メール（ビジネス）使用時。個人で仕事されている方へおもに質問です。

いつも仕事で使用している独自アカウントでとっているメールアドレスがあります。
当方、このメールのみでいつもクライアントとやりとりをしており、仕事はほぼメールでのやりとりのみです。電話の確認もありません。
が、最近ひとつのメールだけでやりとりするのは危険かな？と思ってます。

といいますのも、
普段メール受信したことに出先でもリアルタイムで気がつくように、自分の携帯に転送するような設定をしてあるのですが、あるときから何故か転送ができてないことが起こっています。
（転送されずメールが届いていた事に遅れて気づいたことがあり、そのときは〆切ギリギリで危機一髪でした。それ以来念の為こまめにメール面を確認する必要があり、転送設定の意味がなくなっております。）
まあ転送できてないだけなのでこまめに確認すればいいのですが、例えばメール不達などのトラブルが起こった場合、大変ですよね？

以下質問ですが、

1.　個人で事業しておられる方で、メール使用に際し、例えばccにもう一つ別のアドレスを入れてもらう等の保険をとるというようなことをされていますか？
（メールのccって普通、企業などで報告の意味で使ったりしますけど個人でやっている人が保険の為にccにもう一ついれてもらうって変ですか？）

2.　ちなみに、転送されないメールはだいたい決まっていて、あるエクセルデータが添付されているメールです。
「ある時から転送されなくなった」というのは、クライアントの担当者が変わって送信元のアドレスが変更になった時からで、その特定のメールのみ転送されなくなりました。この場合原因はどのようなことだろうと考えられるでしょうか？

質問者からの補足コメント

• 

  ひとつ訂正です。
  回答欄へ、gmailアドレスにすら転送が届いてないと書きましたが、間違えました。
  gmailには届いてました。
  つまりpcアドレスでもgmailアドレスでも受け取れているけれど、携帯アドレスには届いてない、受け取れていないということになります。
  携帯メール側の設定で何らかの理由によりはじかれているということでしょうか・・

    補足日時：2015/11/18 11:50

No.2 回答者： ben0514 回答日時： 2015/11/17 14:57

個人ではありませんが、法人で小さい会社を行っております。

私の会社では、代表者と総務担当者の二人で営業用のメールアドレスを共用しています。それ以外に担当者用のメールアドレスを利用しています。
ですので、営業取引については、基本営業用のアドレスを利用することで、複数人がメール確認を行い、情報の共有を行うことで、処理漏れをなくすようにしています。

さらに、タブレットを常に持ち歩くことで、社外でもメール受信を可能にしています。これにより、営業メールは、代表者と総務のそれぞれのPCとタブレットの４つで受信し、転送という形を取っていません。
いずれかの端末でメール受信を確認（すべてのメールをすべての端末で受信する設定）していますので、もれることはありませんね。

質問の１であるｃｃの機能ですが、取引先にお願いする手間が必要となります。また、取引先担当者すべてがｃｃを扱えるノウハウを持っているとは限りません。また、人間ですので、ｃｃで頼まれていても忘れてしまうこともあります。

２についてですが、たぶんエクセルデータそのものですと、マクロなどによるウイルス感染ファイルの可能性から契約先メールサーバの設定で転送先の受信環境で受信できなかったり、元アドレスでも受信できないなんてこともあるでしょう。
私が取引先などおとそのようなメールを行う際には、圧縮ファイルに変換のうえで添付するというルールでお願いしていますね。重要ファイルであれば、パスワード付での圧縮して送付しあうようにしています。これもメールの知識が十分でないとできず、エクセルデータそのものを扱うような考えを持っている段階で、知識不足なのでしょう。

メールサーバの設定次第では、そのようなメールの受信から受信拒否の設定や迷惑メール設定に移されてしまう可能性もあります。

したがって、ご自身の契約メール（独自ドメインのものと転送先）を把握したうえで、受信環境を検討されるほうがよいように思いますね。
転送機能は便利ですが、複数のメールサーバが関与することから受信障害の原因にもなります。信頼性は通常のメールから落ちると考えたほうがよいでしょうね。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます！
今は個人でやってますがいずれは人を増やしたいので、メールアドレスの共有や確認端末を増やす等々、参考にさせていただきます。

