交通費の立替分で差額が発生する場合の記帳について

現在フリーランスで仕事をしていますが、遠方への出張が大変多く多額の交通費がかかっています。

交通費がどの程度かかるかというのは行き先と移動手段により当然異なりますが、クライアントにその都度指定されます。（飛行機で2時間で行くこともあれば、深夜バスで12時間の場合もあれば、4人で自家用車の運転を交代しながら12時間ということもある）。あらかじめ航空券や新幹線の券を渡されることもありますが、多くは立替です。

ただ、こちらにも時間的な都合というものがあるため、クライアントの言う通りには実行していないこともあります。たとえば、当日の朝に始発で行っても間に合わない集合時間であるため新幹線で前日夜に来ておいてくれと言われても新幹線の最終に間に合わない別の予定が前日に入れば新幹線では行けませんから、自家用車で夜間に自走して間に合わせたりすることがあります。
たいていガソリン代＋高速代のほうが高くつきますが、まれにETC割引や交通網の関係で逆転することもあります。ただ、そのような場合にも新幹線代しか請求はできません。
新幹線の指定席が満席で、自由席に何時間も立ってのるのは嫌なのでグリーン車を使う場合についても、指定の料金しか請求できません。ただ、このような持ち出しが多いと生活が苦しくなりますから、逆に、指定席の料金を請求できるけども自由席を使ったり、チケットショップで割引指定券を使うこともあります。
年間のトータルでは、儲けが出ていることは無いと思いますが、年間まとめて記帳ということはないので悩んでいます。


クライアントには「機材費・人件費」と「立替経費(交通費等)」を分けた請求書を送っており、消費税については「機材費・人件費」にのみ外税で記載しております。領収書については現金精算してもらう時のみ手渡していますが、上記のように請求書に記載して送っている場合には領収書はこちらで保管したまま明細書を書いて送っています。そもそも地下鉄やローカル線は領収書が出ませんし、鉄道の方が高くつくから自家用車で来てくれと言われた場合はETCの明細とガソリンの明細を伝えています。

鉄道を指定されたが実際には車で行った場合は、何駅〜何駅がいくらで、どこの特急券がいくらでという明細を書いて送っています。そしてそのように立替金として返済を請求しているものは当然自分の旅費交通費には計上してはいけないのは当然理解しています。

例として、自分の人件費が税別20,000円、その消費税が1,800円と、それから立替交通費30,000円の交通費をクライアントに請求し、実際に30,000円の交通費を自分のクレジットカードで支払っているというのが名目上も事実上も正しく実際にもそのようなパターンが大半ではあるのですが、たまにこのような合計51,800円について、実際には交通費25,000円で済んでいる場合と、35,000円かかっている場合があるのです。

後者については、超過した5,000円を自分の旅費交通費として記帳すれば良いと思いますが、前者については、5,000円は売り上げにあたるのではないかと思います。そうするとこれは税別価格4,630円＋消費税(8%)の370円という認識をしていったほうが良いのかと思います。
しかし、クライアントに送っている請求書の消費税欄はそのような記載にはなっていませんし今の約束上できません。
クライアントから私への支払い額が増えないのであれば、全てを当方の売り上げとして扱うということは承諾はもらえると思いますが、上記例では現状トータル51,800円（内消費税1,800円、相手の負担する旅費交通費30,000円）となっている請求を、トータル51,800円（内消費税3,837円）という記載に変えることになるのでしょうか？

あるいは売り上げとは考えずに、実際には利益があがってしまう場合についてはあくまで雑収入としてしまえば良いのだろうかという気もしていますが、この場合の消費税の課税については自分が課税業者になった場合どうなるんでしょうか？

それとも、立替交通費となっている分についてはいったん事業主の個人の財布から立て替えてそしてクライアントから過不足あるもの帰ってきているものとして、事業用の帳簿としては事業主借/旅費交通費でつけるほうが良いのでしょうか？

現状は年間の売り上げは1000万円未満ですが、現状立替交通費としている全ての金額を売り上げとすると1000万円をほんの少しだけ超えるかもしれないという微妙なところです。上記例のように交通費の方が高いという場合は少ないですが、なくもないですし、どこにどれだけ行くかで変わってきます。


移動については片道10時間かかってもその分の拘束時間については人件費は請求できませんので全てを売り上げにしてしまうのはつらいです。近所で同じ仕事をしていれば実質的に360万円そこそこくらいなのに遠くで仕事するというだけで消費税納税になってしまいます。
また、何もかも自分の自由にできるならば全て売り上げで構いませんが、指定される以上は立替であるという考え方なのですが、どうなんでしょう？

質問者からの補足コメント

• すみません、1,800円と書いた部分は1,600円の間違いです
  あと長文で疑問点がぼけてしまってますが、
  要旨は、このような状況でどのように記帳していったら良いかという点です

    補足日時：2015/04/13 00:21

• 基本的にその条件で合意しているし、嫌ならば断れば良いので、もらえるもらえないという点を問題にはしていません。個人事業でやっている以上は確定申告をしますし記帳ということをしないといけませんが、その仕訳方法についてお聞きしたいと思います。

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/04/13 00:34

No.2 回答者： inon 回答日時： 2015/04/13 11:03

税務署に相談したらどうでしょう。

或いは
１．税務署
２．市役所（区役所・町村役場）の税務課
３．税理士会の行う無料相談会
等を利用すれば安くつきますよ。
回答にならないですね。すいません。

No.1 回答者： toshipee 回答日時： 2015/04/12 20:48

また自由に選べていい方ではないかな。

最低金額しかくれないのは経費削減から当たり前に思うよ。