進捗・調査状況など詳細に書きます。
・上司には、トラブルの影響・回復見込みなど要点を書きます。
・経営層には、経営に与える影響のみ、それも30秒以内で読める程度に書きます。
と、書く内容なんて変わってきます。
文章を書くってことは相手の考えをコントロールするためってことを理解していなければ的を得た文章は書けません。

>しかも、仮に可能だとしても書き手に一方的に負担を強いるのは酷だと思ったのですが…
一方的になんてありません。立場が強い者のために苦労をするだけです。（客・上司　等々）
それを理解した上で、文章がうまい人間と言われましょう。

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この回答へのお礼

>文章を書くってことは相手の考えをコントロールするためってこと

これはなかなか深いですね！目から鱗です。そしてこれも

＞（立場の弱い者が）立場が強い者のために苦労をするだけです。

北朝鮮なんかを見ててもそうですよね。非常に優秀と考えられる科学者であったって、結局気に入られなければ極端な話死刑になるわけですしね。

ありがとうございました。

お礼日時：2013/11/24 12:08

No.3 回答者： plokij75 回答日時： 2013/10/13 13:37

それは、メ－ルを書く時には、宛先の人によって書き方を変えなさいと言う事に尽きるのではないでしょうか。

書き手側は、自分の書いている事を読み手に理解して貰う事を期待しているのですから、読み手が理解で来るような文章で無ければならないでしょう。
そうでなければ、書いている意味がないですよね。

そのためには、読み手が、主題の専門家や組織内の同僚等であれば、専門用語や略語等を使ったり、キーポイントを書いただけでも、行間に書かれていない事でも読み手の知識や経験から類推して、行間を埋めて、理解してもられると思います。

しかし、読み手が、不特定多数の顧客であったり、素人であったり、部門外の人等であって、専門用語や略語を理解していない人達であれば、平易な言葉で、詳しく書かないと理解して貰えないでしょう。
行間に書かれていない事でも、読みとって下さいと期待する事は出来ませんから、詳しく書いて、行間も埋めて上げなければなりません。
どちらの場合でも、文章に、論理的な整合性が無ければならないですが。

それと、ご質問にある上司の方の書いたメールに付いては。。。
上司の立場に立って見れば、「一を聞いて、十を知る。」という諺のように、「一を読んで、十を知れ！」と言う事でしょう。
有能なスッタフになるためには、上司の考えている事も察知出来るようになるセンスが必要になると思います。
そのためには、自分の担当している業務や部門のミッションに関する事は、上司より半歩先を読んでいなければならないでしょう。
そうなれば、上司の論理的矛盾のある訳のわからない文章でも、上司は何を言いたいのか類推できるようになるのではないかと思います。

でも、ご質問のような状況でも、怒ったりせずに、面白いと思えるような柔軟な心の持ち主は、羨ましくもありますね。
きっと、有能な方なのではないかと思います。

この回答へのお礼

最後にお褒めの言葉ありがとうございます。

結論としては

・メ－ルを書く時には、宛先の人によって書き方を変えなさい。
・逆に受信側のときは「一を読んで、十を知れ！」と言う事

ですね。こういうのって大概、権力者側に有利に働くので葛藤がある時もありますが…頑張ります。

お礼日時：2013/11/24 11:40

No.4 回答者： daibutu_puririn 回答日時： 2013/10/13 16:55

＞誰でもわかるように

というのは、一般常識を持つ人。

という但し書きが抜けているにすぎません。
ただ、文書の種類によって幅があることは確か。

子供も含めた一般ユーザー向けなら、
小学生くらいの子供にでもわかるように。となります。

ビジネス文書なら一般的な大卒向けくらいになります。

＞如何でしょうか。

そんなに難しい話ではないと思います。


多分、質問者さんはそこそこレベルの高い難解な文書を
扱っているのだと思います。ただ、自分的にはそれを
そんなに難しいものだと思っていないのではないですか。

この回答へのお礼

そう考えるとスッキリしますね！うちの会社は基本的に大卒しか雇わないし、そういった意味では大卒向けということになりますね。

逆に、大学卒でさらに専門性を極めないと読解できないような内容は気をつけなさいと自分の中で解釈しておきます。

＞多分、質問者さんはそこそこレベルの高い難解な文書を扱っているのだと思います。ただ、自分的にはそれをそんなに難しいものだと思っていないのではないですか。

これは一理あるかもしれませんね。最高裁の判例をある程度理解して議論したりする仕事もあるので。。。

お礼日時：2013/10/13 20:50