>>質問の１であるｃｃの機能ですが、取引先にお願いする手間が必要となります。

そうですね、やはりお願いするのはやめます。

>>２についてですが、たぶんエクセルデータそのものですと、マクロなどによるウイルス感染ファイルの可能性から契約先メールサーバの設定で転>>送先の受信環境で受信できなかったり、元アドレスでも受信できないなんてこともあるでしょう。
>>私が取引先などおとそのようなメールを行う際には、圧縮ファイルに変換のうえで添付するというルールでお願いしていますね。重要ファイルで>>あれば、パスワード付での圧縮して送付しあうようにしています。これもメールの知識が十分でないとできず、エクセルデータそのものを扱うよ>>うな考えを持っている段階で、知識不足なのでしょう。

受信できないなんて怖いですね・・クライアントもメールを送信するのみなのでそんな事態が起これば〆切をこぼしかねません・・。
いつも私からデータを送る際は、圧縮したものを添付するか、若しくは圧縮したものをパスワードつきのデータサーバへアップしてそのサーバのアドレスを本文に添付しています。ですがクライアント側は、エクセルデータをそのままメールに添付してきます。
今後は、エクセルは圧縮して添付してもらうようお願いしたほうが良さそうでしょうか？

また、こちらの独自ドメインの契約メールの受信環境を確認したほうが良さそうですね。
受信環境を確認・・とりあえず契約しているレンタルサーバーのサポートへ確認をとってみることしか思いつかないので、そうしてみます。

ご助言通り、転送機能のみに頼りすぎないようにしたいと思います。

お礼日時：2015/11/18 11:22

No.1 回答者： hanzo2000 回答日時： 2015/11/17 14:05

１については、ccに入れることをお願いするのはやめた方がよいかと思います。

うちのメールサーバが不調なので、
私に送るときはccに別アドをいれて、
不調のリカバーをあなたがやってください、
という意味ですから、
ちょっと失礼かと思います。

もし先方がccし忘れて転送されなかったらどうする、
という問題が絶えず残りますし。

２ですが、
いろいろな理由が考えられるので、
まずは現象を切り分けるために、
もうひとつ転送メアドを噛ませてみて、調べるとよいと思います。

具体的には、
いまは
PCメアド→携帯アドレス
に転送していると思いますが、
この状態だと、どちらのサーバの問題かハッキリしにくいです。

ここで、たとえばgmailを噛ませるのです。
PCメアド→gmail→携帯アドレス
というように。

携帯アドレスに転送されなかった場合、
gmailには届いているならば、携帯側のメールサーバの問題です。
gmailにすら届いていないならば、PCメアド側のメールサーバの問題です。
そこで原因ハッキリさせてから、また再度質問なさってもよいでしょう。

転送されない原因は、いろいろあります。
添付ファイルのファイルサイズの問題かもしれませんし、
添付ファイルにVBが使われているため、ウィルスの可能性を判断し、メールサーバで転送拒否したかもしれません。
ほかにもあるとは思いますが、現状だと可能性がいろいろ考えられてしまいます。

クライアントの担当者が変わったことによる不達については、
ちょっと理由が想像つきませんでした。すいません。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます!

>>１については、ccに入れることをお願いするのはやめた方がよいかと思います。
>>うちのメールサーバが不調なので、
>>私に送るときはccに別アドをいれて、
>>不調のリカバーをあなたがやってください、
>>という意味ですから、
>>ちょっと失礼かと思います。

なるほど、そうですね、お願いするのはやめておきます。こちらで質問してみて良かったです。


>>携帯アドレスに転送されなかった場合、
>>gmailには届いているならば、携帯側のメールサーバの問題です。
>>gmailにすら届いていないならば、PCメアド側のメールサーバの問題です。
>>そこで原因ハッキリさせてから、また再度質問なさってもよいでしょう。

そういえば、転送されない事件があって以来、念のため携帯アドレスの他にgmailアドレスも転送設定していたのでした。
gmailはもともと携帯アドレスへの転送設定をしていたので、
PCメアド→携帯アドレスと、PCメアド→gmail→携帯アドレス　の２つの設定をしていたことになります。
言われてみれば・・gmailアドレスにすら届いてないということになります。

ということは「PCメアド側のメールサーバの問題」ということになるのですね。

お礼日時：2015/11/18 10:56