同窓会で当日キャンセルは・・・・

3月に同窓会をするのですが、
返信はがきに「当日のキャンセルはできますか？」
といった質問が多くて困ってます。

開催までの手順は
１、名簿の住所に往復はがきにて開催のお知らせ＆返信にて参加の有無を確認。
２、人数を把握してからお店の予約。
３、お店が決定してから再度はがきにて詳細をお知らせ。
といった感じなのですが、１の返信はがきに当日キャンセルの質問が多いのです。
まだお店が決まってないので、お店がどう対処してくれるかはわからないのです。
もし同じような経験をされた方がいましたら教えてください。
よろしくお願いします。

１００人規模の同窓会を予定しております。

No.4 回答者： kryk 回答日時： 2005/01/16 08:44

NO,3です

言い忘れましたが
開催後の決算報告書等は
出席された皆さんへ送った方が良いと思いますよ

No.3 回答者： kryk 回答日時： 2005/01/16 08:37

大変ですね、がんばってくださいね。

とりあえず私どもの経験からアドバイスになれば

やはり事前送金が大前提となります。
その際の振込先が問題となるのですが
どうしても個人名義宛の振込みとなるため
いくら友人だからといっても、それ相応の
敵の少ない（笑）信頼の置ける人宛の
振込み先を決めた方が良いと思います。
（詐欺と思われかねませんから）

　手順は問題ないと思います。
あとはお店の確保ですが、一般店舗の他ホテルや
公的な会館、会議室、また学校の体育館等
も候補に上げてみては？
　バンケットホールやケータリングサービス
で検索してみると
結構出てきますが、
要は会場だけを時間や半日単位で借りる
食事はケータリングサービスを使うと
　セッティング、後片付けまでやってくれます。
業者によっては、飲み物は封を開けた分だけ請求
というところもありますので不確定な人数の
場合本当に助かります。

　いずれにしても、皆の懐かしい笑顔が見たい！
という志が、自腹で清算という状況にならないためにも
大変ですが多くの情報を集め、とにかく
信頼の置けるお店を自分たちの足で探す

　過去100人規模を二回やっておりますが
ハガキで返事の来ない人が
大体20名ほどが当日プラスになります。

　そのため予約は60～70名程度で予約しています


私どもは幹事連として各クラスに2人ずつの
クラス幹事を決め、開催前の半年くらい前より
月に1～2回の会合を開いて密に連絡を取り合っています。
　今年も開催予定なので、いま同じ境遇です
がんばりましょう！

No.2 回答者： yu-taro 回答日時： 2005/01/16 02:01

　こんばんは。

　私は同窓会ではないのですが、ある１００人くらい集まる集まりで当日キャンセルしましたが、申し込み時に既に送金していましたので、キャンセルしても幹事の人が気を利かせて、ある程度は戻ってきました。
　
　それだけの人数であれば、出席予定者には事前に送金してもらう方が良いと思います。　

　当日キャンセルする場合は、店の料理等の準備の都合もあるので、キャンセル料を取る場合がある旨を同窓会の案内に書いておくと良いと思います。

この回答へのお礼

やはり事前に送金というのは常套的なんですね。
当方25歳なのですが（年は関係ないかもですが）、
送金してもらうのは少し抵抗があるというか・・・。

でも、やはりそういう手段も必要かもしれません。
ありがとうございました。

お礼日時：2005/01/16 03:39

No.1 回答者： goikenban 回答日時： 2005/01/15 23:40

おそらくキャンセルする人が多くでると思われるので、

会費より、実際かかる費用は安めにする
予約人数を割り引いて予約する
事前に振り込まないと参加できなくする
などの工夫をしないと損害はあなたが払うことになります。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
幹事は４人おりまして、
会費もハガキ代などの経費を含め
実際店がわに支払う金額より高く設定はしております。
振込みなどにすると事務的な感じがして
来る人が減るのかな？
とも思ったのですが、みなさんそうしてるのでしょうか？

お礼日時：2005/01/15 23:50