仕事の頼まれ方について(パワーポイント)

こんにちは。

上司からの仕事の頼まれ方(パワポ作成)について質問です。

各上司とのやり取りの仕方で個人個人違うと思いますが、
皆さんどんな感じなのでしょうか…と思いまして、
質問です。


今までいくつかの企業で派遣社員をしてきました。
派遣社員だったからか(契約で出来る範囲があったり、新入だったり)、
何か資料を作る際には、そのリーダーや上司から
「ここはこうして、こうして」と細かい指示がありました。

パワーポイントについては、
「発表者が作ったもので修正が出たら
　修正部分のみを書き換える。」
とか
「発表者がある程度手書きでページごとの図案を提示して
　「ここにこの文章をいれて欲しい。ここはこの表をいれて」という感じで指示、
　その通りに作成する。」
といった感じで指示を受けていました。

むしろ自分が勝手に作ってはダメで
他人が発表する物をゼロから作成した事がありません。
そして、今のところ、私はパワポのセンスがなく、
あまり得意ではありません。


先月から転職で、直雇用で会社に入りました。

今回の上司は、今まで自分で資料は作っていたみたいなのですが、
私が入ったことで、
「全ての資料を私に作って欲しい
＆作って貰えると期待している感」があります。
エクセルならある程度、型がわかり易いので良いのですが…

先日、パワーポイントを作って欲しいと言われたのですが、
指示が
30ページの文字のみの文章が書かれた資料
(文章のみの冊子みたいな感じ)を渡されて、
「これを発表するから、パワポ○○枚にまとめて欲しい」と言われました。

こう言う指示の受け方が初めてで一瞬ビックリしたのですが、
今までの自分が甘かっただけで、
世間では、直雇用者は、
こんな感じで指示を受けて黙って作成すべきなのかな…と思い、
「手書き図案が欲しい」とか
「もっと細かく指示をお願いしたい」など
言えなくなってしまいました。

「どう言うのを作ったら…」と聞いたら、
「今迄の資料とは違うのを」と
「ここの文を特に深くして」としか答えが無かったです。

「ここの文深く…」では私はわからないのですが、
こう言う指示で皆さんは解るのが普通(私がかなりのバカ)なのでしょうか…


数日たち、やはり悩んでいるのですが、
まず、入ったばかりの会社なので冊子の文章を理解するのに精いっぱい。

どこが大事で、
どれをどういう図にすべきなのか?
など発想が出て来ません。

どう言ったものが理想なのか、

口頭なら、多くの質疑応答を繰り返さないと
完成しないと思うので、
手書きの図案が頂けるとパット見でなんとなくわかるのにな…と
思う私は事務失格でしょうか?


ここで質問なのですが、
(「ここでしないで上司にしなさい」と仰ると思いますが、
　その前に、私の考え方が間違っているのか？どうなのか?
　ご意見が頂きたく質問です)


パワポを作成する際、
上司にどこまで指示を求めて良いのでしょうか?

お金を貰って仕事をしている以上、
1を聞いて10を知る感じで、
黙って作成せよと言う感じでしょうか?

手書き図案を求めても良いのでしょうか?

長年いたら、あうんの呼吸で指示など要らないかもしれませんが、
事業内容も上司の指示の仕方も慣れず、
でも、一般的に指示はこんなものなのかな…と悩んでいます。

会社によって全然違うと思いますが、
みなさん、パワポ作成はどのように依頼を受けているのでしょうか?


宜しくお願いします。

No.1 回答者： cocoro6_6v 回答日時： 2013/11/24 15:00

パワポ作成を頼まれるときは、内容の説明と流れの目線合わせをするのが普通だと思います。

そして、発表の「肝」を教えてもらわないととても作れません。

それでなければ、「こんなはずじゃなかった」とうことになりますので。

その上で、締め切りよりもだいぶ早めに一次案を作って渡しておきます。
そして校正して修正して・・・を2～3回繰り返して完成です。場合によってはその上の上司にも見てもらう必要もあります。

上司さんは、普段とても忙しいか、丸投げ上司なのでしょう。
もしイメージと違うものを作ってしまったら、無能扱いされる可能性が。必ず打ち合わせをしてください。

No.2 回答者： k-josui 回答日時： 2013/11/24 15:04

早い話が丸投げ状態ですね。

まず渡された物を十分読み込んで起承転結を考え、大まかなラインを作ります。
それに枝葉を付けて大体の物を作って上司に提示→ここで修正を求められるか、全く駄目と言われるか？
全く駄目と言われたら、そこで「それではどのように？」と聞けばいいでしょう。
　　　
修正を求めたれたら当然大まかな指示があると思いますので、その指示に沿った物を作ります。
この段階で、デザインなどを作り込めばいいのではないでしょうか。
頑張って下さい！

No.3 回答者： key00001 回答日時： 2013/11/24 15:25

いきなり「１００点満点」を考えないコトですよ。

上司も、明確なイメージがあれば、それを明確に伝えたり、さもなきゃ自分で作ります。
すなわち、「取り敢えずパワポにしてみて！」と言うレベルの依頼かと思います。

従い、まずはマンガで言うと「ネーム」と言う、「下書き段階」とか「叩き台」と言うヤツです。
そう言う「叩き台」みたいなモノが無いと、イメージしにくいのですよ。

全体の構成やストーリーとか、レイアウトなどが出来ればＯＫ。
文字も、全てを打ち込まなくても良いし。
グラフなども正確じゃなくて良いです。
折れ線グラフが良いか？棒グラフか？くらいの判断が出来ればそれで充分。
ドチラが良いか判断出来なきゃ、折れ線バージョンと棒グラフバージョンを作り、上司に見せる。

まずはその段階で上司に「こんな感じでどうですか？」と打合せして、ＯＫなら仕上げていき、ダメな部分は上司のイメージを聞いて、修正すりゃ良いのです。

完成に近いと、そこまでで時間が掛かり、上司とのイメージが違ってた場合、修正とかが大変ですから、取り敢えずイメージが持てるレベルのパワポを早く作ることが大事です。

仮に質問者さんが１００点満点と思っても、上司の１００点満点とは違いますので。
他人の１００点満点を作るんだから、質問者さんの努力でどうこう出来ることじゃないのです。

最初は内容じゃなく、全体感とかイメージなどが判るものを作って下さい。

No.4 回答者： sunsowl 回答日時： 2013/11/24 20:34

ご質問のようなケースでのPPT制作手順としては、基本、既に回答されている方が明快にお答えになっていますのが、まだ挙げられていない対策として「過去に上司が作ったPPTを参考に見せてもらう」というのがあります。

もちろん、内容が違うのでテンプレにすることはできませんが、何らかのヒントにはなるのではないかと思います。

No.5 回答者： doorakanai 回答日時： 2013/11/26 23:53

＞手書きの図案が頂けるとパット見でなんとなくわかるのにな…と思う私は事務失格

特に思いません。誰だってそうですもの。
＞手書き図案を求めても良いのでしょうか?
上司はそれが出来ないからそういう渡し方をしていますので、無駄です。

文章に重複する部分があれば削ったり、ひとまとめにします。
5頁目の内容が15頁目にかかっている等あれば、それもひとまとめ。
内容を理解しなくても、同じ単語がある似たような文章なら重複の可能性があります。
数字の羅列はグラフや表の形に作れないか、見ます。チェックするだけ。
一番言いたい事、二番目三番目　と適当に書き出します。
＞「ここの文を特に深くして」
多分一番言いたい事なのでしょう。

文章をいじったら、ここで確認してもらいます。
ここをグラフにしようか？程度
文をどう深くするのかは聞くしかありません。
知っていそうな人がいたら、先に見てもらえれば
大体の傾向と対策が出来るのでありがたいのですが。

既定の枚数に納まるか、自分で手書きします。
オーバーすればもっと削ってまとめ、減らし過ぎていたら、
タイトル等の文字を大きくレイアウトすれば良いのでそのままにします。
大体出来たらまた確認してもらいます。

ある程度データに作る方向が決まったら、ちょっと作ってみます。
テーマごとに背景やタイトルのベタの色を分けるとか
色で規則性を作ります。レイアウト等は気にせず文字を羅列します。
大雑把な形が出来たら、作り込んでしまう前に確認してもらいます。
ここでガラっと変えられても怒らない。
でも作り込んだら腹が立つので気を付けます。

プロジェクター等で大きく見せつつ、紙で配るでしょうから
これは常に念頭に置きます。
明るい部屋で投影しようとする人が多いので
濃い色のベタに白文字というのは少な目にしましょう。文字が潰れます。

私はデザイナーで、この手のはたまに作りますが、それでも
＞「今迄の資料とは違うのを」と「ここの文を特に深くして」
ふざけるな馬鹿　とは思います。
でも、こういう人にはどんなに聞いても、まともな返事は返って来ないのです。
それどころか「スタイリッシュにして」とか、最近覚えた単語なのか知らないが
更に意味不明な事を言う時があり、自分が混乱します。

新しい会社に入ったんだから、新しい事も覚えなきゃ。
そういうものとかどういうものとかでなくて、結局やるんでしょ？
まずは自分なりにとりかかってみましょう